Wie funktioniert bnbills?

Es gibt zwei Workflows in bnbills: den Standard- und den Zusatzworkflow.

Standard-Workflow

Der Standard-Workflow von bnbills (Pfeile mit durchgezogener Linie) läuft einmal täglich.

Konkret läuft das so ab, dass der Gast über einen Channel wie Airbnb oder Booking.com ein Apartment bucht, woraufhin die Buchungsdaten im Channel-Manager zusammenlaufen. bnbills erfasst daraufhin die Buchungsdaten aus dem Channel-Manager und erstellt einmal täglich für alle am Vortag abgereisten Buchungen eine separate Rechnung im Buchhaltungstool.

Zusatz-Workflow

Der Zusatz-Workflow (Pfeile mit gestrichelter Linie) umfasst die sofortige Generierung von Rechnungen auf Anfrage durch den Gast.

Nachdem bnbills die Buchungsdaten aus dem Channel-Manager erfasst hat, wird ein Online-Formular generiert und in der Buchung in Form eines Links abgelegt. Der Gast kann darüber dann seine gewünschten Rechnungsdaten (z.B. Firmenname) eingeben und durch Abschicken des Formulars an bnbills übermitteln. bnbills generiert dann sofort eine Rechnung im Buchhaltungstool und verschickt sie an den Gast.

Was passiert bei Stornierung der Buchung?

Hier unterscheiden wir zwischen zwei Fällen: Entweder gibt es noch keine Rechnung oder es gibt bereits eine (weil der Gast bereits eine angefordert hat).

In beiden Fällen kann im bnbills-Gastgeberportal ein Betrag hinterlegt, falls der Gastgeber trotz Stornierung etwas an der Buchung verdient hat (z.B. weil der Gast nicht vor Ablauf der kostenlosen Stornierungsfrist storniert hat).

Wurde noch keine Rechnung vor Stornierung erstellt, wird je nach eingetragenem Storno-Verdienst eine neue im Standard-Workflow (d.h. beim täglichen Generierungslauf) angelegt - oder eben nicht.

Wurde vor der Stornierung bereits eine Rechnung erstellt, muss diese erst storniert werden. Danach erstellt bnbills einen Stornobeleg für die alte Rechnung und verschickt diesen an den Gast. Wenn ein Storno-Verdienst hinterlegt wurde, wird daraufhin eine neue Rechnung generiert und dann auch an den Gast geschickt.

Info: Lexware Office bietet leider keine Möglichkeit, automatisch Rechnungen zu stornieren. Der Gastgeber muss sie deshalb manuell stornieren. bnbills zeigt dir das aber an und leitet dich sofort zur betroffenen Rechnung, sodass nur nicht lange suchen musst.

Was passiert, wenn der Gast die Buchung ändert?

Auch hier müssen wir die gleichen Fälle unterscheiden:

Falls noch keine Rechnung generiert wurde, passiert nichts. Die Rechnung wird dann ganz normal einen Tag nach Abreise mit den geänderten Buchungsdaten generiert oder wenn der Gast sie später irgendwann anfordert.

Falls schon eine Rechnung generiert wurde und es passieren Änderungen an den Buchungsdaten (z.B. Buchungsverlängerung, Preisänderungen, Gast will Adresse nochmal ändern), muss die ursprüngliche Rechnung storniert werden. Danach wird automatisch eine neue Rechnung mit angepassten Daten generiert und an den Gast geschickt inkl. des Stornobelegs zur ursprünglichen Rechnung.