Wie funktioniert bnbills?
Wie bnbills funktioniert: von der PMS-Buchung zur fertigen Rechnung im Buchhaltungstool, mit Standard- und Zusatzworkflow sowie sauberer Storno-Logik.
Du hast von bnbills gehört und möchtest wissen, wie die Rechnungsautomatisierung abläuft. Im Kern gibt es zwei Workflows. Einen Standard-Workflow, der automatisch im Hintergrund läuft, und einen Zusatz-Workflow, mit dem deine Gäste selbst eine Rechnung anfordern können.
Der Standard-Workflow
Der Standard-Workflow läuft einmal täglich. Der Ablauf sieht so aus: Ein Gast bucht über einen Channel wie Airbnb oder Booking.com ein Apartment, und die Buchungsdaten laufen in deinem Channel-Manager zusammen. bnbills erfasst diese Daten und erstellt einmal täglich für alle am Vortag abgereisten Buchungen eine separate Rechnung in deinem Buchhaltungstool.
So entsteht ohne dein Zutun für jede abgereiste Buchung ein sauberer Beleg, den du für deine Buchhaltung brauchst.
Der Zusatz-Workflow
Der Zusatz-Workflow erzeugt eine Rechnung sofort auf Anfrage des Gastes. Das ist vor allem für Geschäftsreisende praktisch, die eine Firmenrechnung brauchen.
Nachdem bnbills die Buchungsdaten aus dem Channel-Manager erfasst hat, legt es in der Buchung einen Link zu einem Online-Formular ab. Diesen Link schickst du in deinen automatisierten Nachrichten an den Gast. Der Gast trägt dort seine gewünschten Rechnungsdaten ein, zum Beispiel den Firmennamen, und schickt das Formular ab. bnbills erstellt daraufhin sofort eine Rechnung im Buchhaltungstool und verschickt sie an den Gast. Wie das speziell über Smoobu aussieht, steht in So erstellst du automatisiert eine Rechnung für Geschäftsreisende.
Was bei einer Stornierung passiert
Bei einer Stornierung sind zwei Fälle zu unterscheiden, je nachdem ob es schon eine Rechnung gibt oder nicht.
In beiden Fällen kannst du im bnbills-Gastgeberportal einen Betrag hinterlegen, falls du trotz Stornierung etwas an der Buchung verdient hast, zum Beispiel weil der Gast nicht rechtzeitig vor Ablauf der kostenlosen Stornofrist storniert hat.
Gibt es noch keine Rechnung, wird je nach hinterlegtem Storno-Verdienst im nächsten täglichen Lauf eine Rechnung erstellt oder eben nicht.
Gibt es schon eine Rechnung, muss diese zuerst storniert werden. Danach erstellt bnbills einen Stornobeleg für die alte Rechnung und verschickt ihn an den Gast. Ist ein Storno-Verdienst hinterlegt, wird anschließend eine neue Rechnung erzeugt und ebenfalls an den Gast geschickt.
Ein Hinweis dazu: Lexware Office kann Rechnungen nicht automatisch stornieren, das musst du selbst anstoßen. bnbills zeigt dir das aber an und leitet dich direkt zur betroffenen Rechnung, sodass du nicht lange suchen musst. Wie Stornos und Korrekturen sauber ablaufen, steht in Stornos und Rechnungskorrekturen mit Lexware Office.
Was bei einer Änderung der Buchung passiert
Auch bei einer Änderung gelten die gleichen zwei Fälle.
Gibt es noch keine Rechnung, passiert zunächst nichts. Die Rechnung entsteht dann ganz normal einen Tag nach der Abreise mit den geänderten Buchungsdaten, oder sobald der Gast sie anfordert.
Gibt es schon eine Rechnung und ändern sich die Buchungsdaten, etwa durch eine Verlängerung, eine Preisänderung oder eine neue Adresse, muss die ursprüngliche Rechnung storniert werden. bnbills erzeugt danach automatisch eine neue Rechnung mit den angepassten Daten und schickt sie samt Stornobeleg zur alten Rechnung an den Gast.
Kurz zusammengefasst
bnbills verbindet dein PMS mit deinem Buchhaltungstool und macht aus jeder Buchung automatisch die passende Rechnung, im täglichen Lauf oder sofort auf Anfrage des Gastes. Warum sich das gegenüber der reinen PMS-Rechnungsfunktion lohnt, steht in Warum brauche ich bnbills?. Wie die Anbindung an dein System konkret läuft, zeigen bnbills und Smoobu und der Leitfaden Buchhaltung für Ferienwohnungen.
Wenn du sehen möchtest, wie das für deine Wohnungen aussieht, buch dir einen kurzen Termin oder schau dich auf bnbills.de um.
Häufige Fragen
Wie oft erstellt bnbills Rechnungen?
Im Standard-Workflow einmal täglich, und zwar für alle am Vortag abgereisten Buchungen. Zusätzlich kann eine Rechnung jederzeit sofort entstehen, wenn ein Gast sie über das Formular anfordert.
Können Gäste selbst eine Rechnung anfordern?
Ja. Über einen Link in der Buchung geben sie ihre Rechnungsdaten wie den Firmennamen ein, und bnbills erstellt die Rechnung sofort und schickt sie an den Gast.
Wie geht bnbills mit Stornos um?
Gibt es noch keine Rechnung, wird je nach hinterlegtem Storno-Verdienst eine erstellt oder nicht. Gibt es schon eine, wird sie storniert, bnbills erzeugt einen Stornobeleg und bei hinterlegtem Verdienst eine neue Rechnung.
Storniert bnbills die Rechnung in Lexware Office automatisch?
Nein, das lässt Lexware Office nicht zu. Du stößt die Stornierung selbst an, bnbills zeigt dir aber genau an, welche Rechnung betroffen ist, und leitet dich direkt dorthin.