Booking.com-Provisionen und Auszahlungen in Lexware Office richtig verbuchen

Wenn ein Gast deine Ferienwohnung über Booking.com bucht, zahlst du dafür eine Provision. Diese Provision ist eine Ausgabe und gehört getrennt von deinen Einnahmen in die Buchhaltung. Je nach steuerlicher Einordnung sind es Betriebsausgaben oder Werbungskosten. Damit die Buchung sauber wird, hilft es, drei Dinge auseinanderzuhalten. Wir zeigen dir, was dich Booking als Vermieter kostet, welche Booking-Belege du brauchst und wie du die Provision in Lexware Office verbuchst.

Was kostet Booking.com dich als Vermieter? Provision und Gebühren

Booking.com arbeitet mit einer Provision je Buchung, bei Booking selbst heißt sie Kommission. Sie ist ein fester Prozentsatz des gesamten Buchungswerts. Dazu zählen der Übernachtungspreis und die Zusatzgebühren, die du dem Gast berechnest, etwa eine Reinigungsgebühr. Auch auf Storno- und No-Show-Gebühren fällt Provision an, wenn du sie dem Gast in Rechnung stellst. Auf getrennt ausgewiesene kommunale Abgaben wie die Kurtaxe berechnet Booking dagegen keine Provision. Je nach örtlichem Steuerrecht kann Booking die Provision auf den Bruttopreis inklusive Mehrwertsteuer berechnen. Was genau für deine Unterkunft gilt, steht in deinem Partnervertrag und in den Allgemeinen Lieferbedingungen von Booking.

Einen einheitlichen Provisionssatz gibt es nicht. Der Prozentsatz hängt von deinem Land, der Art deiner Unterkunft und deinem Partnervertrag ab. Programme wie „Preferred Partner" oder „Sichtbarkeit erhöhen" schlagen zusätzliche Prozentpunkte auf die Grundprovision auf. Deinen tatsächlichen Satz findest du in deinem Partnervertrag und je Buchung im Extranet in der Buchungsübersicht.

Wenn du „Zahlungen über Booking.com" nutzt, kommt eine Zahlungsgebühr für die Zahlungsabwicklung dazu. Booking kann Provision und Zahlungsgebühr dann direkt von deiner Auszahlung abziehen, statt dir eine Rechnung zum Überweisen zu schicken. Der Abzug wird trotzdem auf der Kommissionsrechnung ausgewiesen, du brauchst den Beleg also weiterhin für die Buchhaltung.

Die Abrechnung läuft monatlich. Booking stellt dir einmal im Monat eine Kommissionsrechnung über alle Buchungen, bei denen der Gast im Vormonat abgereist ist. Melde Stornierungen und Nichtanreisen innerhalb von 48 Stunden nach dem Abreisedatum im Extranet, sonst berechnet Booking die volle Provision für die ursprüngliche Buchung. Eine Nichtanreise bleibt dabei nur provisionsfrei, wenn du auf die No-Show-Gebühr verzichtest. Für deine Buchhaltung heißt das, dass du keine Beträge schätzen musst. Du nimmst sie aus der Provisionsrechnung oder der Auszahlungsübersicht.

Welche Booking-Belege du brauchst

Für die Booking-Buchhaltung reicht ein einzelner Beleg nicht. Halte am besten drei Dinge auseinander.

• Die Provisionsrechnung von Booking. Sie dokumentiert die Provision und ist die Grundlage für die Ausgabe in deiner Buchhaltung.
• Die Auszahlungsübersicht. Sie zeigt, welcher Betrag wann auf deinem Konto landet, und hilft dir, die Auszahlung von Buchungseinnahmen nachzuvollziehen. Sie kann auch für das Verbuchen der Provision genutzt werden.
• Dein eigener Umsatz. Der volle Preis für deine Beherbergung ist deine Einnahmenseite und wird getrennt von der Provision erfasst, nach Leistungszeitraum und Steuersatz.

Welcher Beleg wofür zählt, hängt nicht von deiner Versteuerungsart ab. Ob du Soll- oder Istversteuerer bist, ist vor allem für den Zeitpunkt deiner eigenen Umsätze wichtig, nicht dafür, wie du die Booking-Provision dokumentierst. Was hinter Soll- und Istversteuerung steckt, steht in Soll- oder Istversteuerung: was das für dich als Gastgeber bedeutet.

Wo du die Belege im Booking-Extranet findest

Beide Belege liegen im Booking-Extranet im Bereich Finanzen. Die genaue Bezeichnung kann je nach Extranet-Version etwas abweichen. Die Provisionsrechnungen findest du unter Finanzen, dann Dokumente und Rechnungen. Dort öffnest du die Rechnung des jeweiligen Monats als PDF und lädst sie herunter.

Die Auszahlungsberichte für den Zahlungsabgleich findest du unter Finanzen, dann Informationen zu Auszahlungen. Dort wählst du das PDF der jeweiligen Auszahlung aus.

So verbuchst du die Booking-Provision (Kommission) in Lexware Office

Die Provision buchst du anhand der Provisionsrechnung, genauso wie eine Airbnb-Provisionsrechnung. Wie das bei Airbnb aussieht, steht in Airbnb-Kommission korrekt verbuchen.

1. Lade die Booking-Provisionsrechnung als PDF in Lexware Office hoch.
2. Übernimm Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und den Abrechnungszeitraum aus der Rechnung.
3. Wähle als Kategorie „Fremdleistungen § 13b", denn bei der Booking-Provision greift in der Regel das Reverse-Charge-Verfahren.
4. Trage den Gesamtbetrag in Lexware Office ein.
5. Speichere den Beleg und arbeite ihn im Belegstapel ab.

In Lexware Office sieht die Erfassung als Fremdleistung § 13b so aus:

Nachdem du den Beleg über „Speichern und Belegstapel abarbeiten" gespeichert hast, verbuchst du entweder den nächsten Beleg oder ordnest ihn anschließend unter Finanzen > Umsätze dem passenden Bankumsatz zu.

Warum Reverse-Charge greift

Booking.com wird von der Booking.com B.V. in den Niederlanden abgerechnet, also von einem Unternehmen aus dem EU-Ausland. Beziehst du diese Plattformleistung als Unternehmer für deine Vermietung, schuldest du die Umsatzsteuer darauf selbst. Das ist das Reverse-Charge-Verfahren, und in Lexware Office bildet es die Kategorie „Fremdleistungen § 13b" mit 19 % ab.

Verlass dich dabei nicht auf den Markennamen, sondern schau auf die konkrete Rechnung. Reverse-Charge hängt am tatsächlichen Leistungsbezug. In der Praxis erkennst du es daran, dass die Rechnung von einer EU-Gesellschaft an dich als Unternehmer geht und keine deutsche Umsatzsteuer ausweist. Steht dort bereits deutsche Umsatzsteuer, buchst du keine zusätzliche Reverse-Charge-Position. Rechnet in einem anderen Fall ein Unternehmen aus einem Drittland ab, gehört die Buchung in Lexware Office in die entsprechende Drittland-Kategorie.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) spielt dabei eine praktische Rolle. Hinterlegst du bei Booking keine für EU-Umsätze gültige USt-IdNr., darf Booking dich wie einen Privatkunden behandeln (Artikel 18 Absatz 2 der EU-Durchführungsverordnung 282/2011) und stellt dir Mehrwertsteuer auf die Kommissionsrechnung. Mit einer gültigen, im EU-System MIAS bestätigten USt-IdNr. kommt die Rechnung ohne Mehrwertsteuer, und du meldest die Steuer selbst über das Reverse-Charge-Verfahren. Deine USt-IdNr. trägst du im Extranet unter Finanzen ein, dort unter Einstellungen Finanzen bei den Mehrwertsteuerangaben. An deiner Unternehmereigenschaft ändert die Nummer nichts, sie steuert nur, wie Booking dich abrechnet. Hat Booking dir mangels hinterlegter IdNr. Mehrwertsteuer berechnet, obwohl du Unternehmer bist, erledigt das deine eigene Steuerschuld nach § 13b UStG nicht. Hinterleg die Nummer und lass dir die Rechnung von Booking korrigieren.

Eine mögliche Zahlungsgebühr aus „Payments by Booking.com" behandelst du am besten anhand derselben Rechnung. Wird sie von der EU-Gesellschaft zusammen mit der Provision und ohne deutsche Umsatzsteuer abgerechnet, gehört sie in der Regel genauso zum Reverse-Charge wie die Provision und kann gleich mitverbucht werden.

Auch als Kleinunternehmer kommst du am Reverse-Charge nicht vorbei. Die Steuer auf die Booking-Provision schuldest du trotzdem und meldest sie ans Finanzamt. Anders als ein Regelbesteuerer kannst du sie aber nicht als Vorsteuer abziehen, sie ist für dich also eine echte Zusatzbelastung. Die Kleinunternehmer-Befreiung nach § 19 UStG betrifft nur deine eigenen Umsätze, nicht diese Steuerschuld. Wie das Verfahren funktioniert, erklären wir in Das Reverse-Charge-Verfahren einfach erklärt.

Auszahlungsübersichten zum Verbuchen verwenden

Falls du keine monatliche Auszahlung von Booking bekommst, sondern beispielsweise wöchentlich, kannst du auch die Auszahlungsübersichten zum Verbuchen verwenden. Sie zeigen, für welche Buchung(en) eine Auszahlung war und wie viel Kommission & Zahlungsgebühr für diese Buchung(en) von Booking einbehalten wurde. Du erfasst sie wie folgt:

Du kannst einer Banküberweisung später dann mehrere Belege zuordnen, einen Beleg über mehrere Bankumsätze abgleichen und einen Bankumsatz auf mehrere Kategorien aufteilen. Bei monatlicher Auszahlung ordnest du dem Bankumsatz dann sowohl die Provisionsrechnung für den Monat zu, als auch die einzelnen Einnahmenbelege von jeder Buchung. Bei wöchentlicher Auszahlung ordnest du die erfasste Auszahlungsübersicht dem Bankumsatz zu sowie die Einnahmenbelege für die enthaltenen Buchungen.

Einnahmen nicht mit Ausgaben verwechseln

Alles bisher betrifft die Ausgabenseite, also Provision und Gebühren von Booking. Davon getrennt steht deine Einnahmenseite. Und Achtung, nicht alles, was der Gast insgesamt zahlt, ist automatisch dein Beherbergungsumsatz. Kommunale Abgaben wie die Kurtaxe, rückzahlbare Kautionen und durchlaufende Posten gehören nicht dazu und werden getrennt beurteilt. Wie du deinen Umsatz korrekt erfasst, steht in Einnahmen richtig erfassen.

Genau diese Einnahmenseite nimmt dir bnbills ab. Für deine unterstützten Standardbuchungen überträgt es die PMS-Daten in eine Rechnung in Lexware Office, jede Position mit dem von dir hinterlegten Steuersatz. Die Provisions- und Auszahlungsbelege von Booking buchst du wie oben beschrieben weiterhin selbst, und Sonderfälle solltest du kontrollieren. Einen Überblick über die gesamte Buchhaltung gibt der Leitfaden Buchhaltung für Ferienwohnungen.

Wenn du sehen möchtest, wie die automatische Rechnungserstellung für deine Wohnungen aussieht, buch dir einen kurzen Termin oder schau dich auf bnbills.de um.

Dieser Beitrag gibt dir eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuerberatung. Für deinen konkreten Fall, etwa beim Reverse-Charge oder bei der USt-IdNr., ist dein Steuerberater der richtige Ansprechpartner.

Häufige Fragen

Welchen Beleg von Booking.com nutze ich für die Buchhaltung der Kommission / Provision?

Für die Booking-Provision nutzt du die Monatsrechnung oder die Auszahlungsübersichten.

Wie hoch ist die Provision bei Booking.com für Vermieter?

Es gibt keinen einheitlichen Satz. Die Provision ist ein fester Prozentsatz des Buchungswerts und hängt von Land, Unterkunftsart und deinem Partnervertrag ab. Programme wie Preferred Partner erhöhen den Satz. Deinen konkreten Prozentsatz findest du in deinem Vertrag und je Buchung im Extranet. Auf getrennt ausgewiesene kommunale Abgaben wie die Kurtaxe fällt keine Provision an.

Wo hinterlege ich meine USt-IdNr. bei Booking.com?

Im Extranet unter Finanzen, dann Einstellungen Finanzen und Mehrwertsteuerangaben. Ist deine USt-IdNr. für EU-Umsätze gültig und im MIAS bestätigt, stellt Booking die Kommissionsrechnung ohne Mehrwertsteuer aus und du meldest die Steuer selbst per Reverse-Charge.

Ist die Booking-Provision eine Betriebsausgabe?

Sie mindert nicht deinen Umsatz, sondern ist ein eigener Aufwand. Je nach steuerlicher Einordnung deiner Vermietung sind es Betriebsausgaben oder Werbungskosten. Nicht jede Ferienvermietung ist dabei automatisch ein Gewerbebetrieb.

Gilt bei der Booking-Provision Reverse-Charge?

Häufig ja. Booking.com B.V. sitzt in den Niederlanden und rechnet die Plattformleistung an dich als Unternehmer ab. Entscheidend ist aber die konkrete Rechnung. Weist sie keine deutsche Umsatzsteuer aus, schuldest du die Steuer selbst. Steht dort bereits deutsche Umsatzsteuer, buchst du keine zusätzliche Reverse-Charge-Position.

Wo finde ich die Unterlagen bei Booking.com?

Im Booking-Extranet im Bereich Finanzen. Die genaue Bezeichnung kann je nach Oberfläche abweichen. Suche dort nach den Auszahlungsinformationen, den Buchungsübersichten sowie den Dokumenten und Rechnungen.