E-Rechnungs-Pflicht für Ferienwohnungen: Was du als Vermieter 2026 wirklich beachten musst
E-Rechnungspflicht für Ferienwohnungen: Was du als Vermieter empfangen und ausstellen musst, welche Fristen bis 2028 gelten und wie du sie erfüllst.
Seit dem 1. Januar 2025 gibt es in Deutschland die E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. Zwei Dinge gelten dabei schon heute. Es gibt eine neue Definition, was überhaupt eine E-Rechnung ist, und es gilt die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können. Selbst ausstellen musst du sie wegen gestaffelter Übergangsfristen erst später, und auch nur in bestimmten Fällen. Für dich als Vermieter einer Ferienwohnung klingt das erstmal nach einem Thema für große Firmen. Tatsächlich betrifft es dich auch, nur anders und meist weniger dramatisch. Was für deine Ferienwohnung wirklich zählt, sortieren wir hier der Reihe nach.
Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung als PDF-Anhang in einer E-Mail. Seit dem 1. Januar 2025 liegt eine E-Rechnung nur dann vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt wird, das ein Computer automatisch auslesen und verarbeiten kann. Ein einfaches PDF gilt seitdem nicht mehr als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung".
Zwei Formate haben sich in Deutschland durchgesetzt. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, die du ohne Zusatzsoftware nicht lesen kannst. ZUGFeRD ist die praktischere Variante für den Alltag. Sie sieht aus wie eine normale PDF-Rechnung, trägt die strukturierten Daten aber unsichtbar im Hintergrund mit. So kann dein Steuerberater oder dein Buchhaltungsprogramm die Rechnung automatisch einlesen, und du selbst siehst trotzdem ein ganz normales Dokument. Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Vorgaben nach der Norm EN 16931. Beim ZUGFeRD-Format gilt das ab Version 2.0.1 in einem geeigneten Profil, was die gängigen Buchhaltungstools ohnehin liefern.
Gilt die E-Rechnungspflicht für mich als Ferienwohnungs-Vermieter?
Sobald du eine Ferienwohnung nachhaltig vermietest, bist du umsatzsteuerlich Unternehmer, auch ohne Gewerbeschein und selbst als Kleinunternehmer. Damit fällt die Vermietung deiner Ferienwohnung grundsätzlich in den Anwendungsbereich der E-Rechnungs-Regeln. Entscheidend ist aber, ob es ums Empfangen oder ums Ausstellen von Rechnungen geht.
Empfangen musst du schon heute
Der Teil, der wirklich jeden betrifft, ist der Empfang. Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können. Dafür gibt es keine Ausnahme, auch Kleinunternehmer sind hier in der Pflicht. Die gute Nachricht ist, dass die technische Hürde niedrig liegt. Laut Finanzverwaltung genügt bereits ein E-Mail-Postfach, um den Empfang sicherzustellen. Das deckt allerdings nur den Empfang ab. Die empfangene Rechnung musst du anschließend auch ordnungsgemäß aufbewahren.
Praktisch heißt das für deine Ferienwohnung Folgendes. Ein inländischer Dienstleister, etwa deine Reinigungsfirma, dein Wäscheservice oder ein Handwerker, kann dir seine Rechnung künftig als E-Rechnung schicken. Du brauchst dann eine Möglichkeit, diese Datei anzunehmen und aufzubewahren. Für die Abrechnungen von Airbnb oder Booking.com gilt das übrigens nicht. Die deutsche E-Rechnungspflicht greift nur bei Umsätzen zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmen, und diese Plattformen rechnen aus dem Ausland ab. Wie du die Servicegebühren dieser Plattformen umsatzsteuerlich behandelst (Stichwort Reverse-Charge nach § 13b UStG), ist ein eigenes Thema und bleibt von den E-Rechnungs-Regeln unberührt.
Ausstellen musst du nur bei Geschäftskunden
Beim Ausstellen wird es für die meisten Vermieter entspannter. Die Pflicht, selbst eine E-Rechnung auszustellen, gilt nur für Umsätze zwischen zwei inländischen Unternehmen. Rechnungen an Endverbraucher, also deine privaten Gäste, sind davon ausgenommen.
Dein typischer Gast bucht privat. Für diese Buchung musst du keine E-Rechnung erstellen. Du bleibst weiterhin verpflichtet, überhaupt eine ordentliche Rechnung auszustellen. Die Vermietung einer Ferienwohnung gehört zu den Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, für die das Gesetz auch gegenüber Privatpersonen eine Rechnungspflicht vorsieht (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG). Diese Rechnung darf aber eine normale Rechnung auf Papier oder als PDF sein. Für bestimmte Leistungen an Endverbraucher rund um ein Grundstück nennt die Finanzverwaltung ausdrücklich eine Ausnahme von der E-Rechnung, und für private Gäste greift ohnehin schon die allgemeine B2C-Ausnahme.
Anders sieht es aus, wenn ein inländisches Unternehmen bei dir bucht, zum Beispiel eine Firma, die die Wohnung für einen Mitarbeiter auf Geschäftsreise reserviert. Das ist ein B2B-Umsatz, und hier kann die E-Rechnungspflicht greifen, sobald die Übergangsfristen ausgelaufen sind. Bucht dagegen ein ausländisches Unternehmen, bleibt es außen vor, weil die Pflicht nur zwischen inländischen Unternehmen gilt.
Kleinunternehmer und kleine Beträge
Zwei weitere Erleichterungen sind für Ferienvermieter wichtig. Wenn du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, bist du von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, ausdrücklich befreit. Das gilt dauerhaft, auch nach 2028. Empfangen können musst du sie trotzdem.
Außerdem gibt es eine Kleinbetragsgrenze von 250 Euro brutto. Für private Gäste ist sie gar nicht der entscheidende Punkt, denn diese Buchungen sind schon als B2C-Umsatz ausgenommen, egal wie hoch die Rechnung ist. Relevant wird der Kleinbetrag erst im Geschäftskunden-Fall. Bucht ein inländisches Unternehmen bei dir, darfst du Rechnungen bis 250 Euro brutto weiterhin als einfache Rechnung ausstellen (§ 33 UStDV). Erst darüber, und erst nach Ablauf der Übergangsfristen, kann für eine solche Firmenbuchung die E-Rechnung verpflichtend werden.
Die Fristen im Überblick
Auch wo die Ausstellungspflicht greift, lässt der Gesetzgeber Zeit. Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen gelten gestaffelte Übergangsfristen.
Bis Ende 2026 darfst du für B2B-Umsätze weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen, also Papier oder PDF. Eine elektronische Rechnung, die nicht dem neuen Format entspricht (zum Beispiel ein PDF), setzt allerdings die Zustimmung des Empfängers voraus. Bis Ende 2027 verlängert sich diese Möglichkeit, wenn dein Vorjahresumsatz aus 2026 nicht über 800.000 Euro liegt. Das trifft auf die allermeisten Ferienvermieter zu. Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze dann verbindlich, ohne weitere Übergangsregel.
Ein Detail für größere Vermieter und Agenturen mit mehreren Objekten. Wenn dein Vorjahresumsatz aus 2026 über 800.000 Euro liegt, gilt für deine inländischen Geschäftskunden-Rechnungen schon ab dem 1. Januar 2027 die E-Rechnung, ohne die zusätzliche Verlängerung.
Für dich als Vermieter heißt das in der Praxis vor allem eines. Der Empfang ist schon jetzt Pflicht. Das eigene Ausstellen einer E-Rechnung wird erst relevant, wenn du an Geschäftskunden vermietest, und selbst dann bleibt bis mindestens Ende 2027 Zeit.
Was du als Vermieter jetzt konkret tun solltest
Zuerst solltest du sicherstellen, dass du E-Rechnungen überhaupt annehmen und lesen kannst. Ein festes E-Mail-Postfach für eingehende Rechnungen reicht als Grundlage. Zum Anschauen einer XRechnung brauchst du einen Viewer, die Finanzverwaltung stellt dafür kostenlos einen E-Rechnungsviewer über ELSTER bereit. Der Viewer macht die Datei nur lesbar, die Aufbewahrung ersetzt er nicht.
Wichtig ist auch die Aufbewahrung. Die empfangene Originaldatei einer E-Rechnung musst du unverändert elektronisch aufbewahren, ein Ausdruck oder eine PDF-Kopie genügt nicht. Die umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen liegt inzwischen bei acht Jahren (§ 14b UStG). Genau dafür ist ein Buchhaltungstool praktisch, weil es die Originaldatei elektronisch ablegt und dich bei der ordnungsgemäßen Aufbewahrung unterstützt.
Danach lohnt sich ein Blick auf deine Buchhaltung. Wenn du deine Belege ohnehin in einem Buchhaltungstool wie Lexware Office sammelst, kannst du eingehende E-Rechnungen dort ablegen und sauber an den Steuerberater übergeben. Das ist auch der Punkt, an dem die neue Pflicht vom lästigen Thema zum Vorteil wird, weil strukturierte Daten weniger Nacharbeit bedeuten.
Und schließlich solltest du für den Fall gewappnet sein, dass ein Geschäftskunde bucht. Dann brauchst du einen Weg, für diese Buchung eine echte E-Rechnung im richtigen Format zu erzeugen, statt jede Rechnung von Hand umzustellen.
Wie du die E-Rechnung für deine Ferienwohnung automatisch abdeckst
Genau an dieser Stelle setzt bnbills an. bnbills verbindet dein Vermietungssystem (Smoobu oder Guesty) mit deinem Buchhaltungstool und erzeugt aus jeder Buchung automatisch die fertige Rechnung in Lexware Office. Sofern in deinem Lexware Office die E-Rechnung eingerichtet ist, entsteht die Rechnung im ZUGFeRD-Format, also in genau dem strukturierten Format, das die E-Rechnungspflicht verlangt. Nach der Einrichtung musst du bei den laufenden Buchungen im Regelfall nichts mehr von Hand anpassen.
Welchen Umsatzsteuersatz eine Position trägt, legst du dabei selbst fest, zum Beispiel die 7 Prozent auf die Übernachtung. bnbills schreibt die Positionen über die Rechnungsfunktion von Lexware Office, und Lexware kontiert sie entsprechend. Über die DATEV-Schnittstelle von Lexware kannst du die Buchungssätze anschließend an deinen Steuerberater übergeben. Für dich heißt das, dass Rechnungsstellung, Format und Übergabe zusammen laufen, statt dass du dich einzeln um die E-Rechnung kümmern musst.
Zur Einordnung noch ein Punkt. bnbills automatisiert die Einnahmen-Seite, also die Rechnungen aus deinen Buchungen und die Kurtaxe. Für die Buchhaltung insgesamt und deine Eingangsrechnungen bleibt dein Buchhaltungstool die zentrale Stelle. Wie das für deine Objekte konkret aussieht, kannst du dir in einer kurzen Demo zeigen lassen.
Wenn du deine Buchhaltung insgesamt sauberer aufstellen willst, findest du im Beitrag Buchhaltung für Ferienwohnungen den größeren Rahmen. Welche Angaben auf jede Rechnung gehören, steht in 10 Dinge, die eine Rechnung laut Umsatzsteuergesetz enthalten muss. Warum du für jede Buchung überhaupt eine Rechnung brauchst, klärt dieser Beitrag.
Häufige Fragen zur E-Rechnung bei Ferienwohnungen
Muss ich als privater Ferienwohnungs-Vermieter E-Rechnungen ausstellen? Für Buchungen von privaten Gästen nicht. Rechnungen an Endverbraucher sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Du musst zwar eine Rechnung ausstellen, aber sie darf eine normale Papier- oder PDF-Rechnung sein. Erst wenn ein inländisches Unternehmen bei dir bucht, kann die Pflicht zur E-Rechnung greifen.
Muss ich E-Rechnungen empfangen können, auch als Kleinunternehmer? Ja. Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können, ohne Ausnahme. Ein E-Mail-Postfach genügt als Grundlage. Von der Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, sind Kleinunternehmer dagegen befreit.
Ist ein PDF eine E-Rechnung? Seit 2025 nicht mehr. Ein einfaches PDF gilt als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung, weil ihm das strukturierte Format fehlt. Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht zwar aus wie ein PDF, enthält die Daten aber zusätzlich strukturiert im Hintergrund und erfüllt damit die Vorgaben.
Bis wann habe ich Zeit? Der Empfang ist bereits Pflicht. Für das Ausstellen an Geschäftskunden gelten Übergangsfristen bis Ende 2026, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro sogar bis Ende 2027. Ab 2028 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich verbindlich, sofern keine Ausnahme greift (zum Beispiel als Kleinunternehmer).
Zählen die Airbnb- oder Booking-Abrechnungen als E-Rechnungen, die ich empfangen muss? Nein. Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt nur für Umsätze zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmen. Da Airbnb und Booking.com aus dem Ausland abrechnen, fallen ihre Abrechnungen nicht darunter.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht ist für Ferienvermieter kein Grund zur Sorge, aber ein Grund, das eigene Setup einmal zu prüfen. Empfangen können musst du E-Rechnungen schon heute, selbst ausstellen erst bei Geschäftskunden und mit reichlich Übergangszeit. Wer seine Rechnungen ohnehin automatisiert erzeugt, hat den strukturierten Standard nebenbei erledigt. Wenn du sehen willst, wie das für deine Wohnungen konkret aussieht, kannst du dir bnbills in einer kurzen Demo zeigen lassen oder dich auf der Startseite umsehen.
Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Er gibt den Stand vom Juli 2026 wieder. Fristen, Schwellen und Ausnahmen können sich ändern, und für deinen Einzelfall (zum Beispiel Kleinunternehmerstatus oder Vermietung an Geschäftskunden) kann eine individuelle Prüfung sinnvoll sein.