Buchhaltung für Ferienwohnungen: sauber erfassen statt Excel-Chaos

Für die meisten Gastgeber ist die Buchhaltung der unangenehmste Teil der Vermietung. Buchungen laufen aus Airbnb, Booking und dem eigenen Kanal zusammen, dazu unterschiedliche steuerliche Behandlungen (in der Regel 7 oder 19 Prozent, bei Kleinunternehmern steuerfreie Umsätze, gegebenenfalls nicht steuerbare durchlaufende Posten), die Gebühren der Portale und je nach Ort eine Kurtaxe oder Übernachtungssteuer. Am Jahresende dann viel Aufwand, weil man alle Belege für den Steuerberater zusammensuchen muss.

Dieser Leitfaden zeigt dir, was bei der Buchhaltung für Ferienwohnungen zu beachten ist, welche Regeln Pflicht sind und welche nur eine Empfehlung, und wo du dir Routinearbeit abnehmen lassen kannst. Er ersetzt keine Steuerberatung für deinen Einzelfall.

Kurz gesagt: Buchhaltung für Ferienwohnungen heißt, jeden Geschäftsvorfall vollständig und nachvollziehbar zu erfassen, die Umsätze sachlich richtig aufzuteilen (Beherbergung in der Regel 7 %, Nebenleistungen zum jeweils für sie geltenden Satz, oft 19 %) und die Unterlagen ordnungsgemäß aufzubewahren. Der größte praktische Hebel ist, die Übertragung der Buchungen aus dem PMS in die Buchhaltung zu automatisieren, statt Buchungs-, Leistungs- und gegebenenfalls Rechnungsdaten von Hand zu übertragen.

Warum die Buchhaltung in der Ferienvermietung komplexer ist als bei der Dauervermietung

Wer eine Wohnung klassisch dauervermietet, hat etwa zwölf gleiche Mieteingänge im Jahr. In der Kurzzeitvermietung sieht das völlig anders aus.

Was die FeWo-Buchhaltung besonders macht:

Viele kleine Vorgänge statt weniger großer. Schon eine einzelne Wohnung kommt schnell auf mehrere Dutzend Buchungen im Jahr, die jeweils vollständig und nachvollziehbar zu erfassen sind. Das heißt nicht, dass für jede Reservierung zwangsläufig eine Gästerechnung existieren muss, maßgeblich ist ein nachvollziehbarer Beleg- und Aufzeichnungszusammenhang.
Mehrere Kanäle mit unterschiedlichen Geldflüssen. Je nach Plattform und gewähltem Zahlungsmodell zahlt der Gast direkt an dich, die Plattform leitet das Geld weiter oder ein Zahlungsdienstleister wickelt die Zahlung ab. Provisionen können von Auszahlungen einbehalten oder separat in Rechnung gestellt werden. Ein PMS wie Smoobu oder Guesty bündelt die Buchungsdaten, Zahlungen können je nach System und Einrichtung zusätzlich über integrierte oder angebundene Zahlungsdienstleister wie GuestyPay, Stripe oder PayPal laufen.
Mögliche Mischung von Steuersätzen. Die reine Beherbergung unterliegt in der Regel 7 %, eigenständige Nebenleistungen dem jeweils für sie geltenden Satz, oft 19 %. Mehr dazu weiter unten.
Gebühren ausländischer Plattformen. Hier kann das Reverse-Charge-Verfahren relevant werden. Das hängt aber vom konkreten Rechnungsaussteller ab.
Kommunale Abgaben. Kurtaxe, Kurbeitrag, Gästebeitrag oder Übernachtungssteuer werden je nach Gemeinde sehr unterschiedlich behandelt.

Jeder dieser Vorgänge muss vollständig und nachvollziehbar erfasst werden. Das ist die Aufzeichnungspflicht. Sie ist nicht dasselbe wie die Pflicht, jedem Gast eine Rechnung auszustellen. Dazu gleich mehr.

Aufzeichnen, aufbewahren, nachvollziehbar bleiben (GoBD und AO)

Steuerlich relevante Geschäftsvorfälle und elektronisch geführte oder aufbewahrte Unterlagen müssen den Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung und gegebenenfalls des Handelsgesetzbuchs entsprechen. Die GoBD sind dazu Verwaltungsgrundsätze des Bundesfinanzministeriums für die Erfassung, Verarbeitung und Aufbewahrung steuerlich relevanter Daten. Sie sind keine eigene Steuerpflicht und gelten nicht nur für steuerpflichtige Einnahmen, sondern können auch steuerfreie Umsätze, Betriebsausgaben und andere relevante Vorgänge betreffen. Wie weit die Pflichten reichen, hängt unter anderem von der Gewinnermittlungsart, einer etwaigen Buchführungspflicht und dem Umsatzsteuerstatus ab.

Ein zentraler Grundsatz ist die Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit. Nach § 146 Abs. 4 AO darf eine Aufzeichnung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Zur GoBD gehört auch eine Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt verständlich, welche Systeme du nutzt, wie Daten hereinkommen und wie sie verarbeitet, geändert, kontrolliert, aufbewahrt und exportiert werden. Eine kleine Vermietung braucht dafür kein dickes Handbuch, der tatsächliche Ablauf sollte aber nachvollziehbar dokumentiert sein. Ihr Umfang richtet sich nach Komplexität, Größe und eingesetztem System. Fehlt sie oder ist sie unvollständig, ist das nicht automatisch ein schwerwiegender Mangel, solange Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit gewahrt bleiben (GoBD Rn. 151, 155).

Wichtig zu wissen: Das Finanzamt zertifiziert keine einzelne Software allgemein als „GoBD-konform". Ob ein Verfahren ordnungsgemäß ist, hängt von der Konfiguration, den Eingaben, den Berechtigungen, den Kontrollen und der tatsächlichen Nutzung ab. Eine Software kann ein ordnungsgemäßes Verfahren also unterstützen. Verantwortlich für die richtige Einrichtung und Nutzung bleibst du.

Wie lange du Unterlagen aufbewahren musst

Die Aufbewahrungsfristen regelt nicht die GoBD, sondern vor allem § 147 AO, für Kaufleute zusätzlich § 257 HGB und für Rechnungen § 14b UStG. Vereinfacht gilt:

Zehn Jahre insbesondere für Bücher, bestimmte Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und die zugehörigen Organisationsunterlagen.
Acht Jahre für Buchungsbelege sowie für Rechnungsdoppel und empfangene Rechnungen (§ 14b UStG). Diese Frist wurde zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt.
Sechs Jahre für empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen, soweit für sie keine längere Frist gilt.

Die Frist beginnt grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, der Abschluss erstellt, der Brief empfangen oder abgesandt oder der Beleg entstanden ist. Laufende Steuerverfahren oder eine Außenprüfung können die tatsächliche Aufbewahrungsdauer verlängern.

Elektronisch empfangene oder erstellte Unterlagen wie E-Rechnungen, Plattformabrechnungen und andere elektronische Originale müssen grundsätzlich in ihrem ursprünglichen elektronischen Format aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder Screenshot ersetzt das elektronische Original nicht (GoBD Rn. 129, 131 bis 133). Gelten für eine Unterlage mehrere Fristen, ist die jeweils längere maßgeblich.

Wie viel Buchhaltung du brauchst, hängt von deiner Situation ab

Umfang und Form der Buchhaltung sind nicht für alle gleich. Sie hängen von deiner Rechtsform und der Art deiner Einkünfte ab. Private Vermieter ermitteln ihre Einkünfte in der Regel als Überschuss der Einnahmen über die Werbungskosten, gewerbliche Vermieter ihren Gewinn über eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder eine Bilanz. Buchführungspflichtige Betriebe und Kapitalgesellschaften unterliegen dabei weitergehenden Pflichten. Eine pauschale Antwort für alle gibt es also nicht.

Zu trennen sind außerdem drei Ebenen. Die umsatzsteuerliche Unternehmereigenschaft, die einkommensteuerliche Einordnung als Vermietung und ein einkommensteuerlicher Gewerbebetrieb sind jeweils eigenständig zu beurteilen. Nicht jede Ferienvermietung führt automatisch zu gewerblichen Einkünften. Ob und wann die Schwelle zum Gewerbebetrieb überschritten ist, hängt vom Einzelfall ab und gehört in die Hand deines Steuerberaters.

Einkommensteuer: Anlage V, AfA und was du absetzen kannst

Dieser Leitfaden liegt schwerpunktmäßig auf Umsatzsteuer und Belegen. Die einkommensteuerliche Seite streifen wir hier nur, weil die Details vom Einzelfall abhängen und in die Hand deines Steuerberaters gehören. Als grobe Orientierung:

Einordnung und Formulare. Private Ferienvermietung führt in der Regel zu Einkünften aus Vermietung und Verpachtung (§ 21 EStG) mit Werbungskostenabzug. Diese Einkünfte ermittelst du als Überschuss der Einnahmen über die Werbungskosten; die formelle Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) gilt nur für Gewinneinkünfte wie einen Gewerbebetrieb. In der Steuererklärung nutzt du dafür die Anlage V, für die kurzfristige Vermietung seit dem Veranlagungszeitraum 2023 zusätzlich die Anlage V-FeWo. Bei gewerblicher Einordnung tritt an deren Stelle die Anlage EÜR (plus Anlage G).
Absetzbare Kosten und AfA. Laufende Kosten wie Portalprovisionen, Reinigung, Versicherung, Finanzierungszinsen oder Energie sind in der Regel als Werbungskosten abziehbar. Die Anschaffungskosten des Gebäudes setzt du über die AfA an (regelmäßig 2 %, 2,5 % oder 3 % pro Jahr, je nach Fertigstellungsjahr, im Einzelfall abweichend), Einrichtung und geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 Euro netto sofort. Nutzt du die Wohnung auch selbst, sind die Kosten anteilig zu kürzen.
Gewerblich oder privat. Die reine Vermietung bleibt meist privat (§ 21 EStG). Kommen hotelähnliche Zusatzleistungen dazu (Frühstück, täglicher Reinigungs- oder Rezeptionsservice) oder ist der Betrieb entsprechend organisiert und umfangreich, können gewerbliche Einkünfte (§ 15 EStG) vorliegen. Folgen sind dann unter anderem Gewerbeanmeldung und Gewerbesteuer (mit einem Freibetrag von 24.500 Euro) sowie ab bestimmten Grenzen eine Buchführungspflicht (§ 141 AO). Die Abgrenzung ist ein Einzelfall für deinen Steuerberater.
Meldung durch die Plattformen (DAC7/PStTG). Airbnb, Booking und andere Plattformen melden deine Vermieterdaten (unter anderem Name, Steuer-Identifikationsnummer und Einnahmen) an das Bundeszentralamt für Steuern. Bei der Vermietung von Immobilien greift dabei keine Bagatellgrenze, es wird also praktisch jeder aktive Gastgeber gemeldet. Umso wichtiger ist, dass deine eigenen Aufzeichnungen dazu passen.

Diese einkommensteuerlichen Themen sprengen den Rahmen dieses Leitfadens. Wir vertiefen sie in eigenen Beiträgen.

Brauche ich für jede Buchung eine Rechnung?

Nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG besteht grundsätzlich auch gegenüber Privatpersonen eine Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung, wenn eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück erbracht wird. Zu diesen Grundstücksleistungen zählt nach UStAE Abschnitt 3a.3 Abs. 4 Nr. 1 in der aktuellen Fassung grundsätzlich auch die kurzfristige Vermietung von Wohn- und Schlafräumen.

Für die kurzfristige Beherbergung enthält die Finanzverwaltung jedoch eine ausdrückliche Ausnahme: Nach UStAE 12.16 Abs. 10 und 14.1 Abs. 3 Satz 5 UStAE besteht keine umsatzsteuerliche Rechnungsausstellungspflicht, wenn die Leistung weder an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen noch an eine juristische Person erbracht wird. Bei einer Übernachtung eines privaten Gastes muss daher keine Rechnung an den Gast ausgestellt werden.

Anders liegt es, wenn die Beherbergung tatsächlich an einen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person erbracht wird, etwa bei einer Geschäftsreise. Maßgeblich ist, wer zivilrechtlich Vertragspartner der Beherbergung ist. Die bloße berufliche Veranlassung der Reise genügt nicht. Bucht der Reisende im eigenen Namen und lautet die Rechnung auf ihn, ist er selbst Leistungsempfänger, nicht sein Arbeitgeber. Besteht eine Rechnungspflicht, ist die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung auszustellen (§ 14 Abs. 2 UStG). In solchen B2B-Fällen können zusätzlich die E-Rechnungsregeln greifen, mehr dazu weiter unten.

Keine Rechnungspflicht bedeutet aber nicht, dass die Buchung steuerlich nicht nachvollziehbar dokumentiert werden muss. Nach § 22 UStG müssen die Umsätze so aufgezeichnet werden, dass die Umsatzsteuer und ihre Berechnungsgrundlagen festgestellt werden können. Die steuerpflichtigen Umsätze müssen dabei nach den jeweils geltenden Steuersätzen getrennt erkennbar sein.

Gerade bei Beherbergungsleistungen ist das relevant, weil auf einer Buchung unterschiedliche Steuersätze zusammenkommen können. Die eigentliche Übernachtung unterliegt in der Regel 7 %, eigenständige Nebenleistungen oft 19 %. Diese Aufteilung muss in deinen Aufzeichnungen erkennbar bleiben. Welche Leistung welchem Satz unterliegt, steht ausführlich im Abschnitt „Umsatzsteuer: 7 % oder 19 %?".

Eine Rechnung pro Buchung ist bei Privatgästen also nicht gesetzlich vorgeschrieben. Sie ist aber der einfachste standardisierte Weg, um Buchungspreis, Leistungszeitraum, steuerliche Aufteilung und spätere Korrekturen an einer zentralen Stelle nachvollziehbar abzubilden.

Wer keine Rechnung pro Buchung erstellt, muss diese Informationen über andere interne Aufzeichnungen, Buchungsdaten, Plattformabrechnungen und Zahlungsnachweise ebenso vollständig und nachvollziehbar zusammenführen. Eine reine Auszahlungsübersicht oder ein Buchungsscreenshot reicht allein regelmäßig nicht aus, wenn daraus das vollständige Entgelt, der Leistungszeitraum und die steuerliche Behandlung nicht nachvollziehbar hervorgehen. Zusammen mit weiteren unveränderbaren Buchungs-, Zahlungs- und Abrechnungsdaten kann er aber Teil einer ausreichenden Belegkette sein. Mit bnbills entsteht eine vorkontierte Rechnung in Lexware Office, die eine zentrale Grundlage für den Ausgangsumsatz bildet.

Pflichtangaben und fortlaufende Rechnungsnummer

Wenn du eine reguläre Rechnung ausstellst und an den Gast schickst, gehören dazu die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, unter anderem:

vollständiger Name und Anschrift von dir und, soweit erforderlich, des Leistungsempfängers,
deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer,
Umfang und Art der Beherbergungsleistung, insbesondere die Anzahl der Übernachtungen und der Aufenthaltszeitraum,
das Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag, oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung beziehungsweise die Kleinunternehmerregelung.

Die fortlaufende Rechnungsnummer ist also ein Pflichtmerkmal der regulären Rechnung. Das heißt nicht, dass jeder interne Beleg oder jede Privatkundenbuchung eine solche Nummer braucht. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gelten zudem vereinfachte Angaben nach § 33 UStDV, dort ist keine fortlaufende Rechnungsnummer erforderlich.

Eine ausführliche Vorlage findest du im Beitrag Rechnungsvorlage Ferienwohnung.

Umsatzsteuer: 7 % oder 19 %?

Die Grundregel ist einfach. Im Detail steckt aber die Sorgfalt.

7 % auf die Beherbergungsleistung. Dazu gehört die Überlassung der Wohn- und Schlafräume. Die übliche Reinigung dieser Räume zählt nach Abschnitt 12.16 Abs. 4 UStAE grundsätzlich zu den unmittelbar der Beherbergung dienenden Leistungen. Sie unterliegt deshalb grundsätzlich ebenfalls dem ermäßigten Satz von 7 %, auch wenn du sie gesondert als Endreinigung berechnest.
Leistungen, die nicht unmittelbar der Beherbergung dienen, fallen nicht unter diese 7-Prozent-Begünstigung (Aufteilungsgebot, § 12 Abs. 2 Nr. 11 Satz 2 UStG). Hier gilt der für die jeweilige Leistung einschlägige Satz. Die Überlassung von Parkplätzen unterliegt regelmäßig 19 Prozent, und zwar auch dann, wenn sie nicht gesondert vereinbart ist und im Pauschalpreis steckt (Abschnitt 12.16 Abs. 8 UStAE). Ebenso unterliegen WLAN sowie Wellness-, Sauna- und Schwimmbadleistungen regelmäßig 19 Prozent. Ein ermäßigter Satz kommt hier nur ausnahmsweise für eng abgegrenzte, therapeutisch zweckgebundene Leistungen in Betracht, etwa ein verordnungsfähiges Heilbad oder den Betrieb eines Schwimmbads nach § 12 Abs. 2 Nr. 9 UStG. Saunaleistungen sind seit dem 1. Juli 2015 stets 19 Prozent.

Beim Frühstück gilt seit dem 1. Januar 2026 eine klare Aufteilung. Das Frühstück gehört zwar nicht zur ermäßigten Beherbergungsleistung, der Speisenanteil unterliegt aber als eigenständige Verpflegungsleistung 7 Prozent (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG), der Getränkeanteil 19 Prozent. Bei einem einheitlichen Kombipreis aus Speisen und Getränken (zum Beispiel Buffet) darfst du zur Aufteilung die Verwaltungsvereinfachung nutzen und 30 Prozent des Preises den Getränken zurechnen (Abschnitt 10.1 Abs. 12 UStAE).

Für Pauschalangebote „Übernachtung mit Frühstück" gibt es zusätzlich eine wichtige Vereinfachung. Die Finanzverwaltung beanstandet es nicht, wenn der auf die nicht der Beherbergung dienenden Leistungen entfallende Entgeltanteil pauschal mit 15 Prozent des Pauschalpreises angesetzt wird (Business-Package oder Servicepauschale, Abschnitt 12.16 Abs. 12 UStAE). Dieser Anteil wird mit 19 Prozent versteuert, die restlichen 85 Prozent (Übernachtung und Frühstücksspeisen) mit 7 Prozent. Erfasst sind zum Beispiel Frühstücksgetränke, Internetzugang, Parkplatz, Sauna und Fitness. Die Vereinfachung gilt nicht, wenn für eine dieser Leistungen ein gesondertes Entgelt vereinbart wird. Der Satz wurde zum 1. Januar 2026 von 20 auf 15 Prozent gesenkt.

Eine gesonderte, eigenständige Reinigungsleistung außerhalb der eigentlichen Beherbergung kann anders beurteilt werden. Die übliche Endreinigung der gebuchten Wohnung gehört aber zur 7-%-Leistung.

Dass die Beherbergung ermäßigt und eigenständige Nebenleistungen zum Regelsatz besteuert werden, nennt die Praxis Aufteilungsgebot, auch wenn dieser Begriff so nicht im Gesetz steht. Der Europäische Gerichtshof hat dieses deutsche Modell am 5. März 2026 grundsätzlich als mit dem EU-Recht vereinbar bestätigt (Rechtssachen C-409/24 bis C-411/24). Diese Bestätigung gilt allerdings nicht vorbehaltlos. Sie greift, soweit die Regelung auf klar abgegrenzte Aspekte beschränkt bleibt und die steuerliche Neutralität gewahrt ist. Die abschließende Einzelfallprüfung (klare Abgrenzung, steuerliche Neutralität) obliegt weiterhin dem Bundesfinanzhof. Für die Praxis ist die Aufteilung damit die maßgebliche Ausgangslage. Du solltest also nicht beliebig auf sie verzichten. Die Details zur Steuersatz-Frage stehen im Beitrag Umsatzsteuer auf FeWo-Rechnungen: 7 % oder 19 %?.

Kleinunternehmer: keine offene Umsatzsteuer, trotzdem Sorgfalt

Wenn du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, weist du auf deinen eigenen Ausgangsrechnungen grundsätzlich keine Umsatzsteuer aus. Du teilst den Rechnungsbetrag dann auch nicht offen in 7 % und 19 % auf. Die sachliche Zuordnung deiner Umsätze kann aber weiterhin wichtig sein, etwa für die Prüfung der Kleinunternehmergrenzen. Diese liegen seit dem 1. Januar 2025 bei 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr. Die 100.000-Euro-Grenze ist dabei eine harte Grenze. Schon der Umsatz, mit dem du sie überschreitest, ist nicht mehr steuerfrei. Im Gründungsjahr ist grundsätzlich die 25.000-Euro-Grenze maßgeblich. Seit 2025 sind die Umsätze von Kleinunternehmern zudem als echte Steuerbefreiung ausgestaltet. Die Einzelheiten erklären wir gesondert.

Ein Hinweis zum falschen Steuerausweis: Wenn du als Kleinunternehmer auf einer Rechnung Umsatzsteuer ausweist, obwohl du dazu nicht berechtigt bist, fällt der ausgewiesene Betrag seit dem 1. Januar 2025 unter § 14c Abs. 1 UStG (unrichtiger Steuerausweis), und es kann eine Steuerschuld entstehen. Nach Auffassung der Finanzverwaltung entsteht diese Steuerschuld aber nicht, wenn du die Leistung tatsächlich ausgeführt hast und die Rechnung an einen Endverbraucher geht, sodass das Steueraufkommen nicht gefährdet ist. Bei Rechnungen an Unternehmer kann die Beurteilung anders ausfallen. Diese Erleichterung ergibt sich aus dem BMF-Schreiben vom 18. März 2025, in Fortführung des Schreibens vom 27. Februar 2024, gestützt auf das EuGH-Urteil C-378/21. Eine fehlerhafte Rechnung solltest du trotzdem korrigieren.

Plattformgebühren, Reverse-Charge und die Auszahlung

Hier passieren häufig Fehler, weil zwei getrennte Vorgänge zusammengeworfen werden.

Der Auszahlungsbetrag ist nicht dein Umsatzmaßstab. Der ausgezahlte Betrag entspricht häufig nicht dem umsatzsteuerlichen Beherbergungsentgelt, weil Gebühren oder Provisionen abgezogen sein können oder mehrere Buchungen zusammengefasst sind. Dann darfst du die Nettoauszahlung nicht einfach als Umsatz buchen. Beherbergungsumsatz und Plattformgebühr gehören getrennt erfasst. Wie sich die Provision sauber verbuchen lässt, zeigt der Beitrag Airbnb-Kommission verbuchen. Bei abweichenden Vertrags-, Inkasso- oder Eigenhändlermodellen einzelner Plattformen kann die Zuordnung anders aussehen. Ein Blick auf die konkrete Abrechnung lohnt sich deshalb. Wie du Auszahlungen richtig erfasst, steht im Beitrag Einnahmen richtig erfassen. Speziell zu den Monatsrechnungen von Booking.com hilft der Beitrag Booking-Auszahlungen verbuchen.

Reverse-Charge kann die Plattformgebühr betreffen. Erbringt ein im Ausland ansässiger Anbieter eine Vermittlungs- oder Plattformleistung an dein Unternehmen, kann das Reverse-Charge-Verfahren greifen. Dann schuldest du als Leistungsempfänger die Umsatzsteuer auf die Gebühr, und du musst diese Steuer anmelden. Das ist dann verpflichtend, nicht optional (§ 3a Abs. 2 UStG für den Leistungsort, § 13b UStG für die Steuerschuld; bei Anbietern aus dem übrigen Gemeinschaftsgebiet Abs. 1 in Verbindung mit Abs. 5, bei Anbietern aus dem Drittland Abs. 2 Nr. 1 in Verbindung mit Abs. 5). Entscheidend ist nicht der Markenname der Plattform, sondern welche Gesellschaft die Rechnung stellt, wo sie ansässig ist, welche Leistung berechnet wird und ob du sie für dein Unternehmen beziehst. Plattformauszahlung und Plattformrechnung sind zwei getrennte Vorgänge. Prüfe also Vertragspartner, Rechnung und Leistungsart und behandle nicht jede Portalgebühr automatisch gleich. Wie das Verfahren funktioniert, erklärt der Beitrag Reverse-Charge-Verfahren einfach erklärt.

Auch Kleinunternehmer sind betroffen. Die Kleinunternehmerregelung verhindert die Steuerschuld aus § 13b UStG grundsätzlich nicht. Als Kleinunternehmer musst du die Reverse-Charge-Umsatzsteuer auf eine solche Gebühr daher in der Regel zahlen, kannst sie aber mangels Vorsteuerabzug meist nicht gleichzeitig wieder abziehen. Die Plattformgebühr wird dadurch für dich effektiv teurer. Je nach Fall werden eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Anmeldung dieser Steuer in der Umsatzsteuer-Voranmeldung relevant. Für die korrekte grenzüberschreitende Abrechnung solltest du dem Anbieter regelmäßig deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mitteilen. Ob § 13b greift, richtet sich aber nach dem tatsächlichen Sachverhalt und nicht allein nach der hinterlegten Nummer. § 19 UStG befreit dich also nicht von allen Umsatzsteuerpflichten.

Kurtaxe, Kurbeitrag und Übernachtungssteuer richtig behandeln

Diese Abgaben werden oft pauschal als durchlaufender Posten bezeichnet. Das ist zu grob und kann steuerlich falsch sein. Ein durchlaufender Posten liegt nach § 10 Abs. 1 Satz 4 UStG nur vor, wenn du den Betrag im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmst und verausgabst. Ob das zutrifft, hängt von der jeweiligen kommunalen Satzung ab.

Die Begriffe meinen nicht dasselbe. Bei einem klassischen Kurbeitrag oder Gästebeitrag ist häufig der Gast Beitragsschuldner und du nur zur Einziehung verpflichtet. Bei einer kommunalen Übernachtungs- oder Beherbergungssteuer, oft City Tax genannt, kann dagegen der Beherbergungsbetrieb selbst Steuerschuldner sein. Prüfe deshalb anhand deiner örtlichen Satzung unter anderem:

Wer ist Abgaben- oder Beitragsschuldner, der Gast oder der Betrieb?
Bist du nur Einziehungsstelle, oder wird die Abgabe wirtschaftlich nur auf den Gast abgewälzt?
Wie muss die Abgabe auf der Rechnung ausgewiesen werden?

Ist dein Betrieb selbst Schuldner der Abgabe, etwa bei einer kommunalen Übernachtungs- oder Beherbergungssteuer, und berechnest du sie dem Gast weiter, ist sie kein durchlaufender Posten. Sie erhöht dann grundsätzlich dein Beherbergungsentgelt und unterliegt nach Auffassung der Finanzverwaltung ebenfalls dem ermäßigten Satz von 7 Prozent (§ 10 Abs. 1 UStG, Abschnitt 10.4 UStAE). Bei einem echten Kurbeitrag, den du im Namen der Gemeinde vom Gast einziehst, bleibt es dagegen beim durchlaufenden Posten. Maßgeblich ist die kommunale Satzung.

Auch Höhe, Bemessungsgrundlage, Befreiungen, Altersgrenzen, Regeln für beruflich veranlasste Aufenthalte, Fälligkeit, Melde- und Einziehungsverfahren sowie eine etwaige Abwicklung über die Plattform unterscheiden sich von Gemeinde zu Gemeinde. Maßgeblich ist immer die konkrete örtliche Satzung. In der Buchhaltung solltest du solche Abgaben deshalb getrennt führen und nach der örtlichen Regelung behandeln, statt sie pauschal als nicht umsatzsteuerliches Entgelt zu verbuchen.

Wie sich die Kurtaxe in der Praxis abbilden lässt, zeigt der Beitrag Kurtaxe automatisch abrechnen. Eine Software kann die Kurtaxe nur auf Grundlage der hinterlegten kommunalen Regeln und der Angaben des Gastes verarbeiten. Abgabenschuldner, Betrag oder Prozentsatz, Altersgrenzen, Befreiungen und ähnliche Punkte müssen also korrekt gepflegt sein.

Excel oder Buchhaltungssoftware?

„Ferienwohnung Buchhaltung Excel" ist eine der häufigsten Suchanfragen. Die GoBD verbieten Excel nicht generell. Entscheidend ist, wofür du Excel verwendest und wie der gesamte Prozess aussieht.

Problematisch wird eine Excel-Datei vor allem dann, wenn sie deine einzige steuerliche Grundaufzeichnung ist und gleichzeitig jederzeit überschrieben werden kann, Änderungen nicht protokolliert werden, der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist und keine ergänzende Sicherung und Archivierung besteht. Eine frei überschreibbare Tabelle ohne Änderungshistorie reicht dann regelmäßig nicht aus, um steuerlich relevante Grundaufzeichnungen ordnungsgemäß zu führen.

Als Hilfsrechnung, Auswertung oder vorbereitende Aufzeichnung kann Excel dagegen sinnvoll sein, solange die steuerlich relevanten Daten anschließend ordnungsgemäß gespeichert werden und Änderungen nachvollziehbar bleiben. Ob eine Tabelle ausreicht, ist also eine Frage des gesamten Verfahrens und keine feste Buchungsgrenze. Enthält die Datei selbst steuerlich relevante Ursprungsdaten oder Berechnungen, kann sie zudem selbst aufbewahrungspflichtig sein und muss dann in ihrem elektronischen Format erhalten bleiben; ein Ausdruck oder PDF-Export genügt dafür nicht (GoBD Rn. 127 bis 132).

Praktisch betrachtet kann Excel bei wenigen, einfachen Vorgängen organisatorisch genügen. Sobald mehrere Kanäle, mehrere Wohnungen, Barzahlungen, Anzahlungen und Stornierungen dazukommen, wird es schnell unpraktisch und fehleranfällig. Eines ändert sich dabei nie: Die Zahl der Buchungen ändert die GoBD-Anforderungen nicht. Auch bei wenigen Vorgängen müssen Änderungen, Ursprungsdaten, Übertragungen und Aufbewahrung nachvollziehbar bleiben. Ob eine Tabelle genügt, ist eine betriebliche Abwägung zwischen Aufwand, Kontrolle und Fehlerrisiko, keine starre Schwelle, ab der Excel plötzlich unzulässig wäre.

Was eine FeWo-taugliche Buchhaltungssoftware leisten sollte

Nicht jede Buchhaltungssoftware passt zur Kurzzeitvermietung. Darauf solltest du achten:

Anbindung an dein Buchungssystem. Lässt sich dein PMS wie Smoobu oder Guesty verbinden, oder bleibt es beim CSV-Export?
Saubere Steuersatz-Trennung. Lassen sich 7 % und 19 % je Position abbilden, statt jede gemischte Rechnung von Hand zu zerlegen?
Nachvollziehbare Belege und Korrekturen. Werden Änderungen dokumentiert, Stornierungen über nachvollziehbare Korrekturbelege abgebildet und Rechnungen samt Buchung gespeichert? Das unterstützt ein GoBD-gerechtes Verfahren, ersetzt aber nicht deine ordnungsgemäße Einrichtung und Nutzung. Wie sich Stornos und Korrekturen sauber abbilden lassen, zeigt der Beitrag Stornos und Rechnungskorrekturen mit Lexware Office.
E-Rechnungsformate, wenn nötig. Strukturierte Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung sind vor allem im B2B-Bereich relevant.
Mehrere Einheiten und Mandanten. Kannst du mehrere Wohnungen und als Co-Host oder Agentur mehrere Firmen verwalten?
Planbare Kosten. Ein fester Preis pro Apartment bleibt planbar. Eine Abrechnung pro Rechnung kann sich bei vielen Buchungen summieren.

Wie bnbills hier ansetzt

bnbills verbindet dein PMS (Smoobu oder Guesty) mit deiner Buchhaltung in Lexware Office (sevdesk in Kürze) und erstellt aus den übertragenen Buchungsdaten die Rechnungen. Dazu nutzt bnbills die Rechnungsfunktion von Lexware Office und schreibt die einzelnen Rechnungspositionen jeweils mit dem passenden Umsatzsteuersatz, in der Regel 7 Prozent für die Beherbergung und 19 Prozent für eigenständige Nebenleistungen. Welchen Steuersatz eine Position bekommt, legst du vorab in bnbills fest. Die Kontierung nimmt anschließend Lexware Office anhand des jeweiligen Steuersatzes selbst vor, sodass du die Konten nicht von Hand zuordnen musst. Sonderfälle wie die Kleinunternehmerregelung, den Frühstücksanteil oder die Behandlung kommunaler Abgaben bildest du über den passenden Steuersatz ab und stimmst sie mit deinem Steuerberater ab. bnbills automatisiert dabei die Einnahmen-Seite. Eine vollständige Buchhaltung oder einen Abgleich deiner Ausgaben und Provisionsbelege ersetzt es nicht. Wie du die Ausgaben-Seite mit den passenden Konten abbildest, steht im Beitrag Ausgaben und Konten im SKR 04. Wie die Anbindung an Smoobu und Lexware Office konkret läuft, zeigt der Beitrag Rechnungen und Kurtaxe mit bnbills und Smoobu automatisieren.

bnbills unterstützt mehrere Wohnungen und für Co-Hosts und Agenturen mehrere Firmen aus einem Account. Die Rechnungen entstehen dabei in Lexware Office. Dessen E-Rechnungsfunktion kann sie als strukturierte E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung ausgeben, wenn du an Geschäftskontakte stellst. An private Gäste ist eine strukturierte E-Rechnung nicht erforderlich. Die laufende Übertragung deckt die Standardbuchungen ab. Sonderfälle wie Stornierungen oder Anzahlungen brauchen weiterhin deinen prüfenden Blick.

Der Preis liegt bei 10 Euro netto pro Apartment und Monat, zuzüglich Umsatzsteuer, ohne Abrechnung pro Rechnung und ohne mengenabhängigen Aufschlag. Bei Jahres- oder Zwei-Jahres-Zahlung wird es je Apartment günstiger; für größere Bestände (mehr als 100 Einheiten über mehrere Firmen) gibt es individuelle Konditionen auf Anfrage. Das Angebot richtet sich an alle, die ihre Ferienvermietung unternehmerisch betreiben, unabhängig davon, ob die Einkünfte einkommensteuerlich als privat (§ 21 EStG) oder gewerblich (§ 15 EStG) gelten. Es besteht keine Mindestlaufzeit über den gewählten Abrechnungszeitraum hinaus, im Monatsabo kannst du zum Ende des laufenden Monats kündigen. Dazu gilt eine Geld-zurück-Garantie über 30 Tage.

Die Funktionen im Detail stehen auf der Funktionsseite, die Konditionen auf der Preisseite.

DATEV-Export und Übergabe an die Kanzlei

Viele Gastgeber fragen sich, ob sie direkt mit DATEV arbeiten sollten. DATEV ist häufig das zentrale Verarbeitungssystem der Steuerkanzlei. Für die operative Rechnungserstellung nutzen Vermieter dagegen oft eine andere Software wie Lexware Office, die näher am Alltag ist. DATEV ist also nicht nur ein Kanzleisystem, im typischen FeWo-Setup liegt die Kanzlei-Seite aber dort.

bnbills erstellt die Rechnungen in Lexware Office, das sie anhand der Umsatzsteuersätze selbst kontiert. Von dort stehen dir die DATEV-Funktionen zur Verfügung, die Lexware Office anbietet. Lexware Office nennt dafür unter anderem die DATEV-Datenservices und einen klassischen DATEV-Export, mit denen sich Buchungsdaten und Belege an die DATEV-Software deiner Kanzlei übertragen lassen. Diese Wege unterscheiden sich in Umfang und Voraussetzungen: Der Rechnungsdatenservice überträgt vor allem Belege und Belegdaten, der Buchungsdatenservice zusätzlich die vorbereiteten Buchungssätze und Stammdaten. Welcher Weg passt, hängt davon ab, ob deine Kanzlei nur die Belege oder auch die fertigen Buchungen übernimmt. Welche Funktionen genau zur Verfügung stehen, hängt vom aktuellen Produktstand und deiner Einrichtung ab. Die Verbindung richtest du einmalig in Lexware Office unter „Mein Steuerberater" ein.

Ein technisch importierbarer Buchungssatz ist nicht automatisch steuerlich richtig. Technische DATEV-Kompatibilität, eine korrekte Kontierung und die steuerliche Richtigkeit sind drei verschiedene Dinge. Eine Schnittstelle übernimmt die Übertragung, nicht die fachliche Beurteilung.

Zur Einrichtung der passenden Konten steht mehr im oben genannten Beitrag zu den Ausgaben und Konten im SKR 04.

E-Rechnung: für wen sie wirklich gilt

Die E-Rechnungspflicht wird oft missverstanden. Sie betrifft grundsätzlich bestimmte Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, also den B2B-Bereich. Konkret gilt:

Den Empfang von E-Rechnungen müssen inländische Unternehmer seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich ermöglichen. Ein geeignetes E-Mail-Postfach genügt dafür im Grundsatz.
Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen. Sonstige Rechnungen, etwa als Papier oder einfaches PDF, sind grundsätzlich noch bis Ende 2026 zulässig, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro noch bis Ende 2027.
Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, sind von der Pflicht zur Ausstellung aber grundsätzlich befreit.
Für bestimmte Umsätze und für Kleinbetragsrechnungen bestehen weitere Ausnahmen.

Für die typische Ferienvermietung an private Gäste heißt das konkret: Eine reine Vermietung an Privatpersonen führt nicht dazu, dass du jedem Gast eine strukturierte E-Rechnung im Format ZUGFeRD schicken musst. Relevant wird das vor allem, wenn du an Unternehmer für deren Unternehmen leistest. ZUGFeRD und XRechnung sind dabei nur Rechnungsformate. Die GoBD-Anforderungen sind davon getrennt zu betrachten, auch eine ZUGFeRD-Datei muss vollständig erfasst, richtig kontiert und ordnungsgemäß aufbewahrt sein.

Sonderfälle, die du im Blick behalten solltest

Anzahlungen und Leistungszeitpunkt. Buchungsdatum, Rechnungsdatum, Zahlungsdatum, An- und Abreise sowie der umsatzsteuerliche Leistungszeitpunkt können auseinanderfallen. Was hinter der Soll- und Istversteuerung steckt, erklären wir gesondert. Bei einer steuerpflichtigen Anzahlung entsteht die Umsatzsteuer grundsätzlich bereits mit dem Zahlungseingang, und zwar auch bei Sollversteuerung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Für den noch offenen Restbetrag ist anschließend die jeweilige Versteuerungsart maßgeblich. Deine Rechnungs- und Zahlungslogik sollte das abbilden. Eine Rechnung muss nicht zwingend erst nach der Abreise erstellt werden.
Stornierungen, No-shows und Schadensersatz. Hier ist genau zu unterscheiden. Eine echte Stornogebühr kann nicht steuerbarer Schadensersatz sein, wenn ihr keine Leistung gegenübersteht. Wird dagegen tatsächlich eine Leistung ganz oder teilweise erbracht, liegt steuerbares Entgelt vor. No-show, Umbuchung, teilweise erbrachte Leistung sowie zusätzlich berechnete Reinigungs- oder Schadenersatzforderungen können jeweils unterschiedlich zu beurteilen sein. Automatisierte Systeme brauchen dafür nachvollziehbare Korrektur- und Stornobelege. Die bloße Bezeichnung als Stornogebühr entscheidet dabei nicht; der aktuelle UStAE ordnet echte Stornokosten bei Beherbergung grundsätzlich als nicht steuerbaren Schadensersatz ein.
Geschäftskonto. Ein eigenes Konto für die Vermietung ist organisatorisch sinnvoll und erleichtert die Zuordnung von Zahlungen. Für Einzelunternehmer und viele private Vermieter ist ein separates Geschäftskonto aber nicht automatisch gesetzlich vorgeschrieben. Es ist eine Empfehlung, keine allgemeine Pflicht.
Barzahlungen. Wenn du Beträge bar einnimmst, etwa die Kurtaxe vor Ort, gelten besondere Aufzeichnungspflichten. Bareinnahmen sind grundsätzlich einzeln aufzuzeichnen. Führst du eine offene Ladenkasse, kann in bestimmten Fällen ausnahmsweise eine summarische Ermittlung über einen Kassenbericht genügen. Eine Registrierkassen- oder TSE-Pflicht besteht nicht; die Anforderungen an eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung greifen nur, wenn du freiwillig ein elektronisches Kassensystem einsetzt.
Kautionen und Schadenzahlungen. Eine rückzahlbare Kaution ist zunächst kein Umsatz. Sie bleibt nur so lange außerhalb des Entgelts, wie sie tatsächlich als rückzahlbare Sicherheit behandelt wird. Wird sie später mit einer steuerpflichtigen Leistung oder einem offenen Übernachtungsentgelt verrechnet, richtet sich die Behandlung nach dem konkreten Verwendungszweck. Ein einbehaltener Schadenersatz, eine Vertragsstrafe oder eine zusätzlich berechnete Leistung haben dagegen jeweils eigene steuerliche Folgen und sollten getrennt erfasst werden.

Automatisieren ja, kontrollieren trotzdem

Der größte Zeitgewinn entsteht, wenn die Buchungen nicht mehr von Hand aus dem PMS in die Buchhaltung wandern müssen. Bei einer automatischen Anbindung fällt das manuelle Abtippen jeder Buchung weg, ebenso das Zusammensuchen von CSV-Exporten und das händische Übertragen der Steuersätze. Das reduziert Übertragungsfehler und spart je nach Betrieb spürbar Zeit.

Die Kontrolle ersetzt die Automatisierung aber nicht. Falsche Einstellungen können einen Fehler sogar vervielfachen. Sinnvoll ist deshalb ein regelmäßiger Kontrollblick, zum Beispiel zum Monatsabschluss:

Sind alle Buchungen übertragen worden?
Wurden Änderungen und Stornierungen übernommen?
Stimmen Rechnungsbetrag und Plattformdaten überein?
Sind die Steuersätze richtig zugeordnet?
Gibt es fehlgeschlagene Übertragungen oder doppelte Rechnungen?
Passen Zahlungen, offene Posten und Plattformauszahlungen zusammen?

So bleibt der Aufwand klein, und die Übersicht behältst du trotzdem.

Typische Fehler und wie du sie vermeidest

Nettoauszahlung als Umsatz buchen. Beherbergungsumsatz und Plattformgebühr gehören getrennt.
Endreinigung pauschal mit 19 % ansetzen. Die übliche Reinigung der Räume gehört regelmäßig zur 7-%-Leistung.
Den Buchungspreis pauschal mit 7 % versteuern. Der Gast kann WLAN oder Parkplätze "kostenlos" nutzen? Dann musst du den Buchungspreis aufteilen und brauchst separate Rechnungspositionen mit 7 % und 19 % USt.
Kurtaxe ungeprüft als durchlaufenden Posten verbuchen. Es kommt auf die kommunale Satzung an.
Reverse-Charge auf Portalgebühren übersehen. Das betrifft auch Kleinunternehmer.
Privates und Geschäftliches vermischen. Die Zuordnung wird sonst zur Sucharbeit.
Eine frei überschreibbare Tabelle als einzige Grundaufzeichnung führen. Ohne Änderungshistorie und Sicherung reicht das in der Regel nicht.

Kernaussage: In der Praxis entstehen viele Fehler sowohl durch manuelle Übertragungen, die mit der Zahl der Buchungen nicht mehr mithalten, als auch durch pauschale steuerliche Annahmen, die im Einzelfall nicht stimmen.

So kann der Ablauf mit bnbills aussehen

Für Standardbuchungen läuft der Prozess im Hintergrund:

Ein Gast bucht über einen Kanal in deinem PMS (Smoobu oder Guesty).
bnbills überträgt die Buchungsdaten und legt in Lexware Office eine Rechnung an.
bnbills schreibt die Rechnungspositionen mit dem in bnbills festgelegten Umsatzsteuersatz (in der Regel 7 oder 19 Prozent), die Kontierung nimmt Lexware Office anhand dieses Satzes vor.
Kommunale Abgaben werden entsprechend der hinterlegten örtlichen Regelung getrennt abgebildet, je nachdem ob ein durchlaufender Posten oder eine vom Betrieb selbst geschuldete, weiterberechnete Abgabe vorliegt.
Über die DATEV-Funktionen von Lexware Office stehen die in Lexware Office kontierten Buchungsdaten und Belege für deine Steuerkanzlei bereit.

Das Ziel sind weniger Tipparbeit und eine nachvollziehbare Belegkette. Den Monatsabschluss und die Kontrolle ersetzt es nicht. Wie das mit deinem System konkret aussieht, zeigen wir dir in einer Live-Demo.

Häufige Fragen zur Buchhaltung für Ferienwohnungen

Brauche ich für eine einzelne Ferienwohnung schon eine Buchhaltungssoftware?

Nicht zwingend. Bei wenigen, einfachen Vorgängen kann eine saubere Tabelle organisatorisch reichen, solange die Daten nachvollziehbar gespeichert und gesichert werden. Mit mehreren Kanälen oder Wohnungen, regelmäßigen Rechnungen und höheren Dokumentationsanforderungen wird eine Software mit Anbindung an dein Buchungssystem schnell praktischer.

Reicht Excel für die Buchhaltung meiner Ferienwohnung?

Das hängt vom Verfahren ab. Eine frei überschreibbare Datei ohne Änderungshistorie und ergänzende Sicherung reicht als einzige Grundaufzeichnung in der Regel nicht. Als Hilfsrechnung oder Auswertung kann Excel dagegen sinnvoll sein, wenn die steuerlich relevanten Daten anschließend ordnungsgemäß gespeichert werden. Eine Tabelle ist nur vertretbar, wenn das gesamte Verfahren Belegbezug, Vollständigkeit, zeitgerechte Erfassung, unveränderbare beziehungsweise nachvollziehbar geänderte Archivierung und die Aufbewahrung der Ursprungsdaten sicherstellt. Die geringe Zahl der Buchungen senkt diese Anforderungen nicht.

Welcher Umsatzsteuersatz gilt für die Vermietung einer Ferienwohnung?

Auf die Beherbergung in der Regel 7 %, einschließlich der üblichen Reinigung der Räume (Abschnitt 12.16 Abs. 4 UStAE). Eigenständige Leistungen, die nicht unmittelbar der Beherbergung dienen, unterliegen dem für sie geltenden Satz, bei einer eigenständigen Parkplatzleistung, WLAN oder Wellness in der Regel 19 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Dann muss der Buchungspreis aufgeteilt werden. Der EuGH hat diese Aufteilung am 5. März 2026 grundsätzlich bestätigt, soweit die Regelung auf klar abgegrenzte Aspekte beschränkt bleibt und die steuerliche Neutralität gewahrt ist. Es ist also keine vorbehaltlose Bestätigung. Parkplätze und Internet unterliegen regelmäßig 19 Prozent, auch im Pauschalpreis. Beim Frühstück gelten seit 2026 grundsätzlich 7 Prozent für die Speisen und 19 Prozent für die Getränke. Bei Pauschalangeboten kann die Servicepauschale von 15 Prozent genutzt werden.

Wie funktioniert die Buchhaltung für eine Airbnb-Vermietung?

Die Buchhaltung für eine Airbnb-Vermietung ist dieselbe Materie wie für jede andere Ferienwohnung. Du erfasst die Einnahmen je Buchung vollständig und getrennt nach 7 % und 19 %, hältst Plattformgebühr und Auszahlung auseinander und bewahrst die Belege GoBD-gerecht auf. Eine Rechnung an private Gäste ist dabei nicht zwingend, die Aufzeichnung des Umsatzes nach § 22 UStG aber schon. Der Kanal ändert an diesen Grundsätzen nichts.

Muss ich jedem Gast eine Rechnung ausstellen?

Bei privaten Gästen besteht für die kurzfristige Beherbergung grundsätzlich keine Pflicht, eine Rechnung an den Gast auszustellen. Beherbergungsleistungen gelten umsatzsteuerlich zwar als Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, für die sonst auch gegenüber Privatpersonen eine Rechnungspflicht bestünde (§ 14 Abs. 2 UStG). Die Finanzverwaltung nimmt die kurzfristige Beherbergung davon aber ausdrücklich aus (UStAE Abschnitt 12.16). Vollständig erfasst und nach Steuersätzen getrennt dokumentiert werden muss der Umsatz trotzdem (§ 22 UStG). Wird die Leistung dagegen tatsächlich an einen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person erbracht, besteht grundsätzlich eine Rechnungspflicht. Die bloße berufliche Veranlassung einer Reise genügt dafür nicht.

Ist die Kurtaxe Teil meines Umsatzes?

Das hängt von deiner kommunalen Satzung ab. Ein durchlaufender Posten liegt nur vor, wenn du den Betrag im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmst und verausgabst (§ 10 Abs. 1 Satz 4 UStG). Bei einem Kurbeitrag ist oft der Gast Schuldner und du nur Einziehungsstelle, bei einer Übernachtungssteuer kann der Betrieb selbst Steuerschuldner sein. Führe die Abgabe getrennt und richte dich nach der örtlichen Satzung. Ist der Betrieb dagegen selbst Abgabenschuldner und berechnet die Abgabe dem Gast weiter, gehört sie grundsätzlich zum Beherbergungsentgelt und ist bei Regelbesteuerung nach Auffassung der Finanzverwaltung regelmäßig mit 7 Prozent zu versteuern.

Betrifft mich als Kleinunternehmer das Reverse-Charge-Verfahren?

Ja, das ist möglich. Die Kleinunternehmerregelung verhindert die Steuerschuld nach § 13b UStG grundsätzlich nicht. Du musst die Umsatzsteuer auf eine ausländische Plattformgebühr dann in der Regel zahlen, kannst sie aber meist nicht als Vorsteuer abziehen.

Wie lange muss ich meine Belege aufbewahren?

Vereinfacht: zehn Jahre für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege (seit 2025) und sechs Jahre für Geschäftsbriefe und sonstige relevante Unterlagen (§ 147 AO). Die Frist beginnt mit Ablauf des jeweiligen Kalenderjahres und kann sich durch laufende Verfahren verlängern. Rechnungsdoppel und empfangene Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG). Elektronisch empfangene Unterlagen müssen dabei in ihrem elektronischen Originalformat erhalten bleiben.

Kann ich Buchungen aus Smoobu automatisch in mein Buchhaltungstool übertragen?

Mit bnbills lässt sich dein PMS (Smoobu oder Guesty) mit Lexware Office verbinden, sodass für Standardbuchungen aus den übertragenen Daten eine vorkontierte Rechnung entsteht. Konfiguration und Ergebnisse solltest du kontrollieren.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick zum Rechtsstand 2026 und ersetzt keine Steuerberatung für deinen Einzelfall. Für deine konkrete Situation, besonders bei Umsatzsteuer, Kleinunternehmerregelung, Reverse-Charge und kommunalen Abgaben, sprich mit deinem Steuerberater.