Rechnung stornieren oder korrigieren in Lexware Office (Ferienwohnung)

Wenn ein Gast storniert, früher abreist oder eine gebuchte Leistung entfällt, darfst du eine bereits ausgestellte Rechnung nicht einfach ändern oder löschen. Stattdessen stornierst du die Rechnung oder erstellst eine Rechnungskorrektur. Welcher der beiden Wege richtig ist, hängt davon ab, ob die Leistung schon erbracht wurde und ob bereits Geld geflossen ist. Hier siehst du beide Fälle Schritt für Schritt in Lexware Office (früher lexoffice). Außerdem klären wir, was die Begriffe Stornorechnung, Rechnungskorrektur und Gutschrift unterscheidet und ob du ein Storno rückgängig machen kannst.

Stornieren oder korrigieren: der Unterschied

Eine ausgestellte Rechnung ist ein Beleg, der nachvollziehbar bleiben muss. Du ersetzt sie deshalb nicht, sondern stellst ihr einen neuen Beleg gegenüber. Die einfache Entscheidungshilfe lautet: Leistung erbracht oder Geld geflossen? Dann brauchst du eine Rechnungskorrektur, die sich klar auf die Originalrechnung bezieht. Sonst genügt es, die ursprüngliche Rechnung zu stornieren.

Die Begriffe sorgen dabei gern für Verwirrung. Der Beleg mit eigener Belegnummer heißt in Lexware Office „Rechnungskorrektur". Das Wort „Gutschrift" verwendet die Software sinngleich dafür, die Lexware-Hilfe empfiehlt aber den rechtlich präziseren Begriff Rechnungskorrektur. Und was viele „Stornorechnung" nennen, ist in Lexware Office je nach Fall der Stornostempel auf der Originalrechnung oder eben diese Rechnungskorrektur.

Davon getrennt steht die steuerliche Frage. Für die Umsatzsteuer kommt es nicht auf den Klick in Lexware an, sondern darauf, ob die Leistung erbracht wurde und ob du Geld zurückgezahlt hast. Beide Ebenen schauen wir uns weiter unten genauer an.

Rechnung stornieren, solange kein Geld geflossen ist

Storniert der Gast, bevor er angereist ist und bevor du eine Anzahlung vereinnahmt hast, genügt es, die ursprüngliche Rechnung zu stornieren. In Lexware Office hängt der genaue Weg vom Status der Rechnung ab.

1. Rechnung noch nicht versendet: Du bearbeitest die Rechnung direkt über das Stiftsymbol. Ein Storno ist in diesem Fall nicht nötig.
2. Rechnung versendet, aber noch unbezahlt: Du öffnest die Rechnung unter „Belege", dann „Ausgangsbelege", klickst auf die drei Punkte (Weitere Aktionen) und wählst „Stornieren". Die Rechnung erhält einen Stornostempel und die zugehörige Buchung in Lexware Office wird systemseitig aufgehoben. Einen neuen Beleg mit eigener Belegnummer erzeugt das Storno nicht. Den gestempelten Beleg kannst du dem Gast zur Dokumentation weiterleiten.
3. Der Gast braucht einen eigenen Beleg mit Belegnummer, etwa für seine Buchhaltung: Dann wählst du statt „Stornieren" den Punkt „Weiterführen zur Rechnungskorrektur".

Steuerlich ist dieser Fall unkritisch. Solange die Leistung noch nicht erbracht wurde und du keine Anzahlung vereinnahmt hast, ist noch keine Umsatzsteuer entstanden, die du korrigieren müsstest.

Wichtig: Behältst du eine Stornogebühr ein, ist das in der Regel kein Umsatz. Eine echte Stornogebühr oder Entschädigung ohne Gegenleistung ist nicht steuerbarer Schadensersatz. Darauf erstellst du keine Rechnung mit Umsatzsteuer und auch keine Korrektur. Nur soweit du tatsächlich etwas zurückzahlst, mindert sich die Steuer.

Rechnungskorrektur erstellen, wenn schon Geld geflossen ist

Hast du bereits Geld vereinnahmt, etwa eine Anzahlung oder die volle Zahlung, reicht ein einfaches Stornieren nicht mehr. Dann erstellst du in Lexware Office (früher lexoffice) eine Rechnungskorrektur. Auch hier richtet sich der Weg in Lexware Office nach dem Status der Rechnung.

1. Rechnung versendet, aber die Zahlung ist in Lexware noch nicht zugeordnet: Unter „Belege", dann „Ausgangsbelege" klickst du auf die ursprünglich angelegte Rechnung, dann auf die drei Punkte (Weitere Aktionen) und auf „Weiterführen zur Rechnungskorrektur".
2. Zahlung bereits zugeordnet: Hebe zuerst die Zahlungszuordnung an der Rechnung auf (Papierkorb-Symbol neben der Zahlung in der Detailansicht). Die Rechnung wechselt zurück in den Status „Offen", und du erstellst die Rechnungskorrektur über denselben Weg.

In der Rechnungskorrektur passt du dann die Positionen an. Für eine Teilkorrektur reduzierst du die Menge oder den Betrag auf den Wert, den du gutschreiben möchtest. Für eine volle Korrektur übernimmst du alle Positionen unverändert. Der offene Posten der ursprünglichen Rechnung reduziert sich automatisch um den Betrag der Rechnungskorrektur.

Storno rückgängig machen: geht das?

Nein. Ein Storno lässt sich in Lexware Office nicht rückgängig machen, und die stornierte Rechnungsnummer bleibt dauerhaft gesperrt. Lexware begründet das mit der GoBD, denn der Stornostempel dokumentiert die Gegenbuchung und muss nachvollziehbar bleiben.

Der Weg zurück führt über die Funktion „Duplizieren". So stellst du eine abgeschlossene, versehentlich stornierte Rechnung neu aus. Wähle die stornierte Rechnung aus und klicke auf „Duplizieren". Lexware Office erstellt eine Kopie als neuen Entwurf mit einer frischen Belegnummer. Dort korrigierst du die Daten, verweist im Einleitungstext auf die stornierte Rechnung (etwa „Korrektur zur stornierten Rechnung Nr. …") und schließt die Rechnung ab. Eine manuelle Rechnungskorrektur ist für diesen Fall nicht geeignet, denn sie erzeugt ein Guthaben zur Erstattung und keinen Rechnungsersatz.

Anders liegt der Fall bei einer versehentlich erstellten Rechnungskorrektur. Solange sie im Status „Entwurf" ist, kannst du sie über das Papierkorb-Symbol löschen. Eine bereits abgeschlossene Rechnungskorrektur setzt du über das Stiftsymbol und „Trotzdem bearbeiten" zurück in den Entwurf und löschst sie danach. Das Löschen selbst ist unwiderruflich.

Worauf du dabei achten musst

• Die Korrektur muss die Originalrechnung referenzieren, zum Beispiel „Bezug auf Rechnung Nr. XYZ vom TT.MM.JJJJ". Welche Angaben eine Rechnung generell braucht, listet Was muss auf einer Rechnung stehen.
• Maßgeblich für die Umsatzsteuer ist der Voranmeldungszeitraum, in dem du das Geld tatsächlich zurückzahlst (§ 17 Abs. 1 i. V. m. Abs. 2 Nr. 2 UStG). Hast du Geld für eine Leistung vereinnahmt, die nicht ausgeführt wird, mindert sich die Steuer erst mit der Rückzahlung. Das gilt unabhängig davon, ob du Soll- oder Ist-Versteuerung anwendest. Behältst du das Geld, gibt es keine Minderung. Hintergrund zu den Versteuerungsarten findest du in Soll- oder Ist-Versteuerung.
• Bei Teilstornos oder Teilerstattungen, etwa wenn der Gast nur den Parkplatz storniert, korrigierst du in der Rechnungskorrektur nur diese eine Position. Auch hier zählt für die Steuer der zurückgezahlte Betrag.
• Eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne ist nicht dasselbe wie eine Rechnungskorrektur, denn mit ihr rechnet der Leistungsempfänger ab (§ 14 Abs. 2 UStG). Deine Rechnungskorrektur ist dagegen der Korrekturbeleg zur eigenen Rechnung, umgangssprachlich auch kaufmännische Gutschrift genannt. Wer die beiden verwechselt und eine echte Gutschrift mit ausgewiesener Umsatzsteuer erzeugt, riskiert eine Steuerschuld nach § 14c UStG. Die Wortwahl im Lexware-Beleg ist dabei nicht das Problem, denn die Software verwendet Gutschrift nur als anderes Wort für die Rechnungskorrektur. Bleib trotzdem beim Begriff Rechnungskorrektur.
• Die Originalrechnung bleibt erhalten, du änderst oder löschst sie nicht. Das verlangt die Unveränderbarkeit von Belegen nach GoBD und § 146 AO.
• Zahlungen lösen kann in Lexware Office nur, wer vollen Zugriff auf die Zahlungen hat. Mit der eingeschränkten Nutzer-Rolle „Belege, Kontakte & Produkte" lassen sich keine Zahlungen löschen, und damit lässt sich auch keine bezahlte Rechnung stornieren oder korrigieren.

FAQ

Wie storniere ich eine Rechnung in Lexware Office?

Öffne die Rechnung unter „Belege", dann „Ausgangsbelege", klicke auf die drei Punkte (Weitere Aktionen) und wähle „Stornieren". Das geht nur im Status „Offen". Bei einer bezahlten Rechnung löst du vorher die Zahlung über das Papierkorb-Symbol. Eine noch nicht versendete Rechnung bearbeitest du einfach direkt, ganz ohne Storno.

Kann ich ein Storno in Lexware Office rückgängig machen?

Nein, ein Storno ist endgültig und die stornierte Rechnungsnummer bleibt dauerhaft gesperrt. Wenn du versehentlich storniert hast, dupliziere die stornierte Rechnung. Du bekommst einen neuen Entwurf mit frischer Belegnummer, den du korrigierst und abschließt.

Was ist eine Stornorechnung in Lexware Office?

„Stornorechnung" ist der umgangssprachliche Begriff. Beim Stornieren in Lexware Office (früher lexoffice) erhält die Originalrechnung nur einen Stornostempel, eine neue Belegnummer wird nicht vergeben. Der Korrektur-Beleg mit eigener Belegnummer heißt in der Software Rechnungskorrektur. Das Wort Gutschrift wird dafür sinngleich verwendet. Eine separate Stornorechnung erstellen musst du also nicht, den Stornostempel setzt Lexware Office beim Stornieren selbst.

Wann brauche ich eine Rechnungskorrektur statt eines Stornos?

Sobald die Leistung erbracht wurde oder bereits Geld geflossen ist. Dann erstellst du in Lexware Office über die drei Punkte an der Rechnung eine Rechnungskorrektur, die sich auf die Originalrechnung bezieht. War die Zahlung schon zugeordnet, hebst du diese Zuordnung vorher auf.

Darf ich eine fehlerhafte Rechnung einfach löschen oder überschreiben?

Nein, das darfst du nicht. Eine ausgestellte Rechnung muss nachvollziehbar bleiben, das verlangt die GoBD und § 146 AO. Du korrigierst sie über einen eigenen Beleg, nicht durch Ändern oder Löschen.

In welchem Monat wirkt die Korrektur steuerlich?

Im Voranmeldungszeitraum, in dem du das Geld tatsächlich zurückzahlst (§ 17 UStG). Hattest du Geld für eine nicht erbrachte Leistung vereinnahmt, mindert sich die Steuer erst mit der Rückzahlung. Das gilt für Soll- und Ist-Versteuerung gleichermaßen. Behältst du das Geld, etwa als Stornogebühr, gibt es keine Minderung.

Kann ich eine Abschlagsrechnung in Lexware Office stornieren?

Ja, das geht. Lösche eine bereits zugeordnete Zahlung zuerst über das Papierkorb-Symbol, storniere die Abschlagsrechnung dann über die drei Punkte und „Stornieren" und lege sie bei Bedarf neu an. Beachte für die spätere Schlussrechnung, dass Lexware Office dort nur vollständig bezahlte Abschlagsrechnungen als Abzug zulässt.

Stornos automatisch sauber halten

Gerade bei vielen Buchungen ist die saubere Storno-Logik Handarbeit. Genau diesen Teil nimmt dir bnbills ab. Wird eine Buchung storniert, erkennt bnbills das und zeigt dir die betroffene Rechnung direkt an, sodass du nicht lange suchst. Den eigentlichen Storno-Klick in Lexware Office machst du selbst, weil Lexware das nicht automatisch zulässt. Danach erstellt bnbills den passenden Stornobeleg zur alten Rechnung. Hattest du einen Storno-Verdienst hinterlegt, etwa weil der Gast nach Ablauf der kostenlosen Frist storniert hat, erzeugt bnbills zusätzlich die Folgerechnung mit den Steuersätzen, die du dort hinterlegt hast, und schickt beides an den Gast. Prüfe dabei, dass der hinterlegte Steuersatz zu deinem Fall passt, denn eine echte Stornogebühr rechnest du wie oben beschrieben ohne Umsatzsteuer ab.

Wie du deine Einnahmen sauber erfasst, damit Rechnungen, Korrekturen und Auszahlungen zusammenpassen, liest du in Einnahmen richtig erfassen. Wie Stornos und Korrekturen in die gesamte Buchhaltung für Ferienwohnungen passen, ordnet der übergeordnete Leitfaden ein. Wenn du sehen willst, wie das im Alltag aussieht, sieh dir bnbills an.