Rechnung für die Ferienwohnung erstellen: Pflichtangaben, Beispiel, Automatisierung

Ein Gast reist ab, der Steuerberater fragt nach Belegen, und du sitzt vor einem leeren Dokument und überlegst, was eigentlich auf die Rechnung für deine Ferienwohnung gehört. Die Frage ist berechtigt, denn eine Beherbergungsrechnung hat ein paar Eigenheiten, die eine normale Handwerker- oder Dienstleisterrechnung nicht kennt. Auf ihr treffen oft zwei Steuersätze aufeinander, dazu kommen Kurtaxe, Anzahlungen und die Frage, ob dein Gast privat oder geschäftlich reist.

In diesem Beitrag liest du, wann du überhaupt eine Rechnung erstellen musst, welche Angaben hineingehören, welcher Steuersatz für welche Position gilt und wie du als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer abrechnest. Am Ende steht eine Beispielrechnung, an der du dich orientieren kannst, und ein Weg, wie die Rechnung zu jeder Buchung künftig von selbst entsteht.

Musst du überhaupt eine Rechnung erstellen?

Verpflichtet bist du nur, wenn ein Unternehmen dein Leistungsempfänger ist. Geht die Übernachtung an einen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person, musst du innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung mit allen Pflichtangaben ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Deinem privaten Urlaubsgast musst du dagegen keine Rechnung geben, weil die Finanzverwaltung die kurzfristige Beherbergung von der Ausstellungspflicht ausnimmt (Abschnitt 14.1 Abs. 3 und 12.16 Abs. 10 UStAE).

Aus der Pflicht bist du damit trotzdem nicht. Deine Umsätze musst du für die Umsatzsteuer aufzeichnen (§ 22 UStG). Als regelbesteuerter Gastgeber hältst du sie getrennt nach Steuersätzen fest und zerlegst den Buchungspreis nach dem Aufteilungsgebot in 7 und 19 Prozent. Eine Rechnung je Buchung ist die einfachste Grundlage für diese Aufzeichnungen. Warum sich das auch ohne gesetzliche Pflicht lohnt, liest du im Beitrag Musst du für jede Buchung eine Rechnung ausstellen.

Ein verbreiteter Irrtum betrifft das Wort „privat". Auch wenn du deine Ferienwohnung ohne Gewerbeanmeldung vermietest, bist du bei selbstständiger, nachhaltiger Vermietung gegen Entgelt umsatzsteuerlich Unternehmer im Sinne von § 2 UStG. Eine Gewinnerzielungsabsicht ist dafür nicht nötig. Du darfst also nicht nur Rechnungen erstellen, du behandelst deine Vermietung umsatzsteuerlich wie ein kleines Unternehmen, häufig als Kleinunternehmer (dazu unten mehr).

Diese Angaben gehören auf die Rechnung

Die Liste ist zum Glück kurz und sieht für jede Buchung gleich aus. Für eine umsatzsteuerlich ordnungsgemäße Rechnung verlangt § 14 Abs. 4 UStG diese Angaben:

deinen vollständigen Namen und deine Anschrift sowie Name und Anschrift des Leistungsempfängers (der Gast oder bei Geschäftsreisen dessen Unternehmen)
deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
das Ausstellungsdatum
eine fortlaufende, eindeutige Rechnungsnummer
Umfang und Art der Leistung, zum Beispiel „drei Übernachtungen in der Ferienwohnung Seeblick"
den Leistungszeitraum, also den Aufenthalt von Anreise bis Abreise
das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt samt vereinbarter Entgeltminderungen
den jeweiligen Steuersatz und Steuerbetrag oder bei steuerfreien Umsätzen einen Hinweis auf die Steuerbefreiung

Für kleine Beträge gibt es eine Erleichterung. Bleibt der Gesamtbetrag bei höchstens 250 Euro brutto, reicht eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV, bei der unter anderem Name und Anschrift des Gastes und die Rechnungsnummer entfallen dürfen. Alle zehn Pflichtangaben mit ihren Sonderfällen erklärt der Beitrag Was auf einer Rechnung stehen muss im Detail.

Der richtige Steuersatz: 7 oder 19 Prozent

Die Übernachtung selbst ist ermäßigt besteuert. Für die kurzfristige Beherbergung gilt der Steuersatz von 7 Prozent (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Viele Leistungen, die im Buchungspreis stecken, sind aber nicht begünstigt. WLAN oder ein Parkplatz gehören mit 19 Prozent auf die Rechnung, und zwar auch dann, wenn du sie nicht separat berechnest. Das ist das Aufteilungsgebot aus § 12 Abs. 2 Nr. 11 Satz 2 UStG. Berechnest du für solche Extras keinen eigenen Preis, schätzt du ihren Anteil am Buchungspreis sachgerecht, etwa anhand deiner Kosten. Die übliche Endreinigung darfst du dagegen in der Regel als Leistung, die unmittelbar der Beherbergung dient, mit 7 Prozent abrechnen. Welche Position welchen Satz bekommt, schlüsselt der Beitrag zum Aufteilungsgebot bei Ferienwohnungen auf.

Erhebt deine Gemeinde eine Kurtaxe oder Citytax, gehört sie als eigene Position auf die Rechnung. Wie sie umsatzsteuerlich zu behandeln ist, hängt von der Satzung deiner Gemeinde ab, vor allem davon, ob du oder dein Gast die Abgabe schuldet. Eine pauschale Antwort gibt es dafür nicht. Die Einzelheiten stehen im Beitrag zu Kurtaxe, Citytax und Beherbergungssteuer.

Rechnung ohne Umsatzsteuer: so rechnest du als Kleinunternehmer ab

Viele Gastgeber suchen nach „Rechnung ohne Mehrwertsteuer", und gemeint ist fast immer die Kleinunternehmerregelung. Seit 2025 gilt sie, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt. Die 100.000-Euro-Grenze ist dabei hart, schon der Umsatz, mit dem du sie überschreitest, ist nicht mehr steuerfrei. Beide Grenzen gelten für dein gesamtes Unternehmen, nicht je Ferienwohnung. Startest du neu, gilt nach Auffassung der Finanzverwaltung schon im Gründungsjahr die Grenze von 25.000 Euro. Innerhalb der Grenzen sind deine Umsätze steuerfrei. Auf der Rechnung heißt das konkret, dass du keinen Steuersatz und keinen Steuerbetrag ausweist, sondern einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG setzt, etwa „steuerfrei nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)".

Seit 2025 gelten für dich außerdem vereinfachte Pflichtangaben nach § 34a UStDV. Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist danach nicht mehr zwingend, und als Kennnummer genügt deine Steuernummer, deine USt-IdNr. oder deine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer. Auch von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, bist du als Kleinunternehmer dauerhaft befreit. Empfangen können musst du sie seit 2025 trotzdem, ein E-Mail-Postfach genügt dafür.

Achte als Kleinunternehmer darauf, keine Umsatzsteuer auszuweisen. Tust du es doch, kann daraus eine eigene Steuerschuld entstehen (§ 14c UStG), obwohl deine Umsätze eigentlich steuerfrei wären.

Schritt für Schritt zur fertigen Rechnung

So gehst du bei jeder Buchung vor:

Leistungsempfänger klären. Reist dein Gast privat, stellst du die Rechnung auf ihn aus. Bucht ein Unternehmen für seine Mitarbeiter, ist das Unternehmen der Empfänger, und die Rechnung wird Pflicht. Entscheidend ist, wer die Leistung wirklich bezieht, nicht ob die Reise beruflich veranlasst ist.
Positionen aufteilen. Übernachtung und übliche Endreinigung mit 7 Prozent, nicht begünstigte Extras wie Parkplatz oder WLAN mit 19 Prozent, Kurtaxe als eigene Position gemäß deiner Gemeinde-Satzung.
Pflichtangaben einsetzen. Alle Angaben aus der Liste oben, dazu Leistungszeitraum und Rechnungsnummer. Als Kleinunternehmer stattdessen der Hinweis auf § 19 UStG und die vereinfachten Angaben.
Rechnung unveränderbar ablegen. Ausgangsrechnungen bewahrst du acht Jahre auf (§ 14b UStG), und zwar so, dass niemand sie nachträglich unbemerkt ändern kann. Das verlangen die GoBD.
Fehler nicht überschreiben. Eine bereits gestellte Rechnung korrigierst du per Storno oder Rechnungskorrektur, nie durch stilles Ändern. Wie das sauber geht, zeigt der Beitrag zu Stornos und Rechnungskorrekturen.

So sieht das Ganze für einen Aufenthalt von drei Nächten mit Parkplatz aus (Regelbesteuerung, Beträge netto):

Position	Betrag	USt-Satz	USt	Brutto
3 Übernachtungen à 100,00 €	300,00 €	7 %	21,00 €	321,00 €
Endreinigung	60,00 €	7 %	4,20 €	64,20 €
Parkplatz, 3 Tage à 10,00 €	30,00 €	19 %	5,70 €	35,70 €
Gesamt	390,00 €		30,90 €	420,90 €

Dazu kommen je nach Gemeinde die Kurtaxe als eigene Position und der Leistungszeitraum, etwa „Aufenthalt vom 12. bis 15. September 2026". Bei Vorauszahlungen, bei Ferienwohnungen üblich, kannst du zusätzlich mit Anzahlungsrechnungen arbeiten. Als regelbesteuerter Gastgeber meldest du die Umsatzsteuer auf eine Anzahlung schon an, sobald das Geld bei dir eingeht. Die Besonderheiten dazu stehen ebenfalls im Pflichtangaben-Beitrag.

Rechnungen automatisch erstellen statt abtippen

Eine einzelne Rechnung nach diesem Muster zu schreiben ist machbar. Bei zwanzig Buchungen im Monat wird daraus ein Nebenjob, und jede von Hand getippte Rechnung ist eine Gelegenheit für Zahlendreher, falsche Steuersätze oder doppelte Rechnungsnummern.

Genau diese Arbeit nimmt dir bnbills ab. bnbills verbindet deine Buchungssoftware (Smoobu oder Guesty) mit Lexware Office und übernimmt damit die Rechnungsstellung für deine Ferienwohnungen. Zu jeder Buchung entsteht automatisch die fertige Rechnung. Den Steuersatz je Position legst du einmal fest, danach bekommt jede Rechnung ihre Positionen mit dem hinterlegten Satz von selbst, im Regelfall also die Aufteilung in 7 und 19 Prozent aus diesem Beitrag. Die Kurtaxe läuft als eigene Position mit, und Geschäftsreisende fordern ihre Firmenrechnung über ein Formular an, ohne dass du etwas tippst. Das funktioniert apartment-genau, auch mit mehreren Eigentümern oder Firmen in einem Account.

bnbills kostet 10 Euro pro Apartment und Monat, ist monatlich kündbar und kommt mit 30 Tagen Geld-zurück-Garantie. Wie die Einrichtung abläuft, zeigt der Beitrag Smoobu mit Lexware Office verbinden.

Fazit

Eine Rechnung für die Ferienwohnung zu erstellen ist kein Hexenwerk, wenn du die Eigenheiten kennst. Pflicht ist sie nur, wenn ein Unternehmen dein Leistungsempfänger ist, sinnvoll ist sie für jede Buchung. Auf die Rechnung gehören die Pflichtangaben nach § 14 UStG, die Aufteilung in 7 und 19 Prozent und je nach Gemeinde die Kurtaxe. Als Kleinunternehmer rechnest du ohne Umsatzsteuer ab und setzt stattdessen den Hinweis auf § 19 UStG. Und sobald deine Buchungen regelmäßig kommen, lohnt es sich, diesen Ablauf nicht mehr von Hand zu machen.

Wenn du sehen willst, wie aus deinen Buchungen automatisch fertige Rechnungen werden, buch dir eine kurze Demo oder lies, wie du deine Buchhaltung für die Ferienwohnung insgesamt sauber aufsetzt.

Häufige Fragen

Wann muss ich für meine Ferienwohnung eine Rechnung erstellen?

Verpflichtet bist du nur, wenn die Übernachtung an einen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person geht, dann innerhalb von sechs Monaten. Privaten Gästen musst du keine Rechnung ausstellen. Dass dein Gast beruflich reist, reicht für die Pflicht allein nicht aus. Deine Umsätze aufzeichnen musst du aber immer, als regelbesteuerter Gastgeber getrennt nach Steuersätzen, und dafür ist eine Rechnung je Buchung der einfachste Weg.

Ich vermiete privat ohne Gewerbe. Darf ich überhaupt Rechnungen schreiben?

Ja. Bei selbstständiger, nachhaltiger Vermietung gegen Entgelt bist du umsatzsteuerlich Unternehmer nach § 2 UStG, auch ohne Gewerbeanmeldung. Du darfst also Rechnungen ausstellen und musst deine Umsätze steuerlich erfassen, häufig im Rahmen der Kleinunternehmerregelung.

Wie erstelle ich die Rechnung ohne Umsatzsteuer?

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus und setzt stattdessen einen Hinweis wie „steuerfrei nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)" auf die Rechnung. Seit 2025 gelten vereinfachte Pflichtangaben nach § 34a UStDV, eine fortlaufende Rechnungsnummer ist nicht mehr zwingend.

Welcher Steuersatz gilt auf der Rechnung für die Ferienwohnung?

Die Übernachtung und die übliche Endreinigung sind mit 7 Prozent ermäßigt. Nicht begünstigte Leistungen wie WLAN oder Parkplatz stehen mit 19 Prozent auf der Rechnung, auch wenn sie im Buchungspreis stecken. Ihren Anteil am Preis schätzt du dann sachgerecht. Das folgt aus dem Aufteilungsgebot in § 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG.

Muss meine Rechnung eine E-Rechnung sein?

Nur bei Rechnungen an inländische Unternehmen greift die E-Rechnungspflicht mit ihren Übergangsfristen bis Ende 2026, bei Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027. Rechnungen an private Gäste sind ausgenommen, und Kleinunternehmer müssen dauerhaft keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen können musst du E-Rechnungen als Unternehmer seit 2025.

Wie lange muss ich die Rechnungen aufbewahren?

Ausgangs- und Eingangsrechnungen bewahrst du acht Jahre auf (§ 14b UStG). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Die Ablage muss unveränderbar sein.

Wie rechne ich die Kurtaxe auf der Rechnung ab?

Als eigene Position, getrennt von der Übernachtung. Ob darauf Umsatzsteuer anfällt, hängt von der Satzung deiner Gemeinde ab. Es gibt keine bundeseinheitlichen Sätze, maßgeblich ist immer deine Kommune.

Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Er gibt den Stand vom September 2026 wieder. Ob und wie Rechnungspflicht, Umsatzsteuer und Kurtaxe dich betreffen, hängt von deinem Einzelfall ab.