Smoobu mit Lexware Office verbinden: aus jeder Buchung automatisch die Rechnung

Du verwaltest deine Ferienwohnungen in Smoobu, deine Buchhaltung läuft in Lexware Office (früher lexoffice), und dazwischen sitzt du. Für jede Buchung überträgst du Gastdaten, Zeitraum, Übernachtungspreis, Reinigung, die Umsatzsteuer und die Kurtaxe von Hand in eine Rechnung. Bei zehn Wohnungen kommen so schnell ein paar Stunden im Monat zusammen, in denen du nur Zahlen von einem Tool ins andere tippst. Diese Arbeit ist eintönig, fehleranfällig und steht am Monatsende meist unter Zeitdruck.

Es geht auch anders. Du kannst Smoobu und Lexware Office so koppeln, dass aus jeder Buchung automatisch die fertige Rechnung entsteht, ohne dass du eine einzige Zeile abtippst. In diesem Beitrag liest du, welche Wege es dafür gibt und wie du die Anbindung in wenigen Schritten einrichtest.

Lässt sich Smoobu direkt mit Lexware Office verbinden?

Eine native Integration zwischen Smoobu und Lexware Office gibt es nicht (Stand: August 2026). Smoobu ist dein Property-Management-System (PMS) und Channel-Manager, Lexware Office deine Buchhaltung. Von Haus aus reden die beiden Systeme nicht miteinander. Um die Lücke zu schließen, hast du drei Wege.

• Manuell abtippen. Du überträgst jede Buchung selbst. Das kostet nichts außer Zeit, produziert aber leicht Tippfehler, gerade bei der Aufteilung der Umsatzsteuer.
• CSV-Export und Import. Du exportierst deine Buchungs- und Umsatzdaten aus Smoobu und spielst sie in Lexware Office ein. Das spart Tipparbeit. Du musst aber Felder zuordnen, Steuersätze prüfen und die Prozedur jeden Monat wiederholen.
• Automatische Brücke. Ein Dienst wie bnbills hängt sich an beide Systeme und macht aus jeder Smoobu-Buchung automatisch die passende Rechnung in Lexware Office. Einmal eingerichtet, läuft das ohne dich.

Vielleicht fragst du dich noch, warum du die eingebaute Rechnungsfunktion von Smoobu nicht nutzt. Sie erstellt Rechnungen nur auf Klick statt automatisch für jede Buchung, sie kennt keine automatische Storno-Logik, und die fertigen Rechnungen landen nicht in deiner Buchhaltung. Warum sich der Umstieg lohnt, liest du im Detail an anderer Stelle. Der Rest dieses Beitrags erklärt den dritten Weg, denn er ist der einzige der drei, der dauerhaft ohne Handarbeit auskommt.

Wie kommen Smoobu-Buchungen automatisch als Rechnung nach Lexware Office?

bnbills verbindet dein Smoobu-Konto mit Lexware Office und erzeugt die Rechnungen über die Rechnungsfunktion von Lexware Office. Das läuft in zwei Abläufen, die sich ergänzen.

Im Standard-Ablauf erstellt bnbills einmal täglich für alle am Vortag abgereisten Buchungen die fertige Rechnung in Lexware Office. Du musst nichts anstoßen und nichts exportieren. Den Ablauf kannst du dir im Beitrag Wie funktioniert bnbills Schritt für Schritt ansehen.

Zusätzlich gibt es den Weg über den Gast. Braucht ein Geschäftsreisender eine Firmenrechnung, trägt er seine Rechnungsdaten selbst in ein Online-Formular ein. Den Link dazu baust du über einen bnbills-Platzhalter einmalig in deine automatischen Smoobu-Nachrichten ein, danach bekommt ihn jeder Gast von selbst. bnbills erstellt die Rechnung nach dem Absenden sofort und schickt sie dem Gast zu. Den kompletten Ablauf beschreibt der Beitrag zur automatischen Rechnung für Geschäftsreisende.

Bei der Umsatzsteuer legst du einmal fest, welcher Steuersatz für welche Position gilt, etwa 7 Prozent für Übernachtung und Endreinigung, 19 Prozent für WLAN oder den Parkplatz. bnbills schreibt jede Rechnungsposition mit genau diesem Steuersatz nach Lexware Office, und Lexware Office ordnet die Position anhand des Satzes selbst dem passenden Erlöskonto zu. Damit erfüllst du das Aufteilungsgebot (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Die Übernachtung selbst ist ermäßigt besteuert, viele Nebenleistungen sind es nicht. Welche Leistung welchen Satz bekommt, steht im Beitrag zum Aufteilungsgebot bei Ferienwohnungen.

Die Kurtaxe läuft ebenfalls mit. bnbills weist sie als eigene Position aus und erstellt passende Rechnungen dafür, statt sie im Übernachtungspreis untergehen zu lassen. Wie Kurtaxe, Citytax und Beherbergungssteuer steuerlich zu behandeln sind, hängt von deiner Gemeinde ab und steht im Beitrag zu Kurtaxe, Citytax und Beherbergungssteuer.

So verbindest du Smoobu mit Lexware Office

Die Einrichtung machst du ein einziges Mal, Technikkenntnisse brauchst du dafür nicht.

1. bnbills-Konto anlegen. Auf bnbills.de registrierst du dich für den Zugang zum Gastgeberportal.
2. Lexware Office verknüpfen. In Lexware Office erstellst du über die Public API einen API-Schlüssel und hinterlegst ihn in bnbills. Die Anleitung zum API-Key in Lexware Office führt dich in wenigen Klicks durch.
3. Smoobu verbinden. Die Smoobu-Anbindung läuft über den Smoobu-Marktplatz. Dort öffnest du unter „Accounting und Legal" den Eintrag bnbills und klickst auf „Verbinden".
4. Apartments und Steuersätze zuordnen. Pro Wohnung legst du einmal fest, in welches Lexware-Office-Konto die Rechnungen laufen und welche Steuerlogik für die Positionen gilt. Ab jetzt erzeugt jede Buchung ihre Rechnung von selbst.

Falls du schon länger vermietest, kannst du bei der Einrichtung auch zurückliegende Monate nachziehen. Das ist z.B. hilfreich, wenn der Steuerberater nach Belegen für den Jahresabschluss fragt.

Ist das GoBD-konform?

Ja, darauf ist der Ablauf ausgelegt. Die Rechnungen entstehen direkt in Lexware Office, und sofern die E-Rechnung dort eingerichtet ist, kommen sie als E-Rechnung im ZUGFeRD- bzw. Factur-X-Format heraus. bnbills arbeitet GoBD- und DSGVO-konform und verarbeitet die Daten auf Servern in Deutschland. Die Ordnungsmäßigkeit deiner Buchführung insgesamt bleibt deine Aufgabe, den Rechnungsteil davon nimmt dir die Automatik ab.

Ob du E-Rechnungen verpflichtend ausstellen musst, ist eine eigene Frage. Die Pflicht betrifft nur Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen, Rechnungen an private Gäste sind ausgenommen, und es gelten Übergangsfristen. Die Details stehen im Beitrag zur E-Rechnungs-Pflicht für Ferienwohnungen. Mit eingerichteter E-Rechnung in Lexware Office bist du dafür schon heute gerüstet, unabhängig davon, wann die Pflicht dich erreicht.

Funktioniert das mit mehreren Apartments und Eigentümern?

Ja, und genau da spielt die Anbindung ihre Stärke aus. bnbills rechnet apartment-genau ab und bildet mehrere Firmen oder Eigentümer aus einem einzigen Account ab. Als Co-Host oder Agentur mit 10, 20 oder 40 Wohnungen legst du je Apartment fest, in welchem Lexware-Office-Konto die Rechnungen entstehen. Jeder Eigentümer bekommt so seine sauber getrennte Buchhaltung, ohne dass du mehrere Zugänge pflegst. Wie du mehrere Ziel-Accounts einrichtest, steht in einem eigenen Beitrag.

Wenn du neben Smoobu ein weiteres PMS im Einsatz hast, bindet bnbills auch Guesty an. So bündelst du mehrere Systeme in einer Abrechnung.

Geht auch Smoobu nach DATEV?

Indirekt ja, über Lexware Office. Einen direkten DATEV-Connector gibt es weder bei Smoobu noch bei bnbills. Der Weg sieht so aus, dass die Rechnungen mit dem jeweils richtigen Steuersatz in Lexware Office entstehen und Lexware Office die zugehörigen Buchungssätze kontiert. Über den DATEV-Export von Lexware Office übergibst du diese Buchungssätze dann an deinen Steuerberater. Für die Rechnungen aus deinen Buchungen heißt das, dass weder du noch dein Berater Erlöskonten von Hand zuordnen müsst.

Was kostet die Anbindung?

bnbills kostet 10 Euro pro Apartment und Monat. Der Preis ist flach, ohne Mengenstaffel und ohne Preis pro Rechnung. Bei zehn Wohnungen sind das 100 Euro im Monat, unabhängig davon, ob im Februar zwanzig oder in der Hochsaison zweihundert Buchungen anfallen. Du kannst monatlich kündigen und hast 30 Tage Geld-zurück-Garantie. Deine Kosten bleiben damit auch in der Hochsaison planbar.

Fazit

Smoobu und Lexware Office von Hand zu koppeln bedeutet jeden Monat dieselbe Tipparbeit. Mit einer automatischen Brücke wird aus jeder Buchung die fertige, GoBD-konforme Rechnung, inklusive sauber aufgeteilter Umsatzsteuer und Kurtaxe als eigener Position. Die Zahlen, die bei deinem Steuerberater ankommen, sind dieselben, die in Smoobu stehen, nur ohne den Umweg über deine Tastatur.

Wenn du sehen willst, wie deine Smoobu-Buchungen automatisch in Lexware Office landen, buch dir eine kurze Demo oder schau dir an, was bnbills bei Smoobu ergänzt.

Häufige Fragen

Kann man Smoobu direkt mit Lexware Office verbinden? Eine native Integration gibt es nicht (Stand: August 2026). Du verbindest beide über einen Dienst wie bnbills, der aus jeder Smoobu-Buchung automatisch eine Rechnung in Lexware Office erzeugt.

Funktioniert das auch mit lexoffice? Ja. lexoffice ist der frühere Name von Lexware Office, es ist dasselbe Produkt. Die Anbindung an Smoobu funktioniert also genauso, wenn dein Konto noch unter dem alten Namen läuft.

Wann entsteht die Rechnung zu einer Buchung? Im Standard-Ablauf einmal täglich für alle am Vortag abgereisten Buchungen. Fordert ein Gast über das Online-Formular eine Rechnung an, zum Beispiel eine Firmenrechnung, entsteht sie sofort.

Ist die automatische Rechnung GoBD-konform? Ja, darauf ist der Ablauf ausgelegt. Die Rechnungen entstehen in Lexware Office, bei eingerichteter E-Rechnung im ZUGFeRD- bzw. Factur-X-Format. bnbills ist auf GoBD und DSGVO ausgelegt und läuft auf Servern in Deutschland.

Wie wird die Umsatzsteuer aufgeteilt? Du legst je Position einmal fest, welcher Steuersatz gilt, etwa 7 Prozent für die Übernachtung und 19 Prozent für nicht begünstigte Leistungen wie WLAN oder Parkplatz. bnbills schreibt jede Position mit ihrem Satz nach Lexware Office, das die Buchung anhand des Satzes selbst kontiert.

Was kostet die Smoobu-Lexware-Anbindung? 10 Euro pro Apartment und Monat, flach und ohne Preis pro Rechnung. Es gibt keinen Vertrag, du kannst monatlich kündigen und hast 30 Tage Geld-zurück-Garantie.

Funktioniert das mit mehreren Apartments und Eigentümern? Ja. bnbills rechnet apartment-genau ab und verbindet mehrere Smoobu- und Lexware-Office-Konten in einem Account. Je Apartment legst du fest, in welcher Buchhaltung die Rechnungen entstehen.

Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Er gibt den Stand vom August 2026 wieder. Ob und wie Umsatzsteuer, Kurtaxe und E-Rechnungspflicht dich betreffen, hängt von deinem Einzelfall ab.