sevdesk-API-Token finden und mit bnbills verbinden

Deinen sevdesk-API-Token findest du im Hauptmenü unter „Erweiterungen“ im Bereich „Integrationen“. Dort blendest du ihn mit deinem Zugangspasswort ein und kopierst ihn in die Anwendung, die du anbinden willst, zum Beispiel bnbills für die automatische Rechnungsstellung aus deinen Buchungen. In diesem Beitrag liest du, in welchem sevdesk-Tarif die Schnittstelle enthalten ist, wie du den Token sicher behandelst und was nach dem Verbinden mit bnbills passiert.

Was der API-Token ist und wofür du ihn brauchst

Der API-Token ist eine Zeichenkette, mit der sich eine externe Anwendung bei deinem sevdesk-Konto ausweist. sevdesk stellt dafür eine REST-API bereit, also eine Programmierschnittstelle, über die andere Programme mit deiner Buchhaltung arbeiten dürfen. Um externe Partner an sevdesk anzubinden, brauchst du diesen Token. Manche Anbieter nennen ihn in ihren Anleitungen auch API-Key oder API-Schlüssel. Bei sevdesk ist damit derselbe Token gemeint.

Für dich als Gastgeber heißt das konkret, dass bnbills mit diesem Token aus jeder Buchung in deinem PMS (Smoobu oder Guesty) die fertige Rechnung in sevdesk anlegen kann. Wie die ganze Strecke von der Buchung bis zur Rechnung aussieht, zeigt dir der Beitrag Smoobu mit sevdesk verbinden.

In sevdesk liegt der Token bereits für dich bereit. Du blendest ihn ein und kopierst ihn. Bei Lexware Office läuft das anders, dort erstellst du den API-Key selbst und kannst für jede Anbindung einen eigenen anlegen. Die Anleitung dafür steht im Beitrag So erstellst du einen API-Key in Lexware Office.

In welchem sevdesk-Tarif die API enthalten ist

Die sevdesk-API ist im Tarif „Buchhaltung Pro“ enthalten. Das nennt die sevdesk-Hilfe ausdrücklich, und auch die Preisseite führt die REST-API nur beim Pro-Tarif auf. Für die bnbills-Anbindung ist „Buchhaltung Pro“ deshalb Voraussetzung.

Die Angabe gilt laut sevdesk für den Tarif „Buchhaltung Pro“ in der sevdesk-Systemversion 2.0 in Deutschland. Falls du noch ein älteres sevdesk-Konto nutzt, wirf einen Blick in die sevdesk-Hilfe oder frag kurz beim Support nach, wie es bei deinem Konto aussieht.

Schritt für Schritt: den sevdesk-API-Token anzeigen

Der übliche Weg läuft über die Integrationen und dauert keine Minute.

1. Erweiterungen öffnen. Melde dich in sevdesk an und öffne im Hauptmenü den Reiter Erweiterungen.

2. Integrationen wählen. Klicke auf Integrationen. Oben auf der Seite findest du den Bereich API-Token für Integrationen.

3. Token einblenden. Klicke auf Einblenden und gib dein Zugangspasswort ein. sevdesk zeigt dir jetzt deinen API-Token an.

4. Token kopieren und einfügen. Kopiere den Token und füge ihn in der Anbindung deines externen Partners ein, bei bnbills also beim Verbinden deines sevdesk-Kontos.

Je nach Tarif gibt es einen zweiten Weg. Dann findest du den Token zusätzlich im Hauptmenü unter Erweiterungen und API, ebenfalls über Einblenden und die Eingabe deines Zugangspassworts.

Den Token sicher behandeln

Behandle den API-Token wie ein Passwort. sevdesk fragt vor dem Einblenden selbst nach deinem Zugangspasswort. Wer den Token besitzt, kann über die Schnittstelle mit deiner Buchhaltung arbeiten. Füge ihn deshalb nur bei Diensten ein, denen du vertraust, und verschicke ihn nicht per E-Mail oder Chat.

sevdesk mit bnbills verbinden: was nach dem Einfügen passiert

Mit dem Token verbindest du dein sevdesk-Konto in bnbills und legst je Apartment fest, dass die Rechnungen nach sevdesk laufen. Ab dann prüft bnbills jede Nacht die Abreisen und legt für diese Buchungen die Rechnungen in sevdesk an, sofern noch keine existiert. Trägt ein Gast in der Gästemappe seine Rechnungsdaten ein, etwa seine Firma, entsteht die Rechnung sofort und geht an seine E-Mail.

Die Rechnungen verhalten sich dabei wie deine übrigen sevdesk-Rechnungen. Sie bekommen die Rechnungsnummer im Nummernkreis-Format deines sevdesk-Kontos, die Kleinunternehmerregelung wird unterstützt. Ändert sich eine Buchung, storniert bnbills die Rechnung beim nächsten Abgleich und stellt eine neue aus. Bezahlte Rechnungen fasst bnbills nicht an.

Auch mehrere sevdesk-Konten sind möglich, etwa eines je Firma. Je Apartment wählst du, in welches Konto die Rechnungen gehen, und du kannst sevdesk und Lexware Office gemischt betreiben. Einen Überblick über den gesamten Funktionsumfang geben dir die Seite zur sevdesk-Integration und der Beitrag sevdesk für Ferienwohnungen.

Wenn du dir die Einrichtung für deine Apartments gemeinsam anschauen willst, buch dir gern einen kurzen Termin oder schau dich auf bnbills.de um.

Häufige Fragen

Wo finde ich den API-Token in sevdesk?

Im Hauptmenü unter Erweiterungen im Bereich Integrationen. Oben auf der Seite klickst du bei „API-Token für Integrationen“ auf Einblenden, gibst dein Zugangspasswort ein und kopierst den Token.

In welchem sevdesk-Tarif ist die API enthalten?

Im Tarif „Buchhaltung Pro“. Die Angabe gilt laut sevdesk für die Systemversion 2.0 in Deutschland. Für die bnbills-Anbindung ist dieser Tarif deshalb Voraussetzung.

Muss ich den API-Token in sevdesk erst erstellen?

Der Token liegt in sevdesk bereits für dich bereit. Du blendest ihn unter Erweiterungen und Integrationen mit deinem Zugangspasswort ein und kopierst ihn.

Ich nutze mehrere sevdesk-Konten. Brauche ich mehrere Token?

Den Token blendest du im jeweiligen sevdesk-Konto ein. Nutzt du mehrere Konten, etwa eines je Firma, verbindest du jedes Konto einzeln in bnbills und legst je Apartment fest, in welches Konto die Rechnungen gehen.

Kann ich den sevdesk-API-Token neu generieren?

Die sevdesk-Hilfe beschreibt dafür aktuell keinen eigenen Klickweg, sie zeigt nur, wie du den Token einblendest. Vermutest du, dass dein Token in fremde Hände geraten ist, wende dich am besten an den sevdesk-Support.

Funktioniert die Anbindung mit Smoobu und Guesty?

Ja. bnbills liest die Buchungen aus Smoobu oder Guesty und legt die Rechnungen in sevdesk an. Beide PMS lassen sich im selben bnbills-Account nutzen, auch gemischt über mehrere Firmen.