sevdesk für Ferienwohnungen: Rechnungen aus Smoobu & Guesty

sevdesk eignet sich gut als Buchhaltung für deine Ferienwohnung. Es schreibt Rechnungen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen je Position, führt deinen Nummernkreis, kennt die Kleinunternehmerregelung, erstellt E-Rechnungen und bringt ab dem Tarif „Rechnung“ eine DATEV-Schnittstelle für deine Kanzlei mit. Deine Buchungen aus Smoobu oder Guesty kennt sevdesk von sich aus nicht. Diese Lücke schließt bnbills, das sevdesk anbindet und aus deinen Smoobu- und Guesty-Buchungen (auch denen aus Airbnb und Booking.com) automatisch die fertige Rechnung in sevdesk erstellt. Dieser Beitrag zeigt dir, was sevdesk für Vermieter leistet, was bei Ferienwohnungs-Rechnungen speziell ist und wie beide Wege aussehen, von Hand und automatisch.

Was sevdesk für Vermieter mitbringt

sevdesk ist eine Cloud-Buchhaltung für kleine Unternehmen. Für deine Vermietung zählen vor allem fünf Funktionen.

• Rechnungen mit mehreren Steuersätzen. Jede Rechnungsposition bekommt ihren eigenen Umsatzsteuersatz, für Deutschland stehen 0, 7 und 19 % zur Wahl. Einen Standardsatz für neue Rechnungen legst du in den Einstellungen fest.
• Nummernkreis. Unter Einstellungen, Buchhaltung, Nummernkreise legst du für den Typ Rechnung Format und nächste Nummer fest. Einen bestehenden Kreis aus deinem alten Programm kannst du dort weiterführen.
• Kleinunternehmerregelung. In den Einstellungen zu Buchhaltung und Steuer wählst du Kleinunternehmer statt Regelbesteuerung. sevdesk setzt dann den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG automatisch auf deine Rechnungen.
• Stornorechnung und Gutschrift. Eine offene oder fällige Rechnung stornierst du über „Mehr“ und „Rechnung stornieren“. sevdesk erzeugt die Stornorechnung mit Bezug auf das Original und der nächsten freien Nummer aus deinem Rechnungs-Nummernkreis. Eine bezahlte oder teilbezahlte Rechnung korrigierst du über die sevdesk-Funktion Gutschrift, etwa mit dem Grund Minderleistung. Das ist ein Korrekturdokument zur Originalrechnung und hat mit der Gutschrift im Sinne des § 14 Abs. 2 UStG (Abrechnung durch deinen Kunden) nur den Namen gemein.
• E-Rechnung. sevdesk erstellt und versendet E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung. Für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland gilt die E-Rechnungspflicht, mit Übergangsfristen (§ 14 Abs. 2 und § 27 Abs. 38 UStG). Was das für Rechnungen an Firmengäste heißt, zeigt der Beitrag E-Rechnung für die Ferienwohnung erstellen.

Für deine Kanzlei bringt sevdesk ab dem Tarif „Rechnung“ eine DATEV-Schnittstelle und die Verknüpfung zu deiner Steuerberatung mit. Unter Steuer und „Mein Steuerberater“ exportierst du Daten im DATEV-Format, oder sie laufen nach Einrichtung durch deine Kanzlei über den DATEV-Buchungsdatenservice bzw. den Rechnungsdatenservice 1.0 direkt dorthin. Welche Daten dabei genau übertragen werden, hängt von deinem Tarif und vom Workflow deiner Kanzlei ab. Belegerfassung, Bankanbindung, Umsatzsteuer-Voranmeldung und EÜR gehören erst zum Tarif „Buchhaltung“. Für die Anbindung an bnbills brauchst du ohnehin „Buchhaltung Pro“. Deine Rechnungen sind die Beleggrundlage für die Einnahmen-Seite. Zahlungen und weitere Vorgänge erfasst du je nach Buchführung zusätzlich, denn in der EÜR zählt eine Einnahme in dem Jahr, in dem sie dir zufließt (§ 11 EStG).

Was bei Rechnungen für Ferienwohnungen speziell ist

Eine Ferienwohnungs-Rechnung hat ein paar Eigenheiten, die eine gewöhnliche Dienstleistungsrechnung nicht kennt.

Zwei Steuersätze auf einer Rechnung. Bist du regelbesteuert, läuft die Übernachtung als kurzfristige Beherbergung mit 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Leistungen, die nicht unmittelbar der Vermietung dienen, fallen nicht unter diese Vorschrift, auch wenn sie im Preis enthalten sind. Für sie gilt ihr eigener Steuersatz, meist 19 %. Seit 2026 gelten zum Beispiel für Speisen (Verpflegungsdienstleistungen ohne Getränke, § 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG) aber auch 7 %. Ein gesondert berechneter Stellplatz trägt in der Regel 19 %. Der Bundesfinanzhof hat dieses Aufteilungsgebot am 21. Mai 2026 bestätigt (V R 8/26, V R 10/26, V R 11/26), als Folge des EuGH-Urteils vom 5. März 2026 (C-409/24 bis C-411/24). Stecken typische Zusatzleistungen ohne eigenen Preis in einem Pauschalangebot, beanstandet die Finanzverwaltung seit dem 1. Januar 2026 einen Anteil von 15 % des Pauschalpreises für sie nicht (Abschnitt 12.16 Abs. 12 UStAE). Die Details erklärt der Beitrag zum Aufteilungsgebot.

Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer. Lag dein Gesamtumsatz im Vorjahr bei höchstens 25.000 Euro und überschreitet er im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht, sind deine Umsätze nach § 19 UStG steuerfrei, sofern du nicht darauf verzichtet hast. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 UStG, der nicht jeden Umsatz mitzählt. Du weist dann keine Umsatzsteuer aus. Was im Gründungsjahr gilt und was auf die Rechnung gehört, steht im Beitrag Ferienwohnung-Rechnung als Kleinunternehmer.

Kurtaxe und Citytax. Liegt bei der Kurtaxe nach der Satzung deiner Gemeinde und den konkreten Rechtsbeziehungen ein durchlaufender Posten vor (§ 10 Abs. 1 Satz 4 UStG), gehört der Betrag nicht zum Entgelt und ist kein eigener Umsatz mit 0 % Umsatzsteuer. In sevdesk lässt sich das Buchungskonto „Durchlaufende Posten“ nicht als Erlöskonto einer Ausgangsrechnung wählen. Wie du die Kurtaxe dort abbildest, stimmst du deshalb mit deiner Kanzlei ab. Eine Citytax oder Beherbergungssteuer kann anders zu behandeln sein. Mehr dazu im Beitrag zu Kurtaxe, Citytax und Beherbergungssteuer.

Stornos und Änderungen. Gäste verlängern, kürzen oder sagen ab. Gibt eine Rechnung danach den tatsächlichen Leistungsumfang oder Betrag nicht mehr richtig wieder, berichtigst du sie (§ 31 Abs. 5 UStDV). Ändert sich nur das Entgelt, berichtigst du nach § 17 UStG den Steuerbetrag. Eine neue Rechnung verlangt diese Vorschrift dafür nicht in jedem Fall. In sevdesk stornierst du eine offene oder fällige Rechnung und stellst sie neu aus, eine bezahlte oder teilbezahlte korrigierst du über die Funktion Gutschrift. Das ist der Arbeitsablauf der Software, die steuerliche Einordnung nimmt er dir nicht ab.

Echte Stornokosten bei einer Absage können nicht steuerbarer Schadensersatz sein. Ein einbehaltener Betrag ist aber nicht allein deshalb frei von Umsatzsteuer, weil der Gast storniert oder nicht anreist. Entscheidend sind Vertragsgestaltung und Rechtsgrund der Zahlung. Das klärst du am besten einmal grundsätzlich mit deinem Steuerberater. Mehr dazu im Beitrag zu Stornos und Rechnungskorrekturen.

Welche Pflichtangaben auf jeder Rechnung stehen müssen, zeigt die Rechnungsvorlage für die Ferienwohnung.

Der Weg von Hand: Buchung für Buchung in sevdesk

Ohne Anbindung öffnest du nach jedem Aufenthalt die Buchung in Smoobu oder Guesty, legst in sevdesk eine Rechnung an, überträgst Gastname, Zeitraum und Beträge und ordnest jede Leistung dem zutreffenden Steuersatz zu oder weist sie als nicht steuerbar aus. Für ein, zwei Wohnungen mit wenigen Gästen im Monat ist das machbar.

Mit jeder weiteren Wohnung wächst der Aufwand Zeile für Zeile. Dazu kommt das Abgleichen. Hat ein Gast nach dem Ausstellen umgebucht, musst du das selbst bemerken und die Rechnung in sevdesk korrigieren. Eine Buchung, die durchrutscht, fällt meist erst auf, wenn deine Kanzlei nachfragt. Smoobu hat eine eigene Rechnungsfunktion, die der Beitrag Smoobu-Rechnungen automatisch erstellen vorstellt. Arbeitest du mit sevdesk als Buchhaltung, bringt bnbills die Rechnungen direkt dorthin.

Der automatische Weg: Rechnungen aus dem PMS direkt in sevdesk

Mit bnbills verbindest du dein PMS (Smoobu oder Guesty) einmal mit deinem sevdesk-Konto. Voraussetzung ist in sevdesk der Tarif „Buchhaltung Pro“, weil erst dort die Schnittstelle für externe Dienste enthalten ist. Danach läuft die Rechnungsstellung weitgehend von selbst.

Jede Nacht nach der Abreise. bnbills prüft jede Nacht die Abreisen, standardmäßig die vom Vortag, und erstellt für diese Buchungen die Rechnung in sevdesk, sofern es noch keine gibt. Die Rechnungsnummer holt bnbills als nächste freie Nummer aus dem Rechnungs-Nummernkreis deines sevdesk-Kontos, und die Rechnung liegt neben deinen übrigen Rechnungen in sevdesk. Bist du Kleinunternehmer, unterstützt bnbills auch das.

Positionen mit deinem Steuersatz. Welche Positionen auf die Rechnung kommen und mit welchem Umsatzsteuersatz, legst du einmal in bnbills fest. Zusätzliche Positionen rechnet bnbills aus dem Buchungsbetrag heraus, der Gesamtbetrag bleibt gleich. bnbills legt jede Position mit ihrem Steuersatz in sevdesk an. Normale Rechnungspositionen verbucht sevdesk nach seiner Steuer- und Kontierungslogik. Sonderfälle wie durchlaufende Posten bildest du gesondert ab.

Netto oder brutto, wie du in sevdesk arbeitest. Gibst du in sevdesk Preise netto ein, schreibt bnbills die Positionen netto und sevdesk rechnet die Umsatzsteuer dazu. Weil sevdesk bei Nettopreisen die Steuer je Position rundet, geht ein Bruttobetrag aus der Buchung nicht immer auf den Cent auf. Dann markiert bnbills die Buchung, und du gleichst den Cent aus. Gibst du Preise brutto ein, übernimmt bnbills die Bruttobeträge. Geht ein Betrag mit einer Zeile nicht auf, teilt bnbills den Aufenthalt in Teilmengen auf.

Änderungen und Stornos. Ändert sich eine Buchung, storniert bnbills bei offenen Rechnungen die Rechnung in sevdesk und stellt eine neue aus. Bezahlte oder teilbezahlte Rechnungen fasst bnbills nicht an, die korrigierst du in sevdesk. Bei jeder Stornierung fragt bnbills dich nach dem Stornopreis, also dem Betrag, der dir bleibt. Bei 0 € entsteht keine Rechnung, eine bestehende wird storniert. Liegt er darüber, entsteht eine Rechnung über den Stornopreis, mit dem Steuersatz aus deiner Stornoeinstellung. Ob und wie dieser Betrag umsatzsteuerlich zu behandeln ist (echter Schadensersatz ist nicht steuerbar, ein einbehaltenes Entgelt steuerpflichtig), klärst du vorab mit deinem Steuerberater und richtest die Stornoeinstellung danach ein. Trägst du nichts ein, wertet bnbills die Stornierung nach 7 Tagen als kostenfrei. Änderungen auf der sevdesk-Seite gleicht bnbills in regelmäßigen Abständen ab.

Firmengäste bekommen ihre Rechnung direkt. Über die Gästemappe kann dein Gast seine Rechnungsdaten eintragen, etwa den Firmennamen. Dann entsteht die Rechnung in sevdesk direkt nach dem Absenden, sofern es noch keine Rechnung gibt, und geht an seine E-Mail-Adresse.

Umstieg mit Buchungsauswahl. Beim Aktivieren eines Apartments wählst du aus, welche Buchungen bnbills übernehmen soll. Beim Umstieg schließt du bereits abgerechnete Buchungen aus, um Doppelrechnungen zu vermeiden. Zurückliegende Monate kannst du in derselben Zahlung nachholen, den Preis siehst du vor dem Kauf.

Bei Smoobu trägt bnbills den nötigen Webhook selbst ein. Details zur Einrichtung findest du auf den Seiten zur Smoobu-Integration und zur Guesty-Integration, den Funktionsumfang für sevdesk auf der Seite zur sevdesk-Integration.

Für Co-Hosts und Agenturen: mehrere sevdesk-Konten in einem Account

Betreust du Wohnungen für mehrere Eigentümer oder laufen deine Objekte über mehrere Firmen, braucht jede Firma ihre eigene Buchhaltung. In einem bnbills-Account verbindest du mehrere PMS- und Buchhaltungskonten und legst je Apartment fest, in welches Buchhaltungskonto seine Rechnungen gehen. Das gilt auch über die Tools hinweg. Ein Apartment kann in ein sevdesk-Konto laufen, das nächste in ein anderes und ein drittes in Lexware Office, falls ein Eigentümer dort bucht. Für Lexware Office gibt es den eigenen Beitrag Lexoffice für Ferienwohnungen. Wie das im Alltag einer Agentur aussieht, zeigt die Seite mehrere Firmen abrechnen.

Für die Kanzleien hilft zusätzlich der Statistik-Bereich in bnbills. Im Tab Steuerberater lädst du eine Auswertung der Rechnungspositionen nach Steuersatz je Monat oder Quartal, die Rechnungspositionen selbst und die abgereisten Buchungen mit und ohne Rechnung als CSV herunter und gibst sie weiter. Eine fertige Umsatzsteuer-Voranmeldung ist das ausdrücklich nicht. Du siehst damit aber auf einen Blick, ob für jeden abgereisten Aufenthalt eine Rechnung existiert.

bnbills kostet 10 € netto je aktiviertem Apartment und Monat, ohne Mindestlaufzeit und monatlich kündbar. Automatisiert wird die Einnahmen-Seite, also die Rechnungen aus deinen Buchungen. Ausgabenbelege und Portal-Provisionen erfasst du oder deine Kanzlei weiterhin in sevdesk (Belegerfassung ab dem Tarif „Buchhaltung“). Bei typischen Provisionsleistungen eines im EU-Ausland ansässigen Portals an dich als Unternehmer schuldest du regelmäßig selbst die Umsatzsteuer (Reverse Charge nach § 13b UStG), das gilt grundsätzlich auch für Kleinunternehmer. Was sonst zur Buchhaltung gehört, fasst der Leitfaden Buchhaltung für Ferienwohnungen zusammen.

Häufige Fragen zu sevdesk für Ferienwohnungen

Wie kommen Smoobu-Buchungen automatisch als Rechnung in sevdesk?

bnbills verbindet Smoobu mit sevdesk und erstellt aus deinen Smoobu-Buchungen nach der Abreise automatisch die fertige Rechnung in sevdesk, mit den Steuersätzen je Position, die du festlegst, und mit der nächsten Nummer aus dem Nummernkreis deines sevdesk-Kontos. Die sevdesk-Anbindung ist für alle bnbills-Konten verfügbar. Mit Guesty funktioniert es genauso.

Ist sevdesk für die Vermietung von Ferienwohnungen geeignet?

Ja. sevdesk schreibt Rechnungen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen je Position, führt einen fortlaufenden Nummernkreis, unterstützt die Kleinunternehmerregelung und erstellt E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung. Ab dem Tarif „Rechnung“ bringt es eine DATEV-Schnittstelle für deine Kanzlei mit. Was sevdesk nicht kennt, sind deine Buchungen aus dem PMS. Die kommen entweder von Hand oder über eine Anbindung wie bnbills hinein.

Kann ich Airbnb-Buchungen in sevdesk abrechnen?

Ja, über dein PMS. Laufen deine Airbnb- und Booking.com-Buchungen in Smoobu oder Guesty zusammen, erstellt bnbills auch für sie die Rechnung in sevdesk. Die Provisionen der Portale erfasst du oder deine Kanzlei als Ausgabe. Sitzt das Portal im EU-Ausland, schuldest du die Umsatzsteuer darauf in der Regel selbst (Reverse Charge, siehe oben).

Wann erstellt bnbills die Rechnung in sevdesk?

In der Nacht nach der Abreise. bnbills prüft jede Nacht die Abreisen, standardmäßig die vom Vortag, und erstellt für jede abgereiste Buchung ohne Rechnung die Rechnung in sevdesk. Trägt ein Gast seine Rechnungsdaten in der Gästemappe ein, entsteht die Rechnung direkt nach dem Absenden, sofern es noch keine gibt.

Was passiert, wenn ein Gast storniert?

bnbills fragt dich nach dem Stornopreis, also dem Betrag, der dir bleibt. Bei 0 € entsteht keine Rechnung, eine bestehende wird in sevdesk storniert. Bleibt dir ein Betrag, stellt bnbills eine Rechnung über diesen Betrag aus. Wie er umsatzsteuerlich zu behandeln ist, klärst du vor der ersten Stornorechnung mit deinem Steuerberater und richtest die Stornoeinstellung in bnbills danach ein. Bezahlte oder teilbezahlte Rechnungen fasst bnbills nicht an, die korrigierst du in sevdesk über die Funktion Gutschrift (dort ein Korrekturdokument zur Originalrechnung).

Exportiert bnbills meine sevdesk-Rechnungen nach DATEV?

Das übernimmt sevdesk selbst. bnbills erstellt die Rechnungen in sevdesk, und von dort gehen sie über den DATEV-Export, den Buchungsdatenservice oder den Rechnungsdatenservice an deine Kanzlei. Welche Daten dabei genau übertragen werden, hängt von deinem sevdesk-Tarif und vom Workflow deiner Kanzlei ab.

Rechnungen in sevdesk, ohne Abtippen

sevdesk ist eine solide Buchhaltung für deine Ferienwohnung, und deine Buchungen liegen bereits vollständig in Smoobu oder Guesty. bnbills verbindet beides. Nach der Abreise legt bnbills die Rechnung in sevdesk an, mit deinen Steuersätzen und deinem Nummernkreis. Wie das mit deinem sevdesk-Konto aussieht, zeigen wir dir gern in einer kurzen Demo.

Dieser Beitrag gibt den Stand von Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Kläre deine individuelle Situation mit deinem Steuerberater.