Lexware Office (lexoffice) für Ferienwohnungen einrichten

Du vermietest eine oder mehrere Ferienwohnungen und suchst eine Buchhaltung, die dich nicht ausbremst. Dabei stolperst du früher oder später über lexoffice, das inzwischen Lexware Office heißt (dasselbe Produkt, nur der Name ist neu). Die kurze Antwort vorweg: Ja, Lexware Office eignet sich gut für die Vermietung von Ferienwohnungen. Du musst es nur einmal richtig einrichten, und du solltest wissen, an welcher Stelle das Tool aufhört und deine Handarbeit anfängt. Genau das liest du in diesem Beitrag.

Ist Lexware Office für Ferienwohnungen geeignet?

Lexware Office ist eine Cloud-Buchhaltung für kleine Unternehmen, und als Gastgeber bist du genau das. Für deine Vermietung bringt es alles Wesentliche mit. Du schreibst Rechnungen, auf Wunsch als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format. Du verbindest dein Bankkonto, und Lexware Office gleicht Zahlungseingänge mit deinen offenen Rechnungen ab. Deine Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellst du direkt im Tool und übermittelst sie über die eingebaute ELSTER-Schnittstelle ans Finanzamt, ohne eigenes ELSTER-Zertifikat (es genügt eine Online-Identifikation). Und für deinen Steuerberater gibt es den DATEV-Export. Die GoBD-Konformität lässt Lexware regelmäßig von einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft testieren. Der Funktionsumfang hängt allerdings vom Tarif ab. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und auch die Public API für externe Anbindungen stecken nicht in jedem Paket. Wirf vor dem Abschluss also einen Blick auf die aktuelle Tarifübersicht.

Deine Buchungen kennt Lexware Office allerdings nicht. Airbnb, Booking.com und dein Property-Management-System (PMS, deine Buchungssoftware, etwa Smoobu oder Guesty) sind für Lexware Office unsichtbar. Auch um die Eigenheiten der Kurzzeitvermietung, also zwei Steuersätze auf einer Rechnung oder die Kurtaxe, kümmert sich das Tool nicht von selbst. Beides ist lösbar. Zuerst geht es um die Einrichtung, danach um die Automatisierung.

So richtest du Lexware Office für deine Vermietung ein

Die Grundeinrichtung machst du ein einziges Mal, danach hält sie dir dauerhaft den Rücken frei.

Steuerliche Basis festlegen. Hinterlege deine Firmendaten und deine Steuernummer. Wichtig ist die Frage, ob du umsatzsteuerpflichtig bist oder die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) nutzt. Als Kleinunternehmer stellst du das in Lexware Office ein, und deine Rechnungen weisen keine Umsatzsteuer aus. Ob die Regelung für dich gilt, hängt von deinen Umsätzen ab (seit 2025 gelten 25.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr) und gehört einmal sauber mit dem Steuerberater geklärt.
Bankkonto anbinden. Verbinde das Konto, auf dem deine Auszahlungen von Airbnb, Booking.com und Direktbuchungen landen. Ab dann laufen deine Kontoumsätze automatisch ein und du ordnest sie den Rechnungen zu.
Steuersätze für deine Leistungen klären. Als regelbesteuerter Vermieter versteuerst du die Übernachtung mit 7 Prozent, viele Zusatzleistungen wie WLAN oder Parkplatz dagegen nicht ermäßigt (Aufteilungsgebot, § 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Welche Leistung welchen Satz bekommt, steht im Beitrag zum Aufteilungsgebot bei Ferienwohnungen. Ein Erlöskonto musst du dabei nicht von Hand wählen, denn Lexware Office kontiert die Positionen anhand ihres Steuersatzes selbst.
Rechnungsangaben vervollständigen. Eine Rechnung für eine Ferienwohnungsbuchung braucht bestimmte Pflichtangaben, bei Regelbesteuerung von der fortlaufenden Rechnungsnummer bis zum Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Gastes. Für Kleinunternehmer und für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gelten vereinfachte Vorgaben. Die komplette Liste findest du im Beitrag zu den Pflichtangaben nach § 14 UStG.
E-Rechnung aktivieren. Seit 2025 musst du als Unternehmer E-Rechnungen empfangen können, und für Rechnungen an inländische Firmenkunden kommt die Ausstellungspflicht schrittweise (als Kleinunternehmer bist du vom Ausstellen befreit). Mit aktivierter E-Rechnung erstellt Lexware Office E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format oder als XRechnung. Was davon dich als Gastgeber betrifft, steht im Beitrag zur E-Rechnungs-Pflicht für Ferienwohnungen.

Damit steht das Fundament. Bist du regelbesteuert, füllt sich deine Umsatzsteuervoranmeldung ab jetzt aus deinen erfassten Rechnungen und Belegen von selbst.

Der wunde Punkt: jede Buchung braucht ihre Rechnung

Jetzt kommt der Teil, an dem viele Gastgeber hängen bleiben. Lexware Office ist eingerichtet, aber die Buchungen stehen in Smoobu, bei Airbnb oder in Guesty. Für jede einzelne Buchung eine Rechnung anzulegen bedeutet, Gastdaten, Zeitraum, Preis, Steuersätze und Kurtaxe von Hand zu übertragen. Bei zwei Wohnungen ist das lästig, bei zehn oder zwanzig frisst es jeden Monat Stunden, und am Monatsende passieren unter Zeitdruck die Tippfehler.

Dafür gibt es eine automatische Brücke. bnbills verbindet dein PMS (Smoobu oder Guesty) mit Lexware Office und erstellt aus jeder Buchung von selbst die fertige Rechnung, einmal täglich für alle Abreisen des Vortags. Jede Position kommt mit dem Steuersatz an, den du einmal festgelegt hast, die Kurtaxe erscheint als eigene Position. Auch Stornierungen bildet bnbills ab und leitet dich direkt zum nötigen Storno-Schritt in Lexware Office. Braucht ein Geschäftsreisender eine Firmenrechnung, trägt er seine Rechnungsdaten selbst in ein Online-Formular ein und bekommt die Rechnung sofort. Wie das für Smoobu im Detail aussieht, liest du im Beitrag Smoobu mit Lexware Office verbinden.

Falls du Rechnungen weiterhin selbst anlegst, lohnt sich der Blick auf den Umgang mit Stornos, denn hier entscheidet sich, ob deine Zahlen stimmen. Wann ein Stornobeleg reicht und wann du eine Rechnungskorrektur brauchst, erklärt der Beitrag zu Stornos und Rechnungskorrekturen in Lexware Office.

Mehrere Wohnungen, Firmen oder Eigentümer

Mit einer Wohnung reicht ein Lexware-Office-Konto. Spannend wird es, wenn du als Co-Host oder Agentur Wohnungen verschiedener Eigentümer betreust oder deine Objekte auf mehrere Firmen verteilt sind. Dann braucht jede Firma ihre eigene, sauber getrennte Buchhaltung. Vorab gehört geklärt, wer gegenüber dem Gast als Vermieter auftritt und in wessen Namen die Rechnung entsteht. Über bnbills legst du je Apartment fest, in welchem Lexware-Office-Konto die Rechnungen entstehen, und steuerst alles aus einem einzigen Account. Wie du mehrere Ziel-Accounts einrichtest, steht in einem eigenen Beitrag.

Der Weg zum Steuerberater: DATEV

Viele Steuerberater arbeiten mit DATEV. Einen direkten DATEV-Anschluss brauchst du als Lexware-Office-Nutzer trotzdem nicht, denn das Tool übergibt deine Buchungssätze über seinen DATEV-Export an die Kanzlei. Entstehen deine Rechnungen mit dem jeweils richtigen Steuersatz, kontiert die Software die zugehörigen Buchungssätze selbst, und dein Berater bekommt sie fertig zugeordnet. Für die Rechnungen aus deinen Buchungen heißt das, dass niemand mehr Erlöskonten von Hand pflegen muss.

Was dir Lexware Office nicht abnimmt

Ein ehrlicher Blick auf die Grenzen gehört dazu, sonst wunderst du dich später.

Ausgabenbelege erfasst du selbst. Belege für Reinigung, Mietwäsche, Software oder Möbel lädst du weiterhin selbst hoch und ordnest sie zu. Welche Konten dafür sinnvoll sind, zeigt der Beitrag zu Ausgaben und SKR-04-Konten für Ferienwohnungen.
Die Provisionsabrechnungen der Portale bleiben Handarbeit. Die Rechnungen von Airbnb und Booking.com über deren Servicegebühren buchst du selbst, in der Regel inklusive Reverse-Charge. Wie das geht, steht im Beitrag zur Airbnb-Kommission in Lexware Office. bnbills nimmt dir dabei die Einnahmen-Seite ab, also Buchungsrechnungen und Kurtaxe. Die Provisionsbelege der Portale gehören nicht dazu.
Die Kurtaxe-Regeln kommen von deiner Gemeinde. Höhe, Befreiungen und Meldeweg legt die kommunale Satzung fest, einen bundesweit einheitlichen Satz gibt es nicht. Die Grundlagen stehen im Beitrag zu Kurtaxe, Citytax und Beherbergungssteuer.

Fazit

Lexware Office ist für Ferienwohnungen eine solide Wahl. Rechnungen, E-Rechnung, Banking, Umsatzsteuer-Voranmeldung und DATEV-Export decken genau das ab, was du als Gastgeber brauchst, und mit der richtigen Grundeinrichtung stimmen auch die zwei Steuersätze auf einer Rechnung. Die Lücke zwischen deinen Buchungen und der Buchhaltung schließt das Tool nicht von allein. Genau dort setzt bnbills an und macht aus jeder Smoobu- oder Guesty-Buchung automatisch die fertige Rechnung in Lexware Office, für 10 Euro pro Apartment und Monat, monatlich kündbar.

Wenn du sehen willst, wie deine Buchungen automatisch in Lexware Office landen, buch dir eine kurze Demo oder lies als Grundlage den Leitfaden zur Buchhaltung für Ferienwohnungen.

Häufige Fragen

Ist lexoffice dasselbe wie Lexware Office?

Ja. lexoffice ist der frühere Name von Lexware Office, es ist dasselbe Produkt. Läuft dein Konto noch unter dem alten Namen, ändert das an Funktionen und Einrichtung nichts.

Eignet sich lexoffice für Ferienwohnungen?

Ja. Rechnungen (auch als E-Rechnung), Bankabgleich, Umsatzsteuer-Voranmeldung und DATEV-Export decken die Buchhaltung eines Gastgebers gut ab. Deine Buchungen aus dem PMS kennt Lexware Office nicht von selbst, dafür braucht es eine Brücke wie bnbills.

Kann Lexware Office meine Airbnb- und Smoobu-Buchungen automatisch abrechnen?

Nicht von Haus aus. bnbills verbindet Smoobu oder Guesty mit Lexware Office und erstellt aus jeder Buchung automatisch die fertige Rechnung, inklusive Steuersätzen und Kurtaxe. Das gilt auch für Airbnb- und Booking.com-Buchungen, sofern sie über dein PMS laufen.

Wie funktioniert die Umsatzsteuer-Voranmeldung mit Lexware Office?

Deine erfassten Rechnungen und Belege fließen automatisch in die Voranmeldung ein. Du prüfst sie und übermittelst sie über die eingebaute ELSTER-Schnittstelle direkt ans Finanzamt, ein eigenes ELSTER-Zertifikat brauchst du nicht.

Funktioniert Lexware Office auch für Kleinunternehmer?

Ja. Nutzt du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, stellst du das in Lexware Office ein, und deine Rechnungen weisen keine Umsatzsteuer aus. Ob die Regelung für dich passt, klärst du am besten mit deinem Steuerberater.

Welche Steuersätze gelten für Ferienwohnungs-Rechnungen in Lexware Office?

Bei Regelbesteuerung ist die Übernachtung mit 7 Prozent ermäßigt besteuert, viele Zusatzleistungen wie WLAN oder Parkplatz haben 19 Prozent (Aufteilungsgebot). Als Kleinunternehmer weist du dagegen keine Umsatzsteuer aus. In Lexware Office legst du den Satz je Position fest, die Kontierung übernimmt das Tool anhand des Satzes.

Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Er gibt den Stand vom September 2026 wieder. Ob und wie Umsatzsteuer, Kleinunternehmerregelung, Kurtaxe und E-Rechnungspflicht dich betreffen, hängt von deinem Einzelfall ab.