Smoobu-Rechnungen automatisch erstellen, ohne Abtippen
Smoobu-Rechnungen automatisch erstellen: was die Rechnungsfunktion in Smoobu kann, wie die deutsche E-Rechnung läuft und wann sich die Automatik lohnt.
Smoobu führt deine Buchungen aus Airbnb, Booking.com und deiner eigenen Website an einer Stelle zusammen. Damit liegt das meiste, was eine Rechnung braucht, schon im System: Gast, Zeitraum, Preis, Zusatzleistungen. Eine eingebaute Rechnungsfunktion bringt Smoobu ebenfalls mit, und für viele Vermieter ist sie der erste Anlaufpunkt. Dieser Beitrag zeigt dir, was diese Funktion leistet, wo bei mehreren Wohnungen trotzdem Handarbeit bleibt und wie deine Buchhaltung zu jeder Buchung ohne dein Zutun die fertige Rechnung bekommt, inklusive deutscher E-Rechnung.
Kurz gesagt: Smoobu-Rechnungen erstellst du entweder je Buchung von Hand über die eingebaute Rechnungsfunktion, oder du koppelst Smoobu an einen Dienst wie bnbills, der dir das Erstellen komplett abnimmt.
Rechnung in Smoobu erstellen: was die Funktion kann
Smoobu bringt eine eigene Rechnungsfunktion mit. Du öffnest eine Buchung, kontrollierst Gastdaten und Beträge, erzeugst die Rechnung und lädst sie als PDF herunter oder schickst sie an den Gast. Das geht für Buchungen aus jedem Kanal. Eine einmal erstellte Rechnung kann Smoobu über die automatisierten Nachrichten auch zeitversetzt mitschicken, etwa mit einer Zahlungserinnerung. Dazu gibt es die deutsche E-Rechnung im Format XRechnung als kostenpflichtiges Zusatzmodul.
Für eine oder zwei Wohnungen mit überschaubarem Durchlauf reicht das gut aus. Die paar Rechnungen im Monat sind schnell erzeugt und verschickt.
Was die Smoobu-Rechnungsfunktion dir nicht abnimmt
Die Rechnung legst du in Smoobu je Buchung selbst an, erst danach kann eine automatisierte Nachricht sie anhängen, mit der Buchungsbestätigung geht das deshalb nicht. Beim Steuersatz gilt in den Rechnungseinstellungen ein Standardsatz für das ganze Konto. Eine automatische Aufteilung in 7 und 19 % je Position gibt es nicht, abweichende Sätze stellst du in der einzelnen Rechnung von Hand ein. Die Kurtaxe läuft in Smoobu als Zusatzposten im Preis mit, als fester Betrag oder Prozentsatz, auf Wunsch pro Person und Nacht. Das gilt für Direktbuchungen über deine eigene Website, bei Buchungen über Airbnb und Booking.com regelt das jeweilige Portal die Abgabe in den eigenen Einstellungen. Die Befreiungen und Staffeln deiner Gemeindesatzung wendet der Posten aber nicht an. Nach dem Erstellen lädst du das PDF herunter und spielst es in dein Buchhaltungstool ein, damit der Beleg dort liegt, wo dein Steuerberater ihn sucht. Storniert ein Gast, kümmerst du dich um die Korrektur.
Jeder einzelne Handgriff ist klein. Sobald mehrere Einheiten und Objekte zusammenkommen, summiert er sich zu einer Fleißarbeit, die jeden Monat wiederkommt, und gerade Steuersatz und Vollständigkeit sind dabei fehleranfällig. Genau diese Schritte hinter der Rechnungserstellung lassen sich automatisieren.
Welche Angaben auf die Rechnung gehören
Unabhängig davon, wer die Rechnung erzeugt, gelten für regelbesteuerte Gastgeber bei Rechnungen über 250 Euro die Pflichtangaben nach § 14 UStG: Name und Anschrift von dir und vom Gast, deine Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, eine einmalige Rechnungsnummer, der Leistungszeitraum, die Leistungen mit Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Die Rechnungsnummer muss dabei einmalig vergeben sein, eine lückenlose Abfolge verlangt die Finanzverwaltung nicht (Abschnitt 14.5 Abs. 10 UStAE). Bis 250 Euro genügt eine Kleinbetragsrechnung mit reduzierten Angaben (§ 33 UStDV). Eine Beispielstruktur zum Nachbauen findest du in der Rechnungsvorlage für Ferienwohnungen.
Beim Steuersatz gilt das Aufteilungsgebot. Bist du regelbesteuert, trägt die Übernachtung als kurzfristige Beherbergung 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG), und auch die Endreinigung läuft als unmittelbar der Beherbergung dienende Leistung mit 7 %. Leistungen ohne diesen unmittelbaren Bezug, etwa der Parkplatz, tragen 19 %. Eine Buchung kann so zwei Steuersätze auf einer Rechnung haben. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du dagegen keine Umsatzsteuer aus und vermerkst stattdessen auf der Rechnung, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 34a UStDV). Dein Pflichtangaben-Katalog ist insgesamt kürzer, eine Rechnungsnummer verlangt § 34a UStDV zum Beispiel nicht. Welche Leistung welchen Satz bekommt, erklärt der Beitrag zum Aufteilungsgebot bei Ferienwohnungen.
Smoobu und die deutsche E-Rechnung
Die E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der Norm EN 16931. Eine PDF per Mail zählt nicht dazu. In Deutschland sind zwei Formate gängig, die die Norm erfüllen: XRechnung als reines XML und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in den Standardprofilen (technisch identisch mit Factur-X) als PDF mit eingebettetem XML. Smoobu bietet die deutsche E-Rechnung im Format XRechnung als kostenpflichtiges Zusatzmodul an, du stößt sie je Buchung an.
Brauchst du das überhaupt? Empfangen können musst du strukturierte E-Rechnungen im B2B-Geschäft seit dem 1. Januar 2025, ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 darfst du im B2B-Geschäft weiter Papier verschicken (eine PDF nur, wenn der Empfänger zustimmt), bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027, ab 2028 ist die E-Rechnung im B2B-Geschäft Pflicht. Rechnungen an Privatgäste sind davon ausgenommen, und Kleinunternehmer sind dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit (§ 34a UStDV). Deine Gäste sind in der Regel Privatpersonen, die Pflicht betrifft dich also vor allem bei Firmenbuchungen. Die Stichtage und Details stehen im Beitrag zur E-Rechnungs-Pflicht für Ferienvermieter.
Die praktische Frage bleibt dieselbe wie bei der PDF: Wer kümmert sich bei jeder Buchung darum? Auch die E-Rechnung entsteht in Smoobu erst auf deinen Klick. Wie sie von selbst entsteht, zeigt der nächste Abschnitt.
Aus jeder Smoobu-Buchung automatisch die fertige Rechnung
Hier setzt bnbills an und verbindet Smoobu mit deinem Buchhaltungstool (aktuell Lexware Office). Zu jeder Buchung erzeugt bnbills von selbst die fertige Rechnung, im Standard-Ablauf nach der Abreise direkt in Lexware Office, ohne dass du etwas anstößt. Firmenkunden und Geschäftsreisende fordern ihre Firmenrechnung selbst an, über einen Formular-Link, den du einmalig als Platzhalter in deinen Smoobu-Nachrichten hinterlegst. Wie das im Detail läuft, zeigt der Beitrag zur automatischen Rechnung für Geschäftsreisende.
Die Steuerlogik legst du dabei einmal pro Objekt fest. Du bestimmst, welche Position welchen Umsatzsteuersatz trägt. Jede Position landet mit dem hinterlegten Satz in der Rechnung, und das passende Erlöskonto vergibt Lexware Office anhand des Satzes von selbst. Erhebt deine Gemeinde eine Kurtaxe, weist bnbills sie auf Wunsch als eigene Position aus, in der steuerlichen Behandlung, die du passend zu deiner Satzung hinterlegst. Wie die Kurtaxe-Automatik im Ganzen funktioniert, liest du unter Kurtaxe automatisch abrechnen. Ist die E-Rechnung in Lexware Office eingerichtet, entstehen Rechnungen an Firmenkunden automatisch als E-Rechnung im Format ZUGFeRD bzw. Factur-X. Deine Privatgäste bekommen die normale Rechnung, eine E-Rechnung braucht es dort nicht. bnbills arbeitet dabei GoBD-konform, DSGVO-konform und auf Servern in Deutschland. Storniert ein Gast, erkennt bnbills das und zeigt dir die betroffene Rechnung an. Den Storno-Klick in Lexware Office machst du selbst, den passenden Stornobeleg erstellt bnbills danach von allein.
bnbills automatisiert bewusst die Einnahmen-Seite, also Buchungsrechnungen und Kurtaxe. Eine vollständige Buchhaltung oder ein Abgleich der Airbnb- und Booking-Gebührenbelege gehört nicht dazu.
Smoobu-Bordmittel und Automatik im Vergleich
| Aufgabe | Rechnungsfunktion in Smoobu | Smoobu + bnbills |
|---|---|---|
| Rechnung erzeugen | je Buchung von Hand anstoßen, Versand per automatisierter Nachricht möglich | automatisch bei jeder Buchung, kanalunabhängig |
| Steuersätze je Position | ein Standardsatz fürs Konto, Abweichungen je Rechnung von Hand | einmal je Objekt hinterlegt, immer angewendet |
| Deutsche E-Rechnung | XRechnung als Zusatzmodul, je Buchung anzustoßen | ZUGFeRD bzw. Factur-X für Firmenkunden, automatisch erzeugt (bei eingerichteter E-Rechnung in Lexware Office) |
| Kurtaxe | als Zusatzposten (fest oder prozentual) | auf Wunsch als eigene Position, satzungsgerecht behandelt |
| Übergabe in die Buchhaltung | Download und Upload von Hand | Rechnung entsteht direkt in Lexware Office |
| Stornierungen | Rechnung heraussuchen und von Hand korrigieren | Storno wird erkannt, Stornobeleg entsteht nach deinem Storno-Klick |
| Mehrere Firmen oder Eigentümer | Rechnungseinstellungen gelten je Konto | apartment-genau aus einem Account |
bnbills übernimmt die Schritte dahinter, also Steuerlogik, Kurtaxe, E-Rechnung, Stornos und die Übergabe in die Buchhaltung.
Für wen sich die Automatik lohnt
Bei kleinem Bestand und einer Handvoll Buchungen im Monat fährst du mit den Bordmitteln gut. Sobald regelmäßig Buchungen über mehrere Einheiten laufen, womöglich über mehrere Firmen oder Eigentümer, rechnet sich die Automatik. Sie spart die wiederkehrende Tipparbeit und senkt das Fehlerrisiko bei Steuersatz und Vollständigkeit. Auf genau diesen Fall ist bnbills gebaut, apartment-genau und mit mehreren Ziel-Konten aus einem Account. Einen Gesamtüberblick über das Zusammenspiel gibt dir bnbills und Smoobu. Warum sich der Umstieg auch jenseits der Zeitersparnis lohnt, liest du unter Warum brauche ich bnbills.
Was kostet die Rechnungs-Automatik?
bnbills kostet 10 Euro pro Apartment und Monat, unabhängig davon, wie viele Apartments du anbindest. Einen Vertrag gibt es nicht, du kündigst monatlich, und in den ersten 30 Tagen bekommst du dein Geld zurück, wenn es nicht passt. Brauchst du beim Umstieg rückwirkend Rechnungen für vergangene Monate, kostet das einmalig 15 Euro pro Apartment und Rückmonat. Anders als bei einem Preis pro Rechnung weißt du damit vorher, was der Monat kostet, unabhängig davon, wie voll dein Kalender ist.
In drei Schritten eingerichtet
- bnbills-Konto anlegen und Lexware Office verknüpfen.
- Smoobu verbinden, über den Eintrag bnbills im Smoobu-Marktplatz.
- Steuerlogik je Objekt hinterlegen. Ab da entsteht zu jeder Buchung die fertige Rechnung von selbst.
Einrichten musst du das nur einmal, den Weg zeigt dir Schritt für Schritt der Guide Smoobu mit Lexware Office verbinden.
Häufige Fragen
Kann Smoobu Rechnungen automatisch erstellen?
Smoobu erzeugt Rechnungen je Buchung auf Klick. Eine bereits erstellte Rechnung kann über automatisierte Nachrichten zeitversetzt an den Gast gehen, das Erstellen selbst bleibt Handarbeit. Sollen die Rechnungen automatisch entstehen, mit hinterlegter Steuerlogik, Kurtaxe und Übergabe in die Buchhaltung, koppelst du Smoobu an einen Dienst wie bnbills.
Kann Smoobu eine deutsche E-Rechnung ausstellen?
Ja, Smoobu bietet die deutsche E-Rechnung im Format XRechnung als kostenpflichtiges Zusatzmodul an, du stößt sie je Buchung an. Mit bnbills entsteht sie, sobald die E-Rechnung in Lexware Office eingerichtet ist, automatisch aus jeder Firmenbuchung im Format ZUGFeRD bzw. Factur-X.
Wie bekommt mein Gast eine Rechnung aus Smoobu?
In Smoobu erstellst du die Rechnung in der Buchung und schickst sie dem Gast direkt oder über eine automatisierte Nachricht mit. Mit bnbills entsteht die Gastrechnung nach der Abreise automatisch in deiner Buchhaltung, und Gäste mit eigenen Rechnungsdaten, vor allem Firmenkunden, fordern ihre Rechnung selbst über den Formular-Link an und bekommen sie sofort zugeschickt.
Muss ich für Smoobu-Buchungen E-Rechnungen ausstellen?
Empfangen können musst du sie im B2B-Geschäft seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen musst du sie ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 Euro lag, sonst ab 2028, und nur gegenüber inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatgäste sind ausgenommen, Kleinunternehmer dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit. Diese Angaben ersetzen keine Steuerberatung.
Welcher Steuersatz gehört auf die Rechnung?
Bist du regelbesteuert, trägt die Übernachtung 7 %, ebenso die Endreinigung als unmittelbar der Beherbergung dienende Leistung. Leistungen ohne unmittelbaren Bezug zur Beherbergung, etwa der Parkplatz, tragen 19 %. Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus.
Landen die Rechnungen automatisch in meiner Buchhaltung?
Mit bnbills ja. Die Rechnung entsteht direkt in Lexware Office, und das Erlöskonto ordnet Lexware Office anhand des Steuersatzes der Position zu. Die Einrichtung zeigt dir der Guide Smoobu mit Lexware Office verbinden.
Was passiert bei einer Stornierung?
Storniert ein Gast eine Buchung, für die schon eine Rechnung existiert, erkennt bnbills das und zeigt dir die betroffene Rechnung an. Nach deinem Storno-Klick in Lexware Office erstellt bnbills den passenden Stornobeleg, auf Wunsch samt Folgerechnung für eine hinterlegte Stornogebühr. Die Details stehen im Beitrag zu Stornos und Rechnungskorrekturen.
Fazit
Smoobu liefert dir die Buchungsdaten und eine Rechnungsfunktion für den Einzelfall. bnbills macht daraus einen Automatismus. Aus jeder Buchung entsteht die fertige Rechnung mit deiner Steuerlogik direkt in deiner Buchhaltung, auf Wunsch mit Kurtaxe, bei Firmenkunden mit eingerichteter E-Rechnung auch als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format. Du reichst saubere Zahlen an den Steuerberater weiter und gewinnst die Abende zurück, die bisher fürs Abtippen draufgingen.
Wenn du sehen willst, wie das mit deinen Wohnungen aussieht, buch dir eine kurze Demo oder schau dich vorab auf bnbills.de um.
Dieser Beitrag gibt den Stand von September 2026 wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Kläre deine individuelle Situation mit deinem Steuerberater.