Rechnungsvorlage Ferienwohnung: Muster und Pflichtangaben

Die meisten Rechnungsvorlagen für die Ferienwohnung entstehen aus der letzten Rechnung. Du kopierst die Datei, überschreibst Gastname und Zeitraum und zählst die Rechnungsnummer von Hand hoch. Solange der Rahmen dahinter stimmt, ist das Routine. Steht aber ein Fehler im Rahmen, wiederholt er sich auf jeder einzelnen Rechnung. Hier bekommst du die Struktur zum Nachbauen für Word, Excel oder dein Rechnungsprogramm, mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG, der Variante für Kleinunternehmer und einer ehrlichen Antwort auf die Frage, ab wann sich das Ausfüllen von Hand nicht mehr lohnt.

Was eine brauchbare Rechnungsvorlage leisten muss

Ob du sie Vorlage oder Muster nennst, gemeint ist dasselbe wiederverwendbare Dokument. Drei Anforderungen entscheiden, ob es taugt.

Rechtssicher: Die Vorlage enthält alle Pflichtangaben nach § 14 UStG, damit der Gast die Rechnung steuerlich nutzen kann und sie einer Prüfung standhält.
Wiederverwendbar: Die variablen Felder sind klar markiert, der feste Rahmen ändert sich nie. So bleibt auch der Nummernkreis sauber.
Zum Steuermodell passend: Sie bildet dein Modell ab, also Regelbesteuerung mit getrennten Steuersätzen oder die Kleinunternehmerregelung ohne Umsatzsteuer-Ausweis.

Wie eine solche Rechnung Schritt für Schritt entsteht und wann du überhaupt eine ausstellen musst, zeigt dir der Beitrag Rechnung für die Ferienwohnung erstellen. Hier geht es um die fertige Struktur, die du dir einmal anlegst.

Die Pflichtangaben nach § 14 UStG in Kurzform

§ 14 Abs. 4 UStG schreibt vor, was auf einer vollständigen Rechnung stehen muss. Fehlt eine Angabe, ist die Rechnung formal fehlerhaft, und einem gewerblichen Gast kann der Vorsteuerabzug verloren gehen. Für deine Vorlage heißt das konkret:

Vollständiger Name und Anschrift von dir als Vermieter und vom Gast als Leistungsempfänger.
Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Ausstellungsdatum.
Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer.
Menge und Art der Leistung, also Übernachtungen, Objekt und Personenzahl.
Zeitpunkt der Leistung, bei der Beherbergung der Aufenthaltszeitraum von Anreise bis Abreise.
Entgelt, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, dazu jede im Voraus vereinbarte Minderung, etwa ein Rabatt.
Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung.

§ 14 Abs. 4 UStG kennt daneben zwei Sonderfall-Angaben (den Aufbewahrungshinweis und die Angabe „Gutschrift"), die auf typischen Ferienwohnungs-Rechnungen meist entfallen. Die ausführliche Fassung mit allen Sonderfällen liest du im Beitrag Was muss auf einer Rechnung stehen?

Eine Erleichterung nimmst du gleich mit in die Vorlage auf. Bleibt der Gesamtbetrag bei höchstens 250 Euro brutto, reicht eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Dann genügen dein Name und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie der Bruttobetrag mit Steuersatz (bei gemischten Positionen je Steuersatz eine eigene Bruttosumme mit zugehörigem Steuersatz) oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung. Sobald der Gast die Rechnung für seine Firma braucht, stellst du am besten die vollständige Variante aus.

Die Vorlage zum Nachbauen: Aufbau Feld für Feld

Diese Struktur überträgst du eins zu eins in Word, Excel oder dein Rechnungsprogramm. Alles in eckigen Klammern ist ein Platzhalter, den du pro Buchung ersetzt. Die Beispieldaten sind bewusst generisch und gehören zu keiner echten Firma.

Kopfbereich (Absender und Empfänger)

Feld	Platzhalter
Absender	[Name des Vermieters / Firma], [Straße und Hausnummer], [PLZ Ort]
Steuernummer oder USt-IdNr.	[Steuernummer bzw. USt-IdNr., falls vorhanden]
Rechnungsempfänger	[Vorname Nachname des Gastes / Firma], [Straße und Hausnummer], [PLZ Ort]

Rechnungskopf (Metadaten)

Feld	Platzhalter
Rechnungsnummer	[fortlaufende Nummer, z. B. 2026-0042]
Rechnungsdatum	[TT.MM.JJJJ]
Leistungszeitraum	[Anreise TT.MM.] bis [Abreise TT.MM.JJJJ]

Leistungstabelle (der Kern der Vorlage)

Pos.	Beschreibung	Menge	Einzelpreis	Steuersatz	Betrag
1	Übernachtung „[Objektname]"	[X] Nächte	[Preis/Nacht] €	7 %	[Summe] €
2	Endreinigung	1	[Preis] €	7 %	[Summe] €
3	Parkplatz	[X] Tage	[Preis] €	19 %	[Summe] €
4	Kurtaxe / Gästebeitrag*	[X] Personen-Nächte	[Satz] €	./.	[Summe] €

* Schuldet nach der Satzung deiner Gemeinde der Gast die Kurtaxe und ziehst du sie nur im Namen und für Rechnung der Gemeinde ein, läuft sie als durchlaufender Posten. Sie gehört dann nicht zu deinem umsatzsteuerlichen Entgelt (§ 10 Abs. 1 UStG) und steht ohne eigene Umsatzsteuer auf der Rechnung. Benennt die Satzung dich als Schuldner, gilt anderes. Die Details samt Buchung stehen im Beitrag Kurtaxe, Citytax und Beherbergungssteuer richtig abrechnen.

Summenblock

Position	Betrag
Nettobetrag (7 %)	[Summe] €
Nettobetrag (19 %)	[Summe] €
zzgl. Umsatzsteuer 7 %	[Summe] €
zzgl. Umsatzsteuer 19 %	[Summe] €
Kurtaxe (durchlaufender Posten)	[Summe] €
Rechnungsbetrag gesamt	[Summe] €

Fußbereich

Feld	Platzhalter
Zahlungsziel	Zahlbar bis [Datum] auf folgendes Konto
Bankverbindung	[Kontoinhaber] · IBAN [DE..] · [Bank]
Grußformel	[z. B. Vielen Dank für Ihren Aufenthalt.]

Der wichtigste Teil steckt in der Leistungstabelle, denn Beherbergung und Extras werden unterschiedlich besteuert. Gerade bei den Steuersätzen passieren in der Praxis viele Fehler.

Welcher Steuersatz in welche Zeile gehört

Für Ferienwohnungen gilt das Aufteilungsgebot. Die kurzfristige Beherbergung steht mit dem ermäßigten Satz von 7 % auf der Rechnung (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Leistungen, die nicht unmittelbar der Vermietung dienen, fallen aus dieser Ermäßigung heraus. Extras wie Parkplatz, WLAN oder Wellnessangebote berechnest du deshalb mit dem Regelsatz von 19 %. Einzelne Extras haben inzwischen eigene Ermäßigungen. Frühstück und andere Verpflegung rechnest du seit dem 1. Januar 2026 mit 7 % ab, Getränke tragen dabei weiter 19 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). Die übliche Endreinigung darfst du ebenfalls in der Regel mit 7 % abrechnen, weil sie unmittelbar der Beherbergung dient. Deine Vorlage braucht deshalb getrennte Zeilen je Steuersatz und einen Summenblock, der beide Steuerbeträge einzeln ausweist.

Kurz gesagt: Übernachtung und übliche Endreinigung 7 %, Extras wie Parkplatz oder WLAN 19 %, Kurtaxe je nach Satzung als eigene Position ohne eigene Umsatzsteuer. Welche Position welchen Satz bekommt, steht ausführlich im Beitrag zum Aufteilungsgebot.

Voraussetzung für den Steuerausweis ist, dass du der Regelbesteuerung unterliegst. Für Kleinunternehmer sieht die Vorlage anders aus.

Die Variante für Kleinunternehmer: Rechnung ohne Umsatzsteuer

Nutzt du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, sind deine Umsätze seit 2025 steuerfrei. Das gilt, solange dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt. In der Vorlage fallen die Spalten für Steuersatz und Steuerbetrag weg, und der Summenblock schrumpft auf den Rechnungsbetrag. Dazu kommt ein Hinweis auf die Steuerbefreiung, etwa „steuerfrei nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)".

Für Kleinunternehmer-Rechnungen gilt seit 2025 außerdem der vereinfachte Angaben-Katalog des § 34a UStDV, eine fortlaufende Rechnungsnummer ist dort zum Beispiel nicht mehr zwingend. Wichtig für die Vorlage ist vor allem, dass du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweist, auch nicht versehentlich. Weist du trotzdem Steuer aus, behandelt die Finanzverwaltung das als unrichtigen Steuerausweis, aus dem eine eigene Steuerschuld entstehen kann (§ 14c UStG), besonders bei Rechnungen an Firmengäste. Wie du als Kleinunternehmer komplett abrechnest, inklusive der Grenzen im Detail, steht im Abschnitt „Rechnung ohne Umsatzsteuer" der Anleitung zur Ferienwohnungs-Rechnung.

Wann die Vorlage nicht mehr reicht: E-Rechnung

Eine Word- oder Excel-Vorlage erzeugt eine Bildrechnung, also Papier oder PDF. Für private Gäste bleibt das dauerhaft in Ordnung, denn B2C-Umsätze sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Stellst du dagegen einer Firma eine Rechnung aus, läuft eine Übergangsfrist. Bis Ende 2026 darfst du im B2B-Geschäft weiter Papier ausstellen und mit Zustimmung des Empfängers auch ein PDF, bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro gilt das sogar bis Ende 2027. Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze verbindlich, mit Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro. Kleinunternehmer sind vom Ausstellen dauerhaft befreit. Was das für dich als Vermieter bedeutet und wie du dich vorbereitest, liest du im Beitrag zur E-Rechnungs-Pflicht für Ferienwohnungen.

Für die Vorlage heißt das, dass sie bei Geschäftsreisenden und Firmenbuchungen ein Ablaufdatum hat. Wer regelmäßig B2B-Gäste beherbergt, braucht spätestens 2028 ein Werkzeug, das ZUGFeRD oder XRechnung ausgibt.

Fünf typische Fehler in Rechnungsvorlagen

Ein Steuersatz für alles. Übernachtung und Parkplatz zusammen in einer 7-%-Zeile verstoßen gegen das Aufteilungsgebot. Die Vorlage braucht getrennte Zeilen je Satz.
Rechnungsnummern doppelt vergeben. Jede Nummer muss einmalig sein und zu einem fortlaufenden Nummernkreis gehören. Eine lückenlose Abfolge verlangt die Finanzverwaltung nicht, Lücken solltest du in einer Prüfung aber erklären können. Mehrere Nummernkreise (etwa je Objekt) sind zulässig, dann aber konsequent geführt.
Kurtaxe falsch eingeordnet. Ob die Abgabe als durchlaufender Posten ohne Umsatzsteuer läuft oder zu deinem Entgelt gehört, entscheidet die Satzung deiner Gemeinde. Die Vorlage sollte den Regelfall deiner Gemeinde abbilden.
Leistungszeitraum fehlt. Bei der Beherbergung ist der Aufenthaltszeitraum die Leistungszeit. Das Rechnungsdatum allein reicht als Angabe nicht aus.
Als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausgewiesen. Der versehentliche Steuerausweis aus einer alten Vorlage kann eine Steuerschuld nach § 14c UStG auslösen. Die KU-Variante gehört deshalb als eigene Datei abgelegt.

Vorlage oder Automatisierung: was sich wann lohnt

Bei wenigen Buchungen im Monat ist die Vorlage genau richtig. Jede Buchung bleibt allerdings Handarbeit. Du kopierst die Datei, tippst Name, Zeitraum, Nächte, Preis und die getrennten Steuersätze ein, vergibst die nächste Rechnungsnummer und legst die Rechnung unveränderbar ab, wie es die GoBD verlangen. Ein paar Buchungen im Monat sind so in wenigen Minuten erledigt. Wer dreißig Buchungen abrechnet, sitzt dafür jede Woche neu an der Tabelle, und jede Eingabe von Hand bleibt eine Gelegenheit für einen Zahlendreher oder einen falschen Steuersatz.

	Vorlage (Word/Excel)	Rechnungssoftware	Automatisierung aus dem Buchungssystem
Aufwand pro Rechnung	Manuelles Ausfüllen	Halbautomatisch, Stammdaten gespeichert	Praktisch keiner, die Rechnung entsteht aus der Buchung
Fehlerrisiko	Hoch (Tippfehler, Nummernkreis)	Mittel	Gering (Daten kommen aus der Buchung)
Steuersatz-Trennung	Manuell je Rechnung	Teils vorbereitet	Einmal je Position hinterlegt
Gut bei	Wenigen Buchungen	Mittlerem Volumen	Vielen Einheiten, hoher Auslastung

Als Faustregel reicht die Vorlage, solange du die Rechnungen nebenbei schreibst. Sobald mehrere Wohnungen und Eigentümer zusammenkommen oder das Ausfüllen einen festen Platz in deiner Woche braucht, kostet der manuelle Weg vor allem deine Zeit und erhöht das Fehlerrisiko.

Vom Muster zur automatischen Rechnung mit bnbills

An dieser Schwelle setzt bnbills an. Statt für jede Buchung eine Vorlage auszufüllen, verbindet bnbills dein Buchungssystem (Smoobu, Guesty) mit Lexware Office und erzeugt aus jeder Buchung automatisch die fertige Rechnung, dazu Kurtaxe und digitalen Check-in.

Für die Stolperstellen von oben heißt das:

Steuersätze sind einmal hinterlegt. Welchen Umsatzsteuersatz eine Position trägt, legst du je Position in bnbills fest. bnbills schreibt die Rechnung mit diesen Sätzen über die Rechnungsfunktion von Lexware Office, und Lexware Office kontiert anhand des Satzes selbst.
Nummernkreis und Ablage laufen im Buchhaltungstool. Die Rechnungen entstehen direkt in Lexware Office, GoBD-konform und als ZUGFeRD/Factur-X, und bnbills läuft dabei auf Servern in Deutschland. Damit ist auch die E-Rechnungs-Frage für Firmengäste beantwortet.
Apartment-genau aus einem Account. Mehrere Firmen oder Eigentümer rechnest du in einem Account getrennt ab. Spätestens hier stößt die Vorlage bei Co-Hosts und Agenturen an ihre Grenze.

bnbills automatisiert die Einnahmen-Seite, also Buchungsrechnungen plus Kurtaxe. Eine vollständige Buchhaltung oder der Beleg-Abgleich für Airbnb- und Booking-Gebühren gehören nicht dazu. Als Buchhaltungstool ist aktuell Lexware Office angebunden, sevDesk und Lodgify sind in Arbeit, zu DATEV geht es über den DATEV-Export von Lexware Office. Der Preis liegt bei 10 € pro Apartment und Monat, ohne Vertragslaufzeit und mit 30 Tagen Geld-zurück-Garantie.

Häufige Fragen zur Rechnungsvorlage für die Ferienwohnung

Gibt es die Rechnungsvorlage als kostenlosen Download?

Eine fertige Word- oder PDF-Datei bieten wir aktuell nicht an. Die Struktur oben ist aber bewusst so aufgebaut, dass du sie in wenigen Minuten in Word oder Excel nachbaust, mit allen Pflichtfeldern und der getrennten Steuersatz-Logik. Wer regelmäßig viele Rechnungen schreibt, fährt mit einer Automatisierung aus dem Buchungssystem schneller und mit weniger Fehlern.

Welche Pflichtangaben muss die Rechnung für die Ferienwohnung enthalten?

Name und Anschrift von Vermieter und Gast, deine Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung mit Aufenthaltszeitraum, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung (§ 14 Abs. 4 UStG).

Mit welchem Steuersatz stelle ich die Übernachtung in Rechnung?

Die kurzfristige Beherbergung steht mit 7 % auf der Rechnung (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG), die übliche Endreinigung in der Regel ebenfalls. Extras wie Parkplatz oder WLAN tragen 19 %. Beide Sätze gehören getrennt ausgewiesen.

Wie sieht die Vorlage für Kleinunternehmer aus?

Im Kern gleich, aber ohne Steuersatz- und Steuerbetrag-Spalte. Stattdessen trägt sie einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Wichtig ist, dass die KU-Variante wirklich keinen Steuerausweis enthält, sonst droht eine Steuerschuld nach § 14c UStG.

Muss ich jedem Gast eine Rechnung ausstellen?

Bucht ein Unternehmer für sein Unternehmen oder eine juristische Person, bist du verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen. Bei Privatgästen nimmt die Finanzverwaltung die kurzfristige Beherbergung von der Ausstellungspflicht aus. Ein sauberer Beleg je Buchung lohnt sich trotzdem, allein für deine eigene Ablage. Die Details stehen im Beitrag Musst du für jede Buchung eine Rechnung ausstellen?

Kann ich die Vorlage nutzen, wenn ich privat vermiete?

Ja. Wer seine Ferienwohnung nachhaltig gegen Entgelt vermietet, ist umsatzsteuerlich Unternehmer, auch ohne Gewerbeschein. Viele private Vermieter bleiben dabei unter den Grenzen der Kleinunternehmerregelung und nutzen die KU-Variante der Vorlage ohne Steuerausweis. Was sonst noch für private Vermieter gilt, liest du in der Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Ab wann lohnt sich Software statt Vorlage?

Sobald das Ausfüllen zur festen Routine wird, also grob ab mehreren Buchungen pro Woche oder ab mehreren Wohnungen. Ab da spart die Automatisierung Zeit, und Zahlendreher bei Steuersätzen und Rechnungsnummern fallen weg.

Die Vorlage anlegen und irgendwann abgeben

Eine gute Rechnungsvorlage für die Ferienwohnung ist schnell gebaut. Mit der Struktur von oben steht sie in einer halben Stunde, rechtssicher und wiederverwendbar. Wächst dein Setup, gibst du das Ausfüllen ab. bnbills schreibt die Rechnung dann bei jeder Buchung von selbst in Lexware Office, mit deinen Steuersätzen und einem Nummernkreis, der im Buchhaltungstool sauber weiterläuft.

Wenn du sehen willst, wie das mit deinen Wohnungen und deinem PMS aussieht, buch dir eine kurze Demo oder schau dich auf bnbills.de um.

Dieser Beitrag gibt den Stand von September 2026 wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Kläre deine individuelle Situation mit deinem Steuerberater und bei der Kurtaxe mit deiner Gemeinde.