Ferienwohnung-Rechnung als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer

Als Kleinunternehmer stellst du die Rechnung für deine Ferienwohnung ohne Umsatzsteuer aus. Auf der Rechnung stehen kein Steuersatz und kein Steuerbetrag, dafür ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Kleinunternehmerregelung, solange dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt. Dieser Beitrag zeigt dir, wann du unter die Regelung fällst, welche Angaben auf die Rechnung gehören, welcher Fehler dich trotz Steuerbefreiung Geld kostet und was beim Überschreiten der Grenzen passiert.

Wann du mit der Ferienwohnung Kleinunternehmer bist

Die Kleinunternehmerregelung steht in § 19 UStG und wurde zum 1. Januar 2025 grundlegend umgebaut. Viele Ratgeber nennen noch die alten Werte von 22.000 und 50.000 Euro, die seitdem nicht mehr gelten. Der geprüfte Stand sieht so aus:

25.000 Euro im Vorjahr. Dein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr darf 25.000 Euro nicht überschritten haben (§ 19 Abs. 1 UStG).
100.000 Euro im laufenden Jahr. Diese Grenze wirkt sofort. Schon der Umsatz, mit dem du sie überschreitest, ist in voller Höhe steuerpflichtig. Alle Umsätze davor bleiben steuerfrei (Abschnitt 19.1 Abs. 2 UStAE).
Im Gründungsjahr gilt die 25.000-Euro-Grenze. Startest du neu mit der Vermietung, stellt die Finanzverwaltung allein auf den Umsatz des laufenden Jahres ab, und maßgeblich ist die Grenze von 25.000 Euro. Reißt du sie, giltst du ab genau diesem Umsatz als regelbesteuert, wie bei der 100.000-Euro-Grenze (Abschnitt 19.1 Abs. 3, 19.7 Abs. 1 UStAE).
Steuerfrei statt „nicht erhoben". Seit 2025 sind Kleinunternehmer-Umsätze echt steuerfrei. Vorher wurde die Steuer nur nicht erhoben. Für deine Rechnung ändert das die Begründung, praktisch bleibt es beim fehlenden Steuerausweis.

Der Gesamtumsatz wird dabei nach vereinnahmten Entgelten berechnet, zählt also das, was deine Gäste in dem Jahr tatsächlich für ihre Aufenthalte gezahlt haben (§ 19 Abs. 2, § 10 Abs. 1 UStG). Bei Plattformbuchungen rechnest du mit dem vollen Übernachtungspreis. Behält Airbnb oder Booking.com eine Servicegebühr ein, bleibt dein Umsatz trotzdem der volle Betrag, die Gebühr ist eine eigene Ausgabe. Der Gesamtumsatz umfasst außerdem dein gesamtes Unternehmen, nicht nur eine Wohnung. Zwei Ferienwohnungen bedeuten deshalb keine doppelte Grenze, und auch deine übrigen unternehmerischen Umsätze fließen mit ein. Verkaufst du gebrauchte Einrichtung aus der Wohnung, bleibt das dagegen als Anlagevermögen außen vor (Abschnitt 19.2 Abs. 4 UStAE).

Kleinunternehmer bist du als Vermieter übrigens auch ohne Gewerbeschein. Umsatzsteuerlich zählt allein, dass du nachhaltig gegen Entgelt vermietest (§ 2 UStG). Die kurzfristige Beherbergung ist dabei keine steuerfreie Wohnraumvermietung (§ 4 Nr. 12 Satz 2 UStG), ohne Kleinunternehmerregelung wäre sie also umsatzsteuerpflichtig.

Diese Angaben gehören auf die Kleinunternehmer-Rechnung

Viele Gastgeber suchen nach der „Rechnung ohne Mehrwertsteuer". Gemeint ist dasselbe, denn Mehrwertsteuer (MwSt.) und Umsatzsteuer bezeichnen dieselbe Steuer, und als Kleinunternehmer weist du sie in beiden Schreibweisen nicht aus. Für deine Rechnung gilt seit 2025 ein eigener, deutlich kürzerer Angaben-Katalog. Statt der zehn Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG verlangt § 34a UStDV nur noch:

deinen vollständigen Namen und deine Anschrift sowie Name und Anschrift des Gastes,
deine Steuernummer, deine USt-IdNr. oder deine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (die gibt es nur, wenn du am besonderen EU-Meldeverfahren für Kleinunternehmer teilnimmst),
das Ausstellungsdatum,
Umfang und Art der Leistung, bei der Ferienwohnung beschreibst du das am einfachsten mit Objekt, Personenzahl und Aufenthaltszeitraum,
das Entgelt in einer Summe, verbunden mit dem Hinweis, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt,
und, falls dein Gast oder ein von ihm beauftragter Dritter die Rechnung ausstellt (Gutschrift-Verfahren), die Angabe „Gutschrift".

Eine fortlaufende Rechnungsnummer schreibt dir der Katalog nicht mehr vor (Abschnitt 14.5 Abs. 14 UStAE), auch ein gesondertes Leistungsdatum verlangt er nicht. Für deine eigene Ablage und die Nachvollziehbarkeit deiner Einnahmen lohnt sich eine Nummer trotzdem. Übersteigt der Rechnungsbetrag 250 Euro nicht, gelten zusätzlich die Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV, dann darfst du zum Beispiel Name und Anschrift des Gastes weglassen. Der Hinweis auf die Steuerbefreiung gehört trotzdem auf die Rechnung.

Beim Hinweis reicht ein klarer Satz, zum Beispiel „steuerfrei nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)". Eine vorgeschriebene Formulierung gibt es nicht, die Finanzverwaltung akzeptiert sogar umgangssprachliche Angaben wie „steuerfreier Kleinunternehmer", solange eindeutig erkennbar ist, warum keine Steuer ausgewiesen wird (Abschnitt 14.7a Abs. 1 UStAE).

Wie der komplette Rechnungsaufbau mit Kopf, Positionen und Summenblock aussieht, zeigt dir die Rechnungsvorlage für die Ferienwohnung. Dort steht auch die Kleinunternehmer-Variante als Muster zum Nachbauen.

Dieser Fehler kostet trotz Steuerbefreiung Geld

Weist du als Kleinunternehmer auf einer Rechnung Umsatzsteuer aus, schuldest du den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt, bis die Rechnung berichtigt ist (§ 14c Abs. 1 UStG). Das passiert schneller, als es klingt. Eine alte Vorlage mit 7-Prozent-Zeile, ein Rechnungsprogramm mit voreingestelltem Steuersatz oder eine kopierte Rechnung aus der Zeit vor dem Wechsel in die Kleinunternehmerregelung reichen aus.

Eine Entschärfung gibt es nach Verwaltungsauffassung nur für den Fall, dass du die Leistung tatsächlich erbracht und die Rechnung nachweislich an einen Endverbraucher gestellt hast, etwa an einen privaten Feriengast (BMF-Schreiben vom 27.02.2024 in Verbindung mit dem BMF-Schreiben vom 18.03.2025). Den Nachweis musst du führen. Bei Rechnungen an Firmengäste und Geschäftsreisende bleibt es bei der Steuerschuld, und dein Gast kann die ausgewiesene Steuer trotzdem nicht als Vorsteuer ziehen.

Prüf deine Vorlage und deine Programm-Einstellungen deshalb einmal gründlich, bevor die Saison losgeht. Richtig eingestellt steht jede Position ohne Steuersatz drin, endet der Summenblock beim Rechnungsbetrag, und der § 19-Hinweis ist fest im Fußtext verankert.

Was „ohne Umsatzsteuer" sonst noch bedeutet

Die zweite Seite der Steuerbefreiung:

Kein Vorsteuerabzug. Die Umsatzsteuer aus deinen Eingangsrechnungen, etwa für Reinigung, Möbel oder Handwerker, bekommst du nicht erstattet (§ 15 Abs. 2 UStG).
Keine E-Rechnungs-Pflicht beim Ausstellen. Als Kleinunternehmer darfst du deine Rechnungen dauerhaft auf Papier stellen, als einfache PDF mit dem Einverständnis deines Gastes, das formlos und auch stillschweigend erteilt werden kann (§ 34a Satz 4 UStDV, § 14 Abs. 1 UStG). Empfangen können musst du E-Rechnungen seit 2025 trotzdem, ein normales E-Mail-Postfach genügt. Die Einzelheiten stehen im Beitrag zur E-Rechnungs-Pflicht für Ferienwohnungen.
Grundsätzlich keine Umsatzsteuer-Voranmeldung und keine Jahreserklärung. Seit der Neuregelung bist du von den laufenden Erklärungspflichten befreit (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG), von der Jahreserklärung bereits seit dem Besteuerungszeitraum 2024. Fordert dich das Finanzamt auf oder überschreitest du unterjährig die Grenze, musst du trotzdem erklären.

Die Ausnahme: Gebühren von Airbnb und Booking

An einer Stelle begegnet dir die Umsatzsteuer auch als Kleinunternehmer wieder. Die Servicegebühren, die Airbnb oder Booking.com dir aus dem EU-Ausland in Rechnung stellen, lösen die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers aus (§ 13b UStG). Als Unternehmer schuldest du auf diese Gebühren die deutsche Umsatzsteuer, auch als Kleinunternehmer, und kannst sie mangels Vorsteuerabzug nicht gegenrechnen. Für die betroffenen Zeiträume gibst du eine Umsatzsteuer-Voranmeldung ab, dazu kommt die Jahreserklärung (§ 18 Abs. 4a UStG). Immerhin zählen diese bezogenen Leistungen nicht zu deinem Gesamtumsatz und knabbern damit nicht an deinen Grenzen. Wie das Verfahren funktioniert, erklärt dir der Beitrag zum Reverse-Charge-Verfahren, die Airbnb-Besonderheiten stehen im Beitrag zur Airbnb-Rechnung mit oder ohne Umsatzsteuer.

Kurtaxe auf der Kleinunternehmer-Rechnung

Ob die Kurtaxe auf deiner Rechnung auftaucht und wie sie behandelt wird, hängt von deiner kommunalen Satzung ab. Schuldet der Gast die Abgabe und ziehst du sie nur im Namen und für Rechnung der Kommune ein, ist sie ein durchlaufender Posten und trägt ohnehin keinen Steuersatz. Schuldest du sie selbst und berechnest sie weiter, ist sie Teil deines Entgelts und bei dir als Kleinunternehmer steuerfrei. Der weiterberechnete Betrag zählt dann allerdings zu deinem Gesamtumsatz und damit bei deinen Grenzen mit. Die Einzelheiten samt Buchung stehen im Beitrag zu Kurtaxe, Citytax und Beherbergungssteuer.

Grenze überschritten: der Wechsel zur Regelbesteuerung

Läuft die Vermietung gut, endet die Kleinunternehmerregelung irgendwann. Überschreitest du im laufenden Jahr die 100.000-Euro-Grenze, wechselst du mitten im Jahr, beginnend mit genau dem Umsatz, der die Grenze reißt. Lag dein Vorjahresumsatz über 25.000 Euro, startest du das neue Jahr direkt regelbesteuert. Ab dann gehören auf deine Rechnungen die normalen Steuersätze, bei der Ferienwohnung 7 Prozent auf die Übernachtung (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG) und 19 Prozent auf Extras wie Parkplatz oder WLAN. Achte dabei auf Anzahlungen, denn es zählt, wann das Geld bei dir ankommt. Eine Restzahlung, die erst nach dem Überschreiten der Grenze eingeht, ist steuerpflichtig, auch wenn der Aufenthalt davor lag. Reißt erst die Restzahlung die Grenze, wird der ganze Umsatz samt schon vereinnahmter Anzahlung regelbesteuert (Abschnitt 19.7 Abs. 1 UStAE). Wie du die Sätze sauber trennst, zeigt der Beitrag zum Aufteilungsgebot, und wie die regelbesteuerte Rechnung Schritt für Schritt entsteht, die Anleitung zur Ferienwohnungs-Rechnung.

Du kannst auf die Kleinunternehmerregelung auch freiwillig verzichten, etwa wenn du am Anfang viel investierst und die Vorsteuer ziehen willst. Die Erklärung ist formlos möglich, aber unwiderruflich und nur bis Ende Februar des übernächsten Kalenderjahres abzugeben, und der Verzicht bindet dich mindestens fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG). Danach kannst du ihn mit Wirkung für ein folgendes Kalenderjahr widerrufen. Ob sich das rechnet, ist eine Frage für deinen Steuerberater.

Für den Wechsel selbst brauchst du praktisch eine neue Rechnungs-Einstellung, getrennte Steuersätze und Voranmeldungen. Plane den Übergang, bevor die Grenze fällt, dann musst du keine Rechnungen rückwirkend anfassen.

Mehrere Eigentümer, mehrere Grenzen: der Agentur-Fall

Betreust du als Co-Host oder Agentur Wohnungen verschiedener Eigentümer und tritt jeder Eigentümer gegenüber dem Gast selbst als Vermieter auf, rechnet jeder umsatzsteuerlich für sich. Jeder hat dann sein eigenes Unternehmen, seine eigenen Grenzen und sein eigenes Steuermodell. Vermietest du dagegen im eigenen Namen oder vermieten mehrere Personen gemeinsam, klärst du mit dem Steuerberater, wer umsatzsteuerlich der Vermieter ist. In der Praxis stellt dann ein Teil deiner Eigentümer regelbesteuerte Rechnungen mit 7 und 19 Prozent, ein anderer Teil Kleinunternehmer-Rechnungen ohne Steuerausweis, und beides muss bei jeder einzelnen Buchung richtig herauskommen.

Spätestens hier wird aus einem Merkblatt-Thema laufende Arbeit, denn pro Buchung müssen die richtige Firma, das richtige Konto und die richtigen Steuer-Einstellungen zusammenkommen, über die ganze Saison.

So nimmt dir bnbills die Rechnungen ab

bnbills erzeugt aus jeder Buchung in deinem PMS (Smoobu, Guesty) automatisch die fertige Rechnung in Lexware Office. Welchen Steuersatz eine Position trägt, legst du je Position selbst fest, und bnbills schreibt die Rechnung mit genau diesen Vorgaben über die Rechnungsfunktion von Lexware Office. Mehrere Firmen oder Eigentümer rechnest du apartment-genau aus einem Account ab, jede mit ihrem eigenen Lexware-Office-Konto und ihren eigenen Einstellungen.

Damit läuft der wiederkehrende Teil des Rechnungsschreibens von selbst. Jede Buchung bekommt ihre Rechnung, im richtigen Konto, mit den Steuer-Einstellungen, die du hinterlegt hast, GoBD-konform und auf Servern in Deutschland. bnbills automatisiert dabei die Einnahmen-Seite, also Buchungsrechnungen plus Kurtaxe. Der Grundpreis liegt bei 10 € pro Apartment und Monat, ohne Vertragslaufzeit und mit 30 Tagen Geld-zurück-Garantie.

Häufige Fragen zur Kleinunternehmer-Rechnung für die Ferienwohnung

Muss ich als Kleinunternehmer überhaupt Rechnungen ausstellen?

Eine Pflicht besteht nur gegenüber Unternehmern, die für ihr Unternehmen buchen, und gegenüber juristischen Personen, dann innerhalb von sechs Monaten, auch als Kleinunternehmer. Gegenüber privaten Urlaubsgästen besteht keine Pflicht, solange deine Umsätze unter die Kleinunternehmer-Befreiung fallen. Nach einem Wechsel zur Regelbesteuerung musst du dagegen auch Privatgästen eine Rechnung stellen, weil die Beherbergung eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück ist. Ein Beleg je Buchung lohnt sich ohnehin, allein für deine eigene Ablage und den Nachweis deiner Umsätze.

Welcher Hinweis muss auf die Rechnung?

Ein Hinweis darauf, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt, zum Beispiel „steuerfrei nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)". Steuersatz und Steuerbetrag entfallen komplett.

Brauche ich als Kleinunternehmer eine Rechnungsnummer?

Der vereinfachte Katalog des § 34a UStDV verlangt keine fortlaufende Rechnungsnummer mehr. Für deine Ablage und saubere Aufzeichnungen ist sie trotzdem sinnvoll.

Gilt die 25.000-Euro-Grenze pro Ferienwohnung?

Sie gilt für dein gesamtes Unternehmen. Alle deine unternehmerischen Umsätze zählen zusammen, egal wie viele Wohnungen du vermietest. Erst recht gibt es keine getrennten Grenzen je Buchungsportal.

Was passiert, wenn ich die 100.000 Euro überschreite?

Der Wechsel kommt sofort. Schon der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, ist in voller Höhe steuerpflichtig. Die Umsätze davor bleiben steuerfrei, du musst also nichts rückwirkend korrigieren.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Du bist dauerhaft von der Pflicht befreit und darfst auf Papier oder, mit dem Einverständnis deines Gastes, als einfache PDF abrechnen. Empfangen können musst du E-Rechnungen seit 2025, dafür reicht ein normales E-Mail-Postfach.

Gibt es ein Muster für die Kleinunternehmer-Rechnung?

Ja, die Rechnungsvorlage für die Ferienwohnung enthält die Kleinunternehmer-Variante als Muster zum Nachbauen, mit derselben Struktur, ohne Steuersatz- und Steuerbetrag-Spalte und mit dem Hinweis auf § 19 UStG.

Was ist mit der Kurtaxe?

Das regelt deine kommunale Satzung. Ziehst du die Kurtaxe nur im Namen und für Rechnung der Kommune ein, ist sie ein durchlaufender Posten und trägt keinen Steuersatz. Ist sie Teil deines eigenen Entgelts, ist sie bei dir als Kleinunternehmer steuerfrei und zählt zu deinem Gesamtumsatz.

So behältst du deine Kleinunternehmer-Rechnungen im Griff

Die Kleinunternehmer-Rechnung für die Ferienwohnung ist die einfachste reguläre Rechnung, die das Umsatzsteuerrecht kennt. Kurzer Angaben-Katalog, ein Hinweis-Satz, kein Steuerausweis. Die eigentliche Arbeit steckt im Blick auf die Grenzen, im sauberen Vorlagen-Setup und darin, dass bei jeder einzelnen Buchung verlässlich eine Rechnung mit deinen Einstellungen entsteht. Sobald das bei dir mehr als eine Handvoll Buchungen im Monat sind, lohnt sich der Schritt zur Automatik.

Wenn du sehen willst, wie deine Buchungen automatisch zu Rechnungen werden, mit deinen Einstellungen und deinen Konten, buch dir eine kurze Demo oder schau dich auf bnbills.de um.

Dieser Beitrag gibt den Stand von Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ob die Kleinunternehmerregelung für dich passt, klärst du mit deinem Steuerberater.