Airbnb-Rechnung für den Gast erstellen: Anleitung für Gastgeber

Die Rechnung über die Übernachtung erstellst du als Gastgeber selbst. Airbnb stellt nur eine Rechnung über die eigene Servicegebühr aus und rechnet deine Vermietungsleistung nicht ab, denn der Beherbergungsvertrag besteht zwischen dir und deinem Gast, und eine Rechnungsfunktion dafür bietet Airbnb nicht an. Fragt dein Gast also nach einer Rechnung, ist das deine Aufgabe. Wie du sie korrekt erledigst, zeigt dir diese Anleitung: welche Pflichtangaben hineingehören, welcher Umsatzsteuersatz gilt, was beim Firmengast anders läuft und wie die Rechnung automatisch aus der Buchung entsteht.

Warum die Rechnung von dir kommt

Bei jeder Airbnb-Buchung ist Airbnb rechtlich nur Vermittler. Den Beherbergungsvertrag schließt du direkt mit deinem Gast, so steht es in den Airbnb-Nutzungsbedingungen. Deshalb kann nur einer die Rechnung über die Übernachtung ausstellen, und das bist du.

Was der Gast von Airbnb bekommt, ist ein Zahlungsbeleg über den gezahlten Gesamtbetrag. Für die private Ablage reicht das oft, als Rechnung über die Beherbergungsleistung taugt es nicht, etwa wenn der Gast die Übernachtung geschäftlich geltend machen will. Auch die „Mehrwertsteuerrechnung" zum Herunterladen im Airbnb-Konto hilft ihm nicht weiter, sie deckt allein Airbnbs Servicegebühr ab. Wie du diese Gebühr steuerlich behandelst und wann deine Rechnung überhaupt Umsatzsteuer enthält, haben wir im Beitrag Airbnb-Rechnung mit oder ohne Umsatzsteuer aufgedröselt. Hier geht es um das Handwerk, also darum, wie die Rechnung an den Gast entsteht.

Musst du für die Airbnb-Buchung eine Rechnung ausstellen?

Das hängt davon ab, wer bucht. Bucht eine Firma, ein Unternehmer für sein Unternehmen oder eine juristische Person, schreibt § 14 Abs. 2 UStG dir die Rechnung binnen sechs Monaten nach der Leistung vor. Das gilt auch, wenn du Kleinunternehmer bist. Bei privaten Urlaubsgästen nimmt die Finanzverwaltung die kurzfristige Beherbergung dagegen ausdrücklich von der Ausstellungspflicht aus (Abschnitt 12.16 Abs. 10 UStAE). Dem Privatgast musst du also keine Rechnung ausstellen, du darfst aber natürlich.

Empfehlenswert ist sie trotzdem für jede Buchung. Die Rechnung ist zugleich dein eigener Beleg gegenüber dem Finanzamt, und ein Gast, der nach einem sauberen Nachweis fragt, bekommt ihn in zwei Minuten statt nach drei Nachrichten. Warum ein sauberer Beleg für jede Buchung trotzdem die bessere Praxis ist, liest du in Musst du für jede Buchung eine Rechnung ausstellen?

Diese Angaben gehören auf die Rechnung

Für eine vollständige Rechnung im normalen Beherbergungsfall verlangt § 14 Abs. 4 UStG diese Angaben:

Vollständiger Name und Anschrift von dir als Leistendem und vom Gast als Empfänger
Deine Steuernummer oder USt-IdNr. (eine von beiden genügt)
Ausstellungsdatum
Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
Leistungsbeschreibung, etwa „Übernachtung Ferienwohnung [Name], 4 Nächte, 2 Personen"
Leistungszeitraum, also Anreise- und Abreisedatum
Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt (netto) samt Steuersatz und Steuerbetrag

Die Brutto-Endsumme schreibt dir das Gesetz nicht vor, ohne sie ist eine Rechnung aber nicht praxistauglich, also gehört sie mit drauf.

Bis 250 Euro brutto darfst du die Kleinbetragsregelung nutzen (§ 33 UStDV). Dann reichen dein Name und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, die Leistungsbeschreibung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit dem Steuersatz. Rechnungsnummer und Gastanschrift sind bei Kleinbeträgen nicht vorgeschrieben. Sobald der Gast die Rechnung geschäftlich einreichen will, nimmst du besser gleich die vollständige Variante. Den kompletten Pflichtangaben-Katalog mit Sonderfällen findest du unter Was muss auf einer Rechnung stehen?, eine nachbaubare Struktur unter Rechnungsvorlage Ferienwohnung.

Umsatzsteuer: 7 oder 19 Prozent, und der Kleinunternehmer-Fall

Bist du regelbesteuert, weist du auf die Übernachtung den ermäßigten Satz von 7 % aus (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG). Für Leistungen, die nicht unmittelbar der Vermietung dienen, gilt das Aufteilungsgebot. Sie bekommen ihren eigenen Steuersatz, auch wenn sie im Pauschalpreis stecken. Ein Stellplatz liegt bei 19 %, Frühstücks-Speisen seit dem 1. Januar 2026 bei 7 %, Getränke bei 19 %. Auf derselben Rechnung können also mehrere Steuersätze stehen. Die Details samt Beispielen findest du im Beitrag 7 oder 19 Prozent? Das Aufteilungsgebot einfach erklärt.

Wichtig für den Betrag ist, dass deine Rechnung über den vollen Preis geht, den der Gast für die Übernachtung zahlt, und zwar auch dann, wenn Airbnb dir nach Abzug der Servicegebühr weniger auszahlt (§ 10 Abs. 1 UStG). Eine Gäste-Servicegebühr, die Airbnb dem Gast zusätzlich berechnet, gehört dagegen nicht auf deine Rechnung. Die Gebühr, die Airbnb einbehält, ist ein eigener Ausgaben-Vorgang, den du getrennt in deiner Buchhaltung erfasst.

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG stellst du die Rechnung ohne Umsatzsteuer aus und ergänzt den Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer (§ 34a UStDV). Die übrigen Angaben behältst du am besten bei. Das Gesetz verlangt von Kleinunternehmern sogar etwas weniger, zum Beispiel keine Rechnungsnummer, fürs saubere Buchhalten empfiehlt die sich aber trotzdem. Die Regelung greift seit 2025 bis 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr.

Schritt für Schritt: die Rechnung zur Airbnb-Buchung

Buchungsdaten zusammentragen. Gastname, Zeitraum, Personenzahl und gezahlter Betrag stehen in deinem PMS oder in den Buchungsdetails im Airbnb-Konto. Eine Rechnungsanschrift des Gastes stellt Airbnb dir dort allerdings nicht bereit, die fragst du über die Nachrichten ab. Bis 250 Euro brutto kommst du dank Kleinbetragsregelung notfalls ohne sie aus.
Positionen und Steuersätze festlegen. Übernachtung mit 7 %, getrennt abzurechnende Zusatzleistungen mit ihrem eigenen Satz. Als Kleinunternehmer entfällt der Steuerausweis. Eine kommunale Kurtaxe rechnest du als separate Position ab.
Rechnung mit allen Pflichtangaben erstellen, inklusive fortlaufender Rechnungsnummer aus deinem Nummernkreis.
Rechnung an den Gast senden. Als PDF per E-Mail oder auf Papier, mehr verlangt hier niemand. Der elektronische Versand braucht formal die Zustimmung des Gastes, und die gibt ein Gast, der die Rechnung selbst anfragt, in aller Regel gleich mit. Die E-Mail-Adresse holst du dir über die Airbnb-Nachrichten.
Dein Doppel aufbewahren. Das Duplikat deiner Rechnung bewahrst du acht Jahre auf (§ 14b UStG), revisionssicher und unveränderbar, so wie es die GoBD verlangen.

Die Airbnb-Servicegebühr taucht auf dieser Rechnung nicht auf. Sie läuft zwischen Airbnb und dir, samt eigener steuerlicher Behandlung über das Reverse-Charge-Verfahren.

Bei einer Handvoll Buchungen im Jahr ist dieser Ablauf machbar. Ab einem Dutzend Apartments wird er zur täglichen Fleißarbeit, und gerade Steuersatz-Aufteilung und einmalig vergebene Rechnungsnummern verzeihen keine Schlamperei. Vermietest du auch außerhalb von Airbnb, findest du die allgemeine Anleitung samt Beispielrechnung unter Rechnung für die Ferienwohnung erstellen.

Firmengast: die zwei Unterschiede

Beim Geschäftsreisenden oder Firmengast ändern sich gegenüber dem Privatgast zwei Dinge. Erstens bist du zur Rechnung verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung. Zweitens gehört die Firma mit vollständiger Anschrift als Rechnungsempfänger auf das Dokument, sonst scheitert der Gast oberhalb der 250-Euro-Grenze beim Vorsteuerabzug, und in der Spesenabrechnung wird eine Rechnung ohne Firmenanschrift in der Praxis oft ebenfalls nicht akzeptiert. Über 250 Euro brutto führt an der vollständigen Rechnung ohnehin kein Weg vorbei.

Eine strukturierte E-Rechnung im Sinne der neuen Pflicht brauchst du dafür heute noch nicht. Bis Ende 2026 darfst du im B2B-Geschäft weiterhin Papier verschicken oder, wenn der Empfänger zustimmt, eine PDF. Danach greift die Ausstellungspflicht je nach Vorjahresumsatz gestaffelt ab 2027 beziehungsweise 2028. Kleinunternehmer bleiben dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit. Was da auf Vermieter zukommt, steht im Beitrag zur E-Rechnungs-Pflicht für Ferienwohnungen. Wie du Rechnungen für Geschäftsreisende komplett automatisierst, zeigt dieser Smoobu-Workflow.

Drei Tipps für die Rechnungsanfrage

Hol dir die Rechnungsdaten vor der Anreise. Nach dem Check-out antworten Gäste träge. Eine kurze Nachricht bei der Buchungsbestätigung („Brauchst du eine Rechnung auf Firmenanschrift?") erspart die Jagd nach der Adresse Wochen später.
Halte den Ablauf standardisiert. Eine feste Vorlage oder ein Tool schlägt jede improvisierte Word-Datei. Fehler passieren vor allem dann, wenn du jede Airbnb-Rechnung neu von Hand schreibst und dabei jedes Mal neu überlegst.
Führe den Nummernkreis sauber weiter. Jede vermietende Firma braucht ihre eigene Nummernfolge mit einmalig vergebenen Rechnungsnummern. Wer Rechnungen mal hier, mal dort erstellt, produziert Dubletten, und die fallen bei der Betriebsprüfung auf.

Automatisch statt abgetippt: die Rechnung aus jeder Buchung

Läuft deine Vermietung über ein PMS wie Smoobu oder Guesty, muss niemand Buchungsdaten abtippen. bnbills verbindet dein PMS mit Lexware Office und erstellt aus jeder Buchung automatisch die fertige Rechnung, apartment-genau und auch über mehrere Firmen oder Eigentümer in einem Account. Welcher Position welcher Steuersatz zugeordnet ist, definierst du einmal in bnbills, Lexware Office übernimmt auf dieser Basis die Kontierung. Die Rechnungen entstehen GoBD-gerecht und, mit aktivierter E-Rechnung in Lexware Office, im ZUGFeRD-Format. Die Verarbeitung läuft auf Servern in Deutschland.

Auch die Rechnungsanfrage selbst erledigt sich damit. Über einen Link in deinen Buchungsnachrichten geben Gäste ihre Rechnungs- und Firmendaten selbst ein, und die Firmenrechnung entsteht automatisch. Dazu erfasst bnbills die Kurtaxe gleich mit. Die Ausgaben-Seite, also Servicegebühren und Provisionsbelege, bleibt bewusst außen vor, denn bnbills automatisiert die Einnahmen-Seite deiner Buchhaltung.

bnbills kostet pauschal 10 Euro pro Apartment und Monat, monatlich kündbar. Beim Einstieg lassen sich gegen eine einmalige Gebühr auch Rechnungen für zurückliegende Buchungen erzeugen. Wenn du sehen willst, wie deine Airbnb-Rechnungen künftig von selbst entstehen, buch dir eine kurze Demo.

Häufige Fragen zur Airbnb-Rechnung für den Gast

Mein Airbnb-Gast will eine Rechnung. Was mache ich jetzt?

Du erstellst sie selbst, denn Airbnb rechnet deine Übernachtung nicht ab. Frag den Gast nach der gewünschten Rechnungsanschrift, erstelle die Rechnung mit allen Pflichtangaben und dem richtigen Steuersatz (in der Regel 7 % auf die Übernachtung) und schick sie als PDF. Ein Doppel bewahrst du acht Jahre auf.

Kann ich die Rechnung direkt in Airbnb erstellen?

Airbnb bietet dafür keine Funktion. Im Airbnb-Konto findest du nur die Mehrwertsteuerrechnung über die Servicegebühr und Zahlungsbelege. Die Rechnung über die Beherbergung erstellst du außerhalb von Airbnb, manuell oder automatisch aus deinem PMS heraus.

Muss ich einem privaten Airbnb-Gast eine Rechnung ausstellen?

Verpflichtet bist du dazu bei privaten Urlaubsgästen in der Regel nicht, weil die Finanzverwaltung Übernachtungsleistungen an Privatpersonen von dieser Pflicht ausnimmt (UStAE 12.16 Abs. 10). Fragt der Gast danach, spricht trotzdem nichts dagegen, und für deine eigenen Unterlagen ist eine Rechnung je Buchung ohnehin die sauberste Lösung.

Über welchen Betrag stelle ich die Rechnung aus, wenn Airbnb mir weniger auszahlt?

Über den vollen Preis, den der Gast für die Übernachtung zahlt (§ 10 Abs. 1 UStG). Die Servicegebühr, die Airbnb vor der Auszahlung abzieht, mindert deinen Umsatz nicht. Sie ist eine eigene Ausgabe, die getrennt in deine Buchhaltung gehört.

Was schreibe ich als Kleinunternehmer auf die Airbnb-Rechnung?

Die Angaben wie sonst auch, nur ohne Steuersatz und Steuerbetrag. Stattdessen ergänzt du den Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Die Umsatzsteuer auf die Airbnb-Servicegebühr ist davon getrennt zu betrachten.

Gibt es eine Vorlage für die Airbnb-Rechnung?

Die Struktur ist dieselbe wie bei jeder Ferienwohnungs-Rechnung. Eine nachbaubare Vorlage mit allen Pflichtangaben, der Kleinunternehmer-Variante und einem Beispiel findest du im Beitrag Rechnungsvorlage Ferienwohnung.

Fazit

Die Airbnb-Rechnung für den Gast ist deine Aufgabe, und sie ist schnell erledigt. Mit den Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG, 7 % auf die Übernachtung und einem sauberen Nummernkreis ist so eine Airbnb-Rechnung in wenigen Minuten geschrieben. Beim Firmengast kommen Pflicht und Firmenanschrift dazu. Und sobald regelmäßig Anfragen kommen, lohnt sich der Schritt von der Vorlage zur Automatik, bei der jede Buchung ihre Rechnung von selbst bekommt.

Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Angaben geben den Stand von September 2026 wieder. Kläre deinen Einzelfall mit deinem Steuerberater.