Jede Ausgabe für deine Ferienwohnung landet in sevdesk als Beleg: hochladen, prüfen, Buchungskonto zuordnen, fertigstellen. Die eigentliche Frage ist dabei, welches Konto zu welcher Ausgabe gehört. Dieser Beitrag ordnet die gängigen Ausgaben einer Ferienwohnung ihrem SKR03- und SKR04-Konto zu und zeigt dir, wie du sie in sevdesk erfasst, vom neuen Sofa über die Reinigungsrechnung bis zur Airbnb-Provision.
Ob du die Kosten als Betriebsausgaben abziehst (bei gewerblicher Vermietung) oder als Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung (§ 21 EStG), hängt von deinem Einzelfall ab. Hier steht deshalb überall schlicht „Ausgaben“. Die Konten unten sind ein bewährter Startpunkt. Das letzte Wort haben dein Kontenplan und deine Steuerkanzlei, und eine Steuerberatung ersetzt dieser Beitrag nicht.
Kontenrahmen in sevdesk festlegen: SKR03 oder SKR04
Den Kontenrahmen wählst du in sevdesk unter Einstellungen, Unternehmen im Bereich „Buchhaltung & Steuern“. Zur Auswahl stehen SKR03 und SKR04, für Österreich der SKR07. Die beiden deutschen Rahmen decken dieselben typischen Geschäftsvorfälle ab, sind aber unterschiedlich gegliedert und nummeriert. SKR03 ordnet die Konten nach Geschäftsprozessen, SKR04 nach dem Aufbau des Jahresabschlusses. Welcher zu dir passt, entscheidet in der Praxis deine Steuerkanzlei, denn sie arbeitet später mit deinen Daten weiter. Auch sevdesk empfiehlt, die Wahl vorab mit dem Steuerberater abzustimmen. In denselben Einstellungen legst du fest, ob du Beträge brutto oder netto eingibst.
Ausgaben erfasst du danach im Menü Belege über „Ausgabe erfassen“, per Drag-and-drop, per Foto aus der App oder per Mail an die sevdesk-Autobox (von deiner bei sevdesk hinterlegten Absenderadresse). Die automatische Belegerkennung schlägt dir Datum, Betrag, Lieferant und Kategorie vor, du kontrollierst und stellst fertig.
Zu den Klickwegen noch ein Hinweis. sevdesk betreibt derzeit zwei Softwareversionen parallel. Neukunden starten auf Version 2, Bestandskonten werden schrittweise umgestellt. Welche Version du nutzt, siehst du in deinem Account unten links über deinen Benutzernamen. Die Konten und die steuerliche Logik sind in beiden Versionen gleich, einzelne Klickwege und die Umsatzsteuerregeln unterscheiden sich aber. Wo das der Fall ist, nennt dieser Beitrag beide Wege. Fehlt dir in Version 1 ein Buchungskonto, legst du es unter Einstellungen, Buchhaltung, Buchungskonten an. sevdesk rät, das nur nach Absprache mit der Steuerkanzlei oder dem Support zu tun.
Arbeitest du mit Lexware Office statt sevdesk, findest du den passenden Konten-Katalog im Beitrag Ausgaben und SKR-04-Konten in Lexware Office für Ferienwohnungen.
Einrichtung und Ausstattung: erst der Wert, dann das Konto
Wie du Möbel, Geräte und Ausstattung erfasst, hängt am Netto-Anschaffungspreis des einzelnen Stücks. Es zählt also der Gegenstand, nicht die Rechnungssumme des Großeinkaufs. Das gilt für Dekoration, Geschirr, Bettwäsche und Elektrogeräte genauso wie fürs Sofa, auch wenn alles auf einem Bon steht. Geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) im Sinne von § 6 Abs. 2 EStG kann dabei nur sein, was beweglich und abnutzbar ist und sich für sich allein nutzen lässt. Die fest verbaute Deckenleuchte wird Teil des Gebäudes und fällt damit raus, der niedrige Preis allein macht noch kein GWG.
| Netto-Wert pro Gegenstand | So buchst du in sevdesk | Konto (SKR03 / SKR04) |
|---|---|---|
| bis 250 € | direkt als Aufwand, ohne GWG-Besonderheit | passendes Aufwandskonto |
| über 250 bis 800 € | in Version 2 das Konto „Geringwertige Wirtschaftsgüter“ wählen und die Behandlung „Geringwertiges Wirtschaftsgut“ auswählen, in Version 1 das passende Anlagekonto wählen und den Schalter „Als GWG behandeln“ aktivieren, sevdesk bucht die Sofortabschreibung im Anschaffungsjahr | 0480 / 0670 (V2) |
| über 800 € | als Anlagegut auf ein Anlagekonto erfassen, sevdesk verteilt die Abschreibung automatisch auf die Monate der Nutzungsdauer | passendes Anlagekonto aus deinem Kontenplan (die sevdesk-Hilfe nutzt als Beispiel 0420 / 0650, Büroeinrichtung) |
Der Sofortabzug ist dabei ein Wahlrecht. Du kannst solche Güter auch regulär über die Nutzungsdauer abschreiben. Deine Anlagegüter samt Abschreibungstabelle findest du anschließend unter Belege, Anlagen. Die Nutzungsdauer liefert die amtliche AfA-Tabelle für das Gastgewerbe, etwa zehn Jahre für gewöhnliche Möbel, drei Jahre für Fernsehgeräte in Fremdenzimmern und fünf Jahre für eine Kaffeemaschine. Was genau du anschaffst, entscheidet über den konkreten Wert aus der Tabelle.
Den Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG (Güter über 250 bis 1.000 Euro netto, aufgelöst über fünf Jahre) bildet sevdesk nicht ab. In der Hilfe steht dazu wörtlich, dass eine Poolabschreibung in sevdesk nicht möglich ist. Das Wahlrecht steht außerdem nur Vermietern mit Gewinneinkünften offen. Ziehst du deine Kosten als Werbungskosten aus Vermietung und Verpachtung ab, gibt es den Sammelposten für dich gar nicht, und es bleibt beim GWG-Sofortabzug.
Beim Küchentausch zieht der Bundesfinanzhof eine klare Grenze. Erneuerst du die Einbauküche komplett, also Spüle, Herd und Einbaumöbel in einem Zug, gilt das Ganze als ein einziges Wirtschaftsgut mit zehn Jahren Nutzungsdauer (BFH, Urteil vom 03.08.2016, IX R 14/15). Die GWG-Grenzen helfen dir dann nicht weiter, auch wenn der einzelne Hängeschrank für sich günstig war.
Laufende Kosten: die typischen Konten
| Ausgabe | SKR03 | SKR04 | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Reinigung und Reinigungsmittel | 4250 | 6330 | auch Putzmaterial und Hygieneartikel wie Seife oder Toilettenpapier |
| Strom, Gas, Wasser | 4240 | 6325 | je Rechnung zuordnen, damit derselbe Aufwand nicht doppelt gebucht wird |
| Internet | 4925 | 6810 | bei privater Mitnutzung nur den Vermietungs-Anteil buchen |
| Telefon | 4920 | 6805 | bei privater Mitnutzung nur den Vermietungs-Anteil buchen |
| Versicherungen (betrieblich) | 4360 | 6400 | der private Teil einer gemischten Police bleibt draußen |
| Miete und Pacht (z. B. Lagerbox, Wäschelager) | 4210 | 6310 | Vorsteuer gibt es nur, wenn die Rechnung tatsächlich Umsatzsteuer ausweist, Vermietung ist oft steuerfrei |
| Software-Abos (PMS, Buchhaltung, Tools) | 4964 | 6837 | für laufende Abos mit zeitlich befristeter Lizenz, gekaufte Software ist ein eigener Fall |
| Buchführungskosten | 4955 | 6830 | laufende Rechts- und Steuerberatung hat ein eigenes Beratungs-Konto |
Eine Reinigungsfirma oder Mietwäsche läuft je nach Kontenplan über ein Fremdleistungs- oder ein Reinigungskonto. Diese Zuordnung legst du einmal mit deiner Kanzlei fest, danach schlägt die Belegerkennung sie meist von selbst vor. Grundsätzlich abziehbar ist, was durch die Vermietung veranlasst ist. Steckt in einer Rechnung auch Privates, etwa beim Internetanschluss im selbst bewohnten Haus mit vermieteter Einliegerwohnung, gehört nur der Vermietungs-Anteil in sevdesk.
Noch ein Wort zur Vorsteuer. Die Hinweise dazu gelten für regelbesteuerte Vermieter, die die Voraussetzungen des § 15 UStG erfüllen. Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG, gibt es keinen Vorsteuerabzug. Du rechnest dann mit den Bruttobeträgen, prüfst die GWG-Grenzen aber weiterhin am Nettowert.
Airbnb- und Booking-Provision: Reverse Charge in sevdesk
Die Provisionen der Portale verdienen einen eigenen Blick, denn hier kontieren viele Gastgeber falsch. Airbnb stellt seine Provision meist von Irland aus in Rechnung, Booking.com sitzt in den Niederlanden. Bei solchen Leistungen aus dem EU-Ausland geht die Steuerschuld nach § 13b UStG auf dich über. Du meldest die Umsatzsteuer selbst an und ziehst sie bei Regelbesteuerung im selben Zug als Vorsteuer ab. Für regelbesteuerte Vermieter passt das Konto „Sonstige Leistungen eines im anderen EU-Land ansässigen Unternehmers“ (SKR03 3123, SKR04 5923). Das Verfahren dahinter erklärt dir Reverse-Charge einfach erklärt, und wie die Provision in Lexware Office gebucht wird, zeigt Airbnb-Kommission korrekt verbuchen.
In sevdesk Version 2 ist die passende Regel schon eingebaut. Du erfasst die Provisionsrechnung, wählst das Buchungskonto und dann die Steuerregel „Reverse Charge, Steuerschuld beim Leistungsempfänger“ mit der Option EU-Ausland. Bei Regelbesteuerung nimmst du die Variante mit Vorsteuerabzug, dann heben sich Steuer und Vorsteuer in der Voranmeldung gegenseitig auf. In Version 1 legst du die Regel selbst an, unter Einstellungen, Buchhaltung, Umsatzsteuerregelungen, laut sevdesk-Hilfe für den EU-Leistungsbezug mit den Voranmeldungs-Kennzahlen 46, 47 und 67 und dem Regelsteuersatz von 19 Prozent. Beim Beleg wählst du die Regel aus und setzt das Feld „Umsatzsteuer in %“ auf 0. Als Kleinunternehmer schuldest du die Steuer aus § 13b UStG ebenfalls, allerdings ohne den Vorsteuerabzug. In Version 2 wählst du dafür die Variante ohne Vorsteuerabzug, in Version 1 brauchst du eine Regel ohne die Vorsteuer-Kennzahl 67 und stimmst Konto und Kennzahlen mit deiner Kanzlei ab. Welche Regel greift, liest du in jedem Fall an der konkreten Provisionsrechnung ab, also an Aussteller, Sitz und Steuerhinweis. Für Rechnungen aus einem Drittland nutzt du eine eigene Regel.
Reparatur sofort, Umbau aktivieren
Reiner Erhaltungs- und Reparaturaufwand, etwa der Handwerker für die tropfende Armatur, ist grundsätzlich sofort abziehbar. Erweiterungen, wesentliche Verbesserungen und neue eigenständige Wirtschaftsgüter aktivierst du dagegen und schreibst sie über die Nutzungsdauer ab. Eine Falle steckt in § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG. Summieren sich Instandsetzungs- und Modernisierungskosten (netto, ohne Umsatzsteuer) in den ersten drei Jahren nach dem Gebäudekauf auf mehr als 15 Prozent der Anschaffungskosten des Gebäudes, werden sie insgesamt zu aktivierungspflichtigen Herstellungskosten. Gerade nach einem Kauf mit anschließender Renovierung gehört diese Grenze früh auf den Tisch deiner Steuerkanzlei.
Die Einnahmen-Seite läuft getrennt
Die Tabellen oben decken deine Ausgaben ab. Der andere Teil der Buchhaltung sind die Einnahmen, also die Rechnung zu jeder einzelnen Buchung mit den Steuersätzen, die du festlegst, und der Kurtaxe. Was bei Airbnb- und Booking-Auszahlungen wirklich als Umsatz zählt, liest du in Einnahmen richtig erfassen, und wie beide Seiten zusammen ein sauberes System ergeben, zeigt der Leitfaden Buchhaltung für Ferienwohnungen.
Genau diesen Einnahmen-Teil automatisiert bnbills. Aus jeder Smoobu- oder Guesty-Buchung entsteht automatisch die fertige Rechnung in deinem sevdesk-Konto, jede Position mit dem Steuersatz, den du einmal festgelegt hast. Voraussetzung ist der sevdesk-Tarif „Buchhaltung Pro“, denn dort ist die API enthalten. bnbills kostet 10 Euro netto je aktiviertem Apartment im Monat. Deine Ausgabenbelege erfasst und kontierst du weiterhin selbst, so wie oben beschrieben. Wie die Einrichtung Schritt für Schritt läuft, zeigt dir Smoobu mit sevdesk verbinden, den Gesamtüberblick gibt sevdesk für Ferienwohnungen. Wenn du das live sehen möchtest, buch dir eine halbstündige Demo.
Häufige Fragen zu sevdesk-Konten für Ferienwohnungen
Welchen Kontenrahmen stelle ich in sevdesk ein, SKR03 oder SKR04?
Beide Standardkontenrahmen decken dieselben typischen Geschäftsvorfälle ab, unterscheiden sich aber in Gliederung und Kontonummern. sevdesk bietet dir unter Einstellungen, Unternehmen im Bereich „Buchhaltung & Steuern“ SKR03 und SKR04 an. Stimm die Wahl vor der ersten Buchung mit deiner Steuerkanzlei ab, denn sie arbeitet später mit deinen Daten weiter.
Wie buche ich ein GWG in sevdesk?
Ein geringwertiges Wirtschaftsgut von netto über 250 bis 800 Euro erfasst du als Ausgabebeleg. In Version 2 wählst du das Konto „Geringwertige Wirtschaftsgüter“ (SKR03 0480, SKR04 0670) und die Behandlung „Geringwertiges Wirtschaftsgut“, in Version 1 das passende Anlagekonto mit dem Schalter „Als GWG behandeln“. sevdesk bucht die Sofortabschreibung im Anschaffungsjahr, und das GWG erscheint in deinen Anlagen als vollständig abgeschrieben. Günstigere Gegenstände bis 250 Euro buchst du einfach direkt als Aufwand.
Auf welches Konto buche ich Reinigungsmittel in sevdesk?
Du erfasst den Bon als Ausgabebeleg und wählst das Reinigungs-Konto, im SKR03 die 4250, im SKR04 die 6330. Dorthin passen auch Shampoo, Toilettenpapier und Putzmaterial für die Ferienwohnung. Sieht dein individueller Kontenplan etwas anderes vor, geht der vor.
Wie buche ich die Airbnb- oder Booking-Provision in sevdesk?
Kommt die Provisionsrechnung aus dem EU-Ausland, greift das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG. In sevdesk Version 2 wählst du beim Beleg die eingebaute Steuerregel „Reverse Charge“ mit der Option EU-Ausland, in Version 1 legst du eine eigene Umsatzsteuerregelung für den EU-Leistungsbezug an (Kennzahlen 46, 47 und 67) und setzt das Umsatzsteuer-Feld auf 0 Prozent. Bei Regelbesteuerung passt das Konto „Sonstige Leistungen eines im anderen EU-Land ansässigen Unternehmers“ (SKR03 3123, SKR04 5923). Als Kleinunternehmer wählst du die Variante ohne Vorsteuerabzug und stimmst das Konto mit deiner Kanzlei ab. Prüfe in jedem Fall die konkrete Rechnung mit Aussteller und Sitz.
Gibt es den Sammelposten (Poolabschreibung) in sevdesk?
Laut sevdesk-Hilfe ist eine Poolabschreibung in sevdesk nicht möglich. Der Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG steht ohnehin nur Vermietern mit Gewinneinkünften offen, bei Werbungskosten aus Vermietung und Verpachtung bleibt es beim GWG-Sofortabzug bis 800 Euro. Willst du ihn mit Gewinneinkünften nutzen, klärst du die Umsetzung am besten vor den ersten Anschaffungen mit deiner Steuerkanzlei, denn die Wahl gilt einheitlich für alle Güter des Jahres über 250 bis 1.000 Euro.
Übernimmt bnbills auch meine Ausgabenbelege?
bnbills automatisiert die Einnahmen-Seite. Aus jeder Buchung in Smoobu oder Guesty entsteht automatisch die passende Rechnung in sevdesk, inklusive der Steuersätze, die du festgelegt hast, und der Kurtaxe als eigener Position. Deine Eingangsrechnungen, vom Sofa bis zur Stromrechnung, erfasst und kontierst du weiterhin selbst in sevdesk.
Dieser Beitrag gibt den Stand von November 2026 wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Kläre deine individuelle Situation mit deinem Steuerberater.