E-Rechnung Ferienwohnung erstellen: ZUGFeRD oder XRechnung?

Für einen Firmengast aus Deutschland erstellst du die E-Rechnung für deine Ferienwohnung am praktischsten im Format ZUGFeRD, im Profil EN 16931. Das ist eine PDF-Rechnung im Archivformat PDF/A-3, in der die Rechnungsdaten zusätzlich als maschinenlesbare XML-Datei stecken. Dein Gast sieht das gewohnte Dokument, und eine passende Buchhaltungssoftware liest die Daten automatisch aus. Die reine XML-Variante XRechnung wird vor allem im öffentlichen Bereich eingesetzt, etwa wenn eine Behörde bei dir übernachtet und sie verlangt. Privatgäste bekommen ihre Rechnung weiter wie bisher.

Kurz zur Pflicht

Seit dem 1. Januar 2025 dürfen dir inländische Geschäftspartner E-Rechnungen ohne deine Zustimmung schicken (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG), empfangen können musst du sie also schon heute. Das gilt auch für Kleinunternehmer. Ausstellen musst du sie nur für einen Firmengast. Gemeint ist hier ein Unternehmen, das die Übernachtung für sein Unternehmen bezieht, etwa für einen Mitarbeiter auf Dienstreise. Die Pflicht nach § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG besteht nur, wenn du und dieses Unternehmen im Inland ansässig seid. Im Inland ansässig ist, wer hier seinen Sitz, seine Geschäftsleitung oder eine am Umsatz beteiligte Betriebsstätte hat, ohne Sitz zählen Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt (§ 14 Abs. 2 Satz 3 UStG). Auch dann greifen Übergangsfristen bis Ende 2026 beziehungsweise Ende 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG). Kleinunternehmer und Rechnungen bis 250 Euro sind ausgenommen. Alle Einzelheiten zu Fristen und Empfang stehen im Beitrag zur E-Rechnungs-Pflicht für Ferienwohnungen. Hier geht es um das Wie.

ZUGFeRD oder XRechnung: welches Format du nimmst

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das ein Computer verarbeiten kann (§ 14 Abs. 1 UStG). Maßstab ist die europäische Norm EN 16931. Ein einfaches PDF zählt nicht dazu, es gilt als sonstige Rechnung. In Deutschland sind zwei Formate gängig:

XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz ohne sichtbare Seite. Sie wird vor allem im öffentlichen Bereich eingesetzt. Auch zwischen Unternehmen ist sie zulässig, für typische Firmengäste ist ZUGFeRD aber meist bequemer, weil dieselbe Datei eine lesbare PDF-Ansicht enthält.
ZUGFeRD (deckungsgleich mit dem französischen Factur-X) ist hybrid. Eine einzige PDF-Datei enthält die lesbare Rechnungsseite und die Rechnungsdaten als XML. Als vollständige Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz taugen laut FeRD die Profile BASIC, EN 16931 und EXTENDED. Die Profile MINIMUM und BASIC WL sind nur Buchungshilfen, ihnen fehlen Pflichtangaben wie die Rechnungspositionen. Aktuell ist die Version 2.5.2.

Für typische Rechnungen an Unternehmen ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 die naheliegende Wahl. Welche Pflichtangaben auf jede Rechnung gehören, listet der Beitrag zu den Pflichtangaben nach § 14 UStG.

Welcher Gast welche Rechnung bekommt

Ob du eine E-Rechnung erstellen musst, hängt davon ab, wer bei dir übernachtet und wer du selbst bist. So sortierst du deine Buchungen:

Privatgast: Keine E-Rechnungspflicht. Stellst du ihm eine Rechnung aus, geht Papier ohne Zustimmung, für ein PDF oder eine E-Rechnung brauchst du die Zustimmung des Gastes (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG).
Firmengast aus Deutschland, Rechnung über 250 Euro: Hier entsteht die E-Rechnung, sobald für die Rechnung keine Übergangsregel mehr greift. Maßgeblich ist, wann die Leistung ausgeführt ist. Für Leistungen bis Ende 2026 darfst du noch Papier oder mit Zustimmung ein PDF schicken, wenn die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt wird. Lag dein Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 Euro, gilt das auch für Leistungen in 2027, wenn die Rechnung bis zum 31. Dezember 2027 übermittelt wird (§ 27 Abs. 38 UStG). Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 UStG des Rechnungsausstellers im Vorjahr. Schreib die Rechnung für einen Aufenthalt im Dezember deshalb am besten noch im Dezember. Geht ein Aufenthalt über den Jahreswechsel, klär mit deinem Steuerberater, in welches Jahr er fällt. Bist du Kleinunternehmer, gilt die Pflicht für dich nicht (mehr dazu unten). Die Fristen im Detail stehen im Beitrag zur E-Rechnungs-Pflicht.
Firmengast, Rechnung bis 250 Euro: Das ist eine Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV). Sie darf immer als sonstige Rechnung gehen. Es zählt der Gesamtbetrag, also alles, was auf der Rechnung steht.
Firmengast aus dem Ausland: Ist das Unternehmen nicht im Inland ansässig, etwa weil es seinen Sitz nur im Ausland hat und weder Geschäftsleitung noch eine beteiligte Betriebsstätte in Deutschland, gibt es keine deutsche E-Rechnungspflicht. Ein PDF oder eine E-Rechnung braucht hier die Zustimmung des Gastes.
Behörde: Beim Bund ist XRechnung der vorgesehene Standard, andere Formate sind zulässig, wenn sie der Norm EN 16931 entsprechen (§ 4 Abs. 1 E-Rechnungsverordnung). Für Direktaufträge bis 1.000 Euro gilt die Pflicht zur elektronischen Rechnung beim Bund nicht (§ 3 Abs. 3 E-Rechnungsverordnung). Format, Leitweg-ID und Übermittlungsweg teilt dir die Behörde mit. Länder und Kommunen haben eigene Regeln.

Woran erkennst du einen Firmengast? Entscheidend ist, dass die Leistung an das Unternehmen für dessen Unternehmen geht (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Ein Firmenname oder eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer können Hinweise sein. Bist du unsicher, frag nach, auf wen die Rechnung lauten soll. Wie Geschäftsreisende ihre Firmendaten selbst angeben, zeigt der Beitrag zur Rechnung für Geschäftsreisende.

E-Rechnung als Kleinunternehmer

Nutzt du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, darfst du Rechnungen über diese steuerfreien Umsätze immer als sonstige Rechnung übermitteln. So steht es ausdrücklich in § 34a UStDV. Wechselst du in die Regelbesteuerung, gelten ab dann die allgemeinen Regeln. Willst du trotzdem ein PDF oder eine E-Rechnung schicken, stimm das am besten vorher mit deinem Gast ab. An Privatgäste und Gäste aus dem Ausland brauchst du dafür ohnehin deren Zustimmung. Was sonst auf eine Kleinunternehmer-Rechnung gehört, steht im Beitrag zur Ferienwohnung-Rechnung als Kleinunternehmer.

Airbnb, Booking.com und die E-Rechnung

Bucht ein Firmengast über Airbnb oder Booking.com, bleibt die Rechnung über die Übernachtung deine Aufgabe. Die Rechnung der Plattform über ihre Service- oder Provisionsgebühr ist von deiner Rechnung über die Übernachtung zu trennen. Für deinen Firmengast gelten deshalb dieselben Regeln wie bei einer Direktbuchung. Wie die Gastrechnung bei Airbnb im Ganzen aussieht, liest du unter Airbnb-Rechnung für den Gast erstellen.

So entsteht die E-Rechnung in der Praxis

ZUGFeRD-Rechnung im Buchhaltungstool erstellen

Der übliche Weg ist dein Buchhaltungsprogramm. In Lexware Office schaltest du die Funktion unter Einstellungen (Zahnrad) und dort unter E-Rechnung ein. Dafür brauchst du Admin-Rechte, und laut Lexware-Hilfe geht das ab der Version M. Danach legst du den Gast als Firmenkontakt an (auch Selbstständige gelten als Firma) und schreibst die Rechnung wie gewohnt. Nach „Weiter zur Vorschau“ zeigt Lexware Office an, ob eine ZUGFeRD-Rechnung oder eine XRechnung entsteht. Fehlen Angaben, erscheint eine Checkliste. Für Privatkontakte bietet Lexware Office keine E-Rechnung an, gesetzlich wäre sie mit Zustimmung des Gastes möglich. Die Einordnung als Firmenkontakt steuert dabei nur das Format. Ob eine E-Rechnung Pflicht ist oder, etwa beim Firmengast aus dem Ausland, seine Zustimmung braucht, richtet sich nach den Gast-Fällen oben. Für eine XRechnung an eine Behörde hinterlegst du am Kontakt zusätzlich Leitweg-ID und Lieferantennummer. Wie du Lexware Office für Ferienwohnungen grundsätzlich einrichtest, steht im Beitrag zu Lexware Office für Ferienwohnungen. Arbeitest du mit sevdesk, zeigt dir der nächste Abschnitt den Weg dort. Andere Buchhaltungsprogramme haben eigene E-Rechnungsfunktionen, die du laut der Hilfe deines Tools einschaltest.

E-Rechnung in sevdesk erstellen

In sevdesk schaltest du die E-Rechnung direkt in der Rechnung über den Schalter „E-Rechnung“ oben ein. Soll ein Kontakt immer eine E-Rechnung bekommen, aktivierst du am Kontakt den Regler „E-Rechnung Standard“. Zwingend ist laut sevdesk-Hilfe, dass deine Umsatzsteuer-ID in den Unternehmenseinstellungen hinterlegt ist. Die E-Mail-Adresse des Empfängers ist ein Pflichtfeld. Fehlt sie am Kontakt, trägst du sie in der Rechnung nach. Eine Leitweg-ID brauchst du nur für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Für Firmengäste setzt sevdesk als Kundenreferenz die 0, und du musst nichts eintragen. Das Format ergibt sich beim Fertigstellen aus dem Versandweg. Mit „Per E-Mail versenden“ geht die Rechnung im ZUGFeRD-Format raus, mit „Nur XML senden“ als XRechnung.

E-Rechnungen schreiben kannst du laut sevdesk in allen Tarifen, im kostenlosen Tarif bis zu drei Rechnungen oder E-Rechnungen im Monat. Eingehende E-Rechnungen verarbeitest du laut sevdesk-Hilfe ab dem Tarif „Buchhaltung“. Dafür lädst du die Datei unter Belege mit „Beleg erfassen“ hoch. Bei ZUGFeRD zeigt sevdesk das PDF an, bei einer reinen XML-Datei erzeugt sevdesk eine Ansicht der Rechnungsdaten, die du wie gewohnt prüfst und abschließt. Für bnbills brauchst du ohnehin den Tarif „Buchhaltung Pro“, weil dort die API enthalten ist. Erstellen und Empfang von E-Rechnungen deckt dieser Tarif also beide ab.

Rechnungen, die bnbills über die sevdesk-Integration anlegt, entstehen derzeit als normale Rechnungen ohne E-Rechnungs-Datei. Braucht ein Firmengast eine E-Rechnung, stellst du sie mit den sevdesk-Funktionen oben aus. Ob sich eine bestehende Rechnung nachträglich auf E-Rechnung umstellen lässt, beantwortet die sevdesk-Hilfe nicht ausdrücklich. Sie beschreibt aber, dass du eine Rechnung, die noch nicht festgeschrieben ist, über „Mehr“ und „Dokument bearbeiten“ wieder in den Entwurfsmodus setzt und anpassen kannst. Eine festgeschriebene Rechnung lässt sich laut sevdesk nicht mehr bearbeiten, Fehler korrigierst du dann über eine Stornorechnung. Solange für deine Rechnung eine Übergangsregel greift, darf sie auch an Firmengäste noch als sonstige Rechnung gehen (siehe die Gast-Fälle oben). Wie sevdesk und bnbills im Alltag zusammenspielen, zeigt der Beitrag zu sevdesk für Ferienwohnungen.

Prüfen, bevor die Rechnung rausgeht

Ein Prüfprogramm (Validator) kontrolliert Format und Regeln der Norm. Eine Prüfung ist sinnvoll, um Format- und Regelfehler früh zu finden. Für XRechnungen stellt die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) einen solchen Validator als technisches XML-Prüftool bereit. Ansehen kannst du E-Rechnungen im E-Rechnungs-Viewer im ELSTER-Portal. Den Inhalt prüft der Validator nicht. Ein falscher Steuersatz bleibt ein Fehler, auch wenn der Validator nichts meldet.

Verschicken

Einen bestimmten Versandweg schreibt das Umsatzsteuergesetz nicht vor. Für Gastgeber ist die E-Mail mit der Rechnungsdatei im Anhang der naheliegende Weg. Behörden geben ihren Weg selbst vor. Bucht ein inländisches Unternehmen für sein Unternehmen, brauchst du für die E-Rechnung seine Zustimmung nicht (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Ein Sendeprotokoll oder die gesendete Mail als Nachweis aufzuheben schadet nicht. Bewahre die Originaldatei unverändert acht Jahre auf, bei ZUGFeRD also das PDF mit der eingebetteten XML (§ 14b Abs. 1 UStG).

E-Rechnung korrigieren

Auch eine berichtigte Rechnung ist eine Rechnung. Für die Berichtigung gelten dieselben Anforderungen an Form und Inhalt wie für die Rechnung selbst (§ 31 Abs. 5 UStDV). War die ursprüngliche Rechnung als E-Rechnung auszustellen, gilt das in der Regel auch für die Berichtigung. Während der Übergangsfristen geht weiter auch eine sonstige Rechnung. Wie Storno und Korrektur einer Rechnung in Lexware Office ablaufen, zeigt der Beitrag zu Stornos und Rechnungskorrekturen.

Rechnungen aus deinen Buchungen mit bnbills

Bevor es um das Format geht, muss die Rechnung überhaupt entstehen. Das übernimmt bnbills. bnbills verbindet Smoobu oder Guesty mit Lexware Office oder sevdesk und legt zu jeder abgereisten Buchung ohne Rechnung die Rechnung für deine Ferienwohnung automatisch im Buchhaltungstool an, mit den Umsatzsteuersätzen, die du je Position festlegst. Hast du in Lexware Office die E-Rechnung eingerichtet, entstehen die Rechnungen, die bnbills dort anlegt, im ZUGFeRD-Format, soweit Lexware Office für den Empfänger eine E-Rechnung vorsieht, etwa bei Firmenkontakten. In sevdesk entstehen die Rechnungen, die bnbills anlegt, derzeit als normale Rechnungen. Eine E-Rechnung für einen Firmengast stellst du dort selbst aus, wie im Abschnitt zu sevdesk beschrieben. Trägt ein Firmengast seine Rechnungsdaten in der Gästemappe ein, entsteht seine Rechnung direkt nach dem Absenden, sofern es noch keine Rechnung gibt, und geht an seine E-Mail-Adresse. Firmenanschriften musst du so nicht mehr einzeln per Nachricht einsammeln.

Willst du die E-Rechnung direkt aus bnbills erzeugen, gibt es bnbills Rechnung. Das ist Early Access und wird schrittweise freigeschaltet. Mit bnbills Rechnung entstehen Rechnung und Stornorechnung ohne eigenes Buchhaltungsprogramm direkt in bnbills. Die E-Rechnung kommt als ZUGFeRD 2.5.2 im Profil EN 16931, also als PDF/A-3 mit eingebetteter XML. Für Rechnungen an Behörden entsteht eine XRechnung 3.0.2, sofern alle vom Auftraggeber verlangten Angaben hinterlegt sind (etwa die Leitweg-ID). Eine Stornorechnung entsteht im selben Format wie die ursprüngliche Rechnung.

Für die E-Rechnung wählst du einen von drei Modi, nämlich aus, immer für Firmen oder „nach Gesetz“. Im Modus „nach Gesetz“ entscheidet bnbills anhand deiner hinterlegten Angaben. Es zählen diese Punkte:

beim Empfänger ist ein Firmenname angegeben
du und dein Gast seid im Inland
du rechnest nicht als Kleinunternehmer ab
der Gesamtbetrag liegt über 250 Euro, Kurtaxe eingerechnet
es greift keine Übergangsregel nach § 27 Abs. 38 UStG mehr
deine eigene Angabe zur 800.000-Euro-Grenze

Das ist eine konfigurierbare Regel auf Basis deiner Angaben und ersetzt keine abschließende Rechtsprüfung. Grundlage ist der angegebene Firmenname. Ob der Gast tatsächlich für sein Unternehmen bucht, prüft bnbills nicht. Ausgestellte Rechnungen bleiben unveränderlich, Korrekturen laufen über eine Stornorechnung, und als Kleinunternehmer bekommst du den Hinweis nach § 34a UStDV auf die Rechnung.

Für Co-Hosts und Agenturen: jede Eigentümerfirma rechnet selbst

Betreust du Wohnungen mehrerer Eigentümer, prüfst du E-Rechnungspflicht, 800.000-Euro-Grenze und Kleinunternehmerregelung je leistendem Unternehmer, also je Rechnungsaussteller. Das muss nicht der Eigentümer der Immobilie sein. Für die 800.000-Euro-Grenze zählt der Gesamtumsatz des Unternehmers, der die Rechnung ausstellt (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). Rechnest du nur im Namen des Eigentümers ab, ist das grundsätzlich der Eigentümer. Tritt deine Agentur im eigenen Namen auf, lass das Modell vom Steuerberater prüfen. In einem Bestand kann also der eine Eigentümer ab 2027 E-Rechnungen brauchen, der nächste erst ab 2028 und ein dritter gar nicht, solange er Kleinunternehmer ist. Wie du Rechnungen für mehrere Eigentümer sauber trennst, zeigt der Beitrag zu Rechnungen für Co-Hosts und Agenturen.

In bnbills ordnest du jeden Rechnungsaussteller seinem eigenen Buchhaltungskonto zu. Mit einem bnbills-Account verbindest du beliebig viele PMS- und Buchhaltungskonten und legst je Apartment fest, in welche Buchhaltung die Rechnung läuft. Wie das aussieht, zeigt die Seite mehrere Firmen abrechnen. bnbills kostet 10 Euro netto je aktiviertem Apartment und Monat, ohne Mindestlaufzeit und monatlich kündbar.

Häufige Fragen zum Erstellen der E-Rechnung

Muss ich für Airbnb-Gäste eine E-Rechnung erstellen?

Die Pflicht kann bestehen, wenn du die Übernachtung an ein im Inland ansässiges Unternehmen für dessen Unternehmen erbringst und selbst im Inland ansässig bist, der Gesamtbetrag über 250 Euro liegt, du nicht als Kleinunternehmer abrechnest und keine Übergangsregel mehr greift. Der Buchungskanal spielt dafür keine Rolle. Für private Airbnb-Gäste besteht keine E-Rechnungspflicht.

ZUGFeRD oder XRechnung, was nehme ich für Firmengäste?

Für typische Firmengäste ist ZUGFeRD im Profil EN 16931 meist bequemer, weil dieselbe Datei eine lesbare PDF-Ansicht und die Rechnungsdaten enthält. XRechnung wird vor allem im öffentlichen Bereich eingesetzt, ist aber auch zwischen Unternehmen zulässig.

Wie verschicke ich eine E-Rechnung an meinen Firmengast?

Das Umsatzsteuergesetz schreibt keinen bestimmten Weg vor, am einfachsten ist die E-Mail mit der Rechnungsdatei im Anhang. Bucht ein inländisches Unternehmen für sein Unternehmen, brauchst du für die E-Rechnung seine Zustimmung nicht (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Die gesendete Mail hebst du am besten als Nachweis auf. Behörden geben ihren Übermittlungsweg selbst vor.

Wie erkenne ich, ob Lexware Office eine E-Rechnung erzeugt?

Nach „Weiter zur Vorschau“ zeigt Lexware Office an, ob eine ZUGFeRD-Rechnung oder eine XRechnung entsteht. Fehlen Angaben, erscheint eine Checkliste. Eine E-Rechnung gibt es dort nur für Firmenkontakte. Für Privatkontakte bietet Lexware Office keine E-Rechnung an, gesetzlich wäre sie mit Zustimmung des Gastes möglich.

Wie prüfe ich, ob meine Rechnung eine echte E-Rechnung ist?

Mit einem Prüfprogramm (Validator), das Format und Regeln der Norm kontrolliert. So findest du Format- und Regelfehler früh. Zum Ansehen eignet sich der E-Rechnungs-Viewer im ELSTER-Portal. Den Inhalt, etwa den Steuersatz, prüft der Validator nicht. Das bleibt deine Aufgabe.

Erstellt bnbills E-Rechnungen?

bnbills legt zu jeder abgereisten Buchung ohne Rechnung die Rechnung in Lexware Office oder sevdesk an. Hast du in Lexware Office die E-Rechnung eingerichtet, entstehen die Rechnungen, die bnbills dort anlegt, im ZUGFeRD-Format, soweit Lexware Office für den Empfänger eine E-Rechnung vorsieht, etwa bei Firmenkontakten. Rechnungen, die bnbills in sevdesk anlegt, entstehen derzeit als normale Rechnungen. Direkt aus bnbills entsteht die E-Rechnung mit bnbills Rechnung (Early Access, schrittweise Freischaltung) als ZUGFeRD 2.5.2 im Profil EN 16931, für Rechnungen an Behörden mit Leitweg-ID als XRechnung 3.0.2. Ob sie entsteht, legst du über den Modus fest (aus, immer für Firmen oder „nach Gesetz“ auf Basis deiner Angaben).

Kann ich mit sevdesk E-Rechnungen für meine Ferienwohnung erstellen?

Ja. In sevdesk aktivierst du die E-Rechnung über den Schalter „E-Rechnung“ in der Rechnung oder als Standard am Kontakt. Hinterlegt sein müssen deine Umsatzsteuer-ID und die E-Mail-Adresse des Empfängers. Per E-Mail verschickt sevdesk die E-Rechnung als ZUGFeRD, über „Nur XML senden“ als XRechnung. Erstellen kannst du E-Rechnungen laut sevdesk in allen Tarifen. Rechnungen, die bnbills in sevdesk anlegt, entstehen derzeit als normale Rechnungen. Die sevdesk E-Rechnung für einen Firmengast stellst du deshalb in sevdesk selbst aus.

Format klären, Rechnung automatisieren

Für die E-Rechnung brauchst du drei Dinge: das richtige Format für den richtigen Gast, ein Werkzeug, das sie erzeugt, und einen kurzen Prüfschritt. Aufwendig wird es erst, wenn du jede Rechnung einzeln anstoßen musst. Mit bnbills entstehen die Rechnungen zu deinen abgereisten Buchungen automatisch in deinem Buchhaltungstool, in Lexware Office mit eingerichteter E-Rechnung für Firmenkontakte im ZUGFeRD-Format und in sevdesk derzeit als normale Rechnung. Firmengäste geben ihre Daten selbst ein. Die E-Rechnung direkt aus bnbills gibt es mit bnbills Rechnung (Early Access, schrittweise Freischaltung). Wie das mit deinen Firmengästen aussieht, zeigen wir dir gern in einer kurzen Demo.

Dieser Beitrag gibt den Stand von Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Kläre deine individuelle Situation mit deinem Steuerberater.