Airbnb, Booking.com und deine eigene Website führen jeweils einen eigenen Belegungskalender. Schon ab dem zweiten Kanal hält nur noch Software die Verfügbarkeiten zuverlässig synchron. Genau dafür gibt es das Buchungsprogramm für Ferienwohnungen, auch Property Management System (kurz PMS) genannt. Es sammelt alle Buchungen in einem Kalender, hält Preise und Verfügbarkeiten auf allen Kanälen aktuell und übernimmt die Nachrichten an deine Gäste. Welche Funktionen dabei wirklich zählen, woran du die Auswahl festmachst und welche Aufgaben nach jeder Buchung weiterlaufen, liest du hier. Denn nach jeder Buchung stehen noch Rechnung, Kurtaxe und Check-in an. Dafür bringt dein Buchungsprogramm höchstens Grundfunktionen mit, fertig erledigt sind die drei damit nicht.

Diese Funktionen muss ein Buchungsprogramm für Ferienwohnungen mitbringen

Die etablierten Programme unterscheiden sich im Detail, der Kern ist aber bei allen gleich. Achte auf diese fünf Bausteine:

  • Kalender-Synchronisation (Channel Manager): Das Programm gleicht Verfügbarkeiten mit Airbnb, Booking.com und weiteren Portalen in beide Richtungen ab. Bucht ein Gast auf einem Kanal, blockt das Programm die Daten automatisch auf allen anderen. So vermeidest du Doppelbuchungen, eine der teuersten Pannen im Vermieter-Alltag.
  • Zentrale Buchungsverwaltung: Alle Reservierungen aus allen Kanälen stehen in einer Ansicht, mit Gastdaten, Zeitraum und Preis. Je mehr Einheiten du betreust, desto wichtiger wird dieser eine Kalender.
  • Gästekommunikation: Buchungsbestätigung, Anreise-Infos und Erinnerungen gehen automatisch raus, idealerweise mit Vorlagen und Platzhaltern je Buchung. Bei größeren Beständen gehört ein zentraler Posteingang für alle Kanäle dazu.
  • Direktbuchungen: Eine eigene Buchungsstrecke (Booking Engine) für deine Website nimmt Buchungen ohne Portal-Provision an und gehört bei vielen Programmen zum Paket.
  • Preissteuerung und Auswertungen: Saisonpreise, Rabatte und Mindestaufenthalte stellst du zentral ein. Berichte zeigen dir Auslastung und Umsatz je Einheit.

Bei Smoobu gehören Direktbuchungen über die eigene Website fest zum Buchungssystem für Ferienwohnungen und laufen in derselben Kalender- und Preissynchronisation wie Airbnb, Booking.com, Expedia und weitere Portale. Guesty verbindet die großen Portale über offizielle Zwei-Wege-Schnittstellen und bündelt alle Reservierungen im Multi-Kalender und alle Nachrichten in einem Posteingang.

Woran du die Auswahl festmachst

Die Funktionslisten der Anbieter lesen sich ähnlich. Den Unterschied machen vier Fragen, die du vor dem Test beantworten solltest.

Wie viele Einheiten betreust du, heute und in zwei Jahren? Für eine einzelne Wohnung zählt einfache Bedienung. Ab einer Handvoll Einheiten brauchst du Mehrbenutzer-Funktionen, Aufgabenverwaltung fürs Team und eine Ansicht über alle Objekte. Wer als Co-Host oder Agentur für mehrere Eigentümer arbeitet, sollte auf getrennte Abrechnungen und Berichte je Eigentümer achten.

Welche Kanäle nutzt du wirklich? Prüfe, ob deine Portale per offizieller Schnittstelle angebunden sind. Eine echte Zwei-Wege-Anbindung überträgt Buchungen, Preise und Verfügbarkeiten in beide Richtungen.

Kommt dein Team damit zurecht? Das beste Programm nützt wenig, wenn Reinigungskräfte und Mitarbeitende es nicht bedienen können. Fast alle Anbieter haben Testphasen, nutze sie mit echten Buchungen.

Hat das Programm offene Schnittstellen? Ein Buchungsprogramm ist die Drehscheibe, an die weitere Werkzeuge andocken, von der Preisoptimierung bis zur Buchhaltung. Mit einer offenen Schnittstelle (API) und Webhooks bleibt dir die Wahl, was du anschließt. Ohne sie bleibt oft nur Export und Abtippen.

Smoobu und Guesty: zwei bewährte Programme

Zwei Programme decken das Spektrum vom ersten Apartment bis zur Agentur gut ab, und mit beiden arbeitet bnbills direkt zusammen.

Smoobu ist schnell eingerichtet und deckt Channel Manager, Buchungskalender, Gästekommunikation und Direktbuchungs-Website in einem Abo ab. Damit fahren Einzel-Gastgeber genauso wie Vermieter mit zweistelligem Bestand.

Guesty zielt mit seinen Pro- und Enterprise-Linien auf professionelle Vermieter und Agenturen mit wachsendem Bestand. Multi-Kalender, zentraler Posteingang und Automatisierungen sind auf Teams ausgelegt, die viele Einheiten und Eigentümer parallel betreuen.

Die Auswahl-Kriterien oben gelten genauso für jedes andere Programm am Markt.

Nach der Wahl: was das Buchungsprogramm nicht übernimmt

Das Buchungsprogramm bringt die Buchung ins Haus und organisiert den Aufenthalt. Drei Aufgaben laufen danach weiter, und dafür bieten die meisten Programme nur Grundfunktionen, etwa eine Rechnung von Hand je Buchung oder ein Check-in-Formular:

Die Rechnung zu jeder Buchung. Bucht eine Firma für ihr Unternehmen, bist du nach § 14 Abs. 2 UStG zur Rechnung verpflichtet, und fürs Finanzamt musst du jede Buchung sauber und GoBD-konform dokumentieren. Für Buchungen von Unternehmen kommt außerdem die E-Rechnung dazu, die Übergangsfristen laufen Ende 2027 aus. Was das für dich heißt, steht im Beitrag E-Rechnungs-Pflicht für Ferienwohnungen. Warum die Rechnung je Buchung der einfachste Weg zur sauberen Dokumentation ist, liest du im Beitrag Warum du für jede Ferienwohnungsbuchung eine Rechnung brauchst. Am besten entsteht die Rechnung direkt in deinem Buchhaltungstool oder landet dort, sonst tippst du jede Buchung einzeln ab. Wie die komplette Buchhaltung für Ferienwohnungen aussieht, zeigt der Leitfaden Buchhaltung Ferienwohnung.

Die Kurtaxe. Erhebt deine Gemeinde eine Kurtaxe, legt ihre Satzung fest, was deine Gäste zahlen. In der Regel berechnest du den Betrag je Buchung, ziehst ihn ein, weist ihn aus und meldest ihn an die Gemeinde. Wie das ohne Handarbeit geht, steht im Beitrag Kurtaxe automatisch abrechnen.

Check-in und Meldeschein. Für ausländische Gäste gilt die Meldescheinpflicht nach § 29 Bundesmeldegesetz weiter. Den Meldeschein füllt dein Gast am Tag der Ankunft aus, digital trägt er seine Daten gern schon vor der Anreise ein und bestätigt sie bei der Ankunft. Die Meldescheine bewahrst du fristgerecht auf. Details stehen im Beitrag Digitaler Meldeschein für die Ferienwohnung.

Genau diese Strecke übernimmt bnbills. Es ist bewusst kein Buchungsprogramm und ersetzt auch keins. bnbills liest die Buchungen aus Smoobu oder Guesty (bei Smoobu trägt bnbills den Webhook automatisch ein), prüft jede Nacht die Abreisen und legt zu jeder Buchung die fertige Rechnung in Lexware Office oder sevdesk an. Ein eigenes Buchhaltungstool ist dafür keine Pflicht. Mit dem eingebauten Rechnungsprogramm erstellt bnbills die Rechnungen auch direkt und ohne Buchhaltungsprogramm, als PDF mit eigenem Nummernkreis, Logo und Briefpapier (Early Access, schrittweise Freischaltung). Dazu bekommt jede Buchung per Smoobu-Platzhalter bzw. Guesty-Variable einen Link zur digitalen Gästemappe mit Online-Check-in, Kurtaxe-Zahlung und Rechnungsabruf. Zusatzleistungen (Upsells) in der Gästemappe sind in Entwicklung, den Stand siehst du unter Zusatzleistungen. Die Meldescheine ziehst du als PDF, die Kurtaxe-Meldung als CSV oder PDF, das Abgeben bei der Gemeinde bleibt bei dir. Du prüfst morgens nur noch, was fertig ist. Das Ganze kostet 10 Euro netto pro aktivem Apartment und Monat, monatlich kündbar. Check-in und Gästemappe sind im Grundpreis enthalten. Zahlt dein Gast die Kurtaxe online, entsteht dafür automatisch eine eigene Rechnung, und es fallen 0,69 Euro plus 1,5 Prozent auf den Kurtaxe-Anteil je Gästezahlung an.

Häufige Fragen zum Buchungsprogramm für Ferienwohnungen

Was ist der Unterschied zwischen Buchungsprogramm, Buchungssystem, Channel Manager und PMS?

Der Channel Manager ist die Funktion, die Kalender und Preise zwischen den Portalen synchron hält. Ein Buchungsprogramm oder PMS (Property Management System) enthält in der Regel den Channel Manager und dazu Buchungsverwaltung, Gästekommunikation und meist eine Direktbuchungs-Website. Buchungssystem meint je nach Anbieter das ganze Programm oder nur die Direktbuchungs-Strecke für die eigene Website. Im Alltag werden die Begriffe oft gleichbedeutend verwendet.

Welche Software erstellt automatisch Rechnungen für Ferienwohnungen?

Die Rechnung entsteht am saubersten direkt in deinem Buchhaltungstool, etwa Lexware Office oder sevdesk. bnbills verbindet dafür dein Buchungsprogramm (Smoobu oder Guesty) mit dem Buchhaltungstool und legt zu jeder Buchung automatisch die fertige Rechnung an, inklusive Steuersätzen und, wo sie anfällt, der Kurtaxe-Position. Hast du weder Lexware Office noch sevdesk, erstellt bnbills die Rechnungen mit dem eingebauten Rechnungsprogramm auch direkt und ohne Buchhaltungstool (Early Access, schrittweise Freischaltung).

Brauche ich ein Buchungsprogramm für eine einzelne Ferienwohnung?

Sobald du auf mehr als einem Kanal inserierst, ja. Ohne synchronisierte Kalender riskierst du Doppelbuchungen, und die automatische Gästekommunikation spart dir ab der ersten Buchung Zeit. Bei nur einem Kanal und wenigen Buchungen im Jahr kommst du auch ohne aus.

Ersetzt ein Buchungsprogramm meine Buchhaltung?

Nein. Das Buchungsprogramm verwaltet Buchungen und Kommunikation. Die Rechnungen, die Belegablage und die Umsatzsteuer gehören in ein Buchhaltungstool. Die Brücke dazwischen schlägt eine Automatisierung wie bnbills, damit du Buchungsdaten von Hand weder exportierst noch abtippst.

Was kostet ein Buchungsprogramm für Ferienwohnungen?

Üblich sind monatliche Abos, oft gestaffelt nach Zahl der Einheiten und Funktionsumfang. Die aktuellen Preise nennt die Preisseite des jeweiligen Anbieters. Nutze die Testphase, bevor du dich festlegst, und rechne angedockte Werkzeuge in die Gesamtkosten ein, etwa bnbills mit 10 Euro netto pro aktivem Apartment und Monat, Check-in und Gästemappe inklusive. Für online gezahlte Kurtaxe fallen Gebühren je Gästezahlung an, die aktuelle Höhe nennt die Preisseite.

Funktioniert bnbills mit jedem Buchungsprogramm?

Nein, bnbills arbeitet mit Smoobu und Guesty. Aus beiden liest es die Buchungen aus und erstellt daraus die Rechnungen in Lexware Office oder sevdesk, dazu Gästemappe, Check-in und Kurtaxe je Buchung.

Fazit

Ein gutes Buchungsprogramm hält deine Kalender synchron, bündelt Buchungen und Kommunikation und wächst mit deinem Bestand. Wähle nach Bestandsgröße, Kanälen, Bedienbarkeit und offenen Schnittstellen, mit Smoobu und Guesty machst du dabei wenig falsch. Und plane die Strecke nach der Buchung gleich mit. Rechnung, Kurtaxe und Check-in bleiben sonst Handarbeit, egal wie gut das Buchungsprogramm ist. Wenn du sehen möchtest, wie aus jeder Smoobu- oder Guesty-Buchung automatisch die fertige Rechnung in Lexware Office oder sevdesk wird, buch dir gern einen kurzen Termin für eine Live-Demo.

Dieser Beitrag ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die Angaben geben den Stand von November 2026 wieder. Kläre deinen Einzelfall mit deinem Steuerberater.