Digitaler Meldeschein für die Ferienwohnung: Pflicht und Ablauf

Ein digitaler Meldeschein verlagert die Gästemeldung vom Papierformular am Anreisetag auf das Handy deines Gastes. Dein Gast trägt seine Meldedaten schon vor der Anreise ein, du bekommst sie strukturiert pro Buchung und bewahrst sie fristgerecht auf. Die Pflicht dahinter ist kleiner geworden, denn seit dem 1. Januar 2025 brauchst du einen Meldeschein nach dem Bundesmeldegesetz nur noch für ausländische Gäste. Für sie gehört neben den Daten auch eine Bestätigung am Ankunftstag dazu, in der Regel per Unterschrift. Dieser Beitrag zeigt dir, für wen die Meldepflicht heute gilt, welche Daten auf den Meldeschein gehören, wie die digitale Gästemeldung abläuft und was Aufbewahrung und DSGVO verlangen.

Was ist ein Meldeschein für die Ferienwohnung?

Ein Meldeschein ist das Dokument, mit dem Beherbergungsbetriebe die Daten ihrer Übernachtungsgäste erfassen. Er hält fest, wer wann übernachtet hat, mit Name, Anreise- und Abreisedatum, Anschrift und je nach Fall weiteren Angaben. Geregelt ist das im Bundesmeldegesetz (BMG), das in den §§ 29 und 30 die besondere Meldepflicht in Beherbergungsstätten beschreibt. Dazu zählen auch Ferienwohnungen.

Der digitale Meldeschein, auch digitale oder elektronische Gästemeldung genannt, ist die Online-Variante dieses Formulars. Genau genommen sind es zwei Schritte. Die Meldedaten trägt dein Gast elektronisch ein, gern schon vor der Anreise, und bestätigt sie am Tag der Ankunft. Wie diese Bestätigung aussehen darf, regelt § 29 BMG. An der Pflicht selbst ändert er nichts. Er senkt den Aufwand pro Anreise und sorgt dafür, dass die Angaben vollständig und lesbar bei dir ankommen.

Meldepflicht 2026: Für wen der Meldeschein noch Pflicht ist

An dieser Stelle sind viele Ratgeber veraltet, deshalb hier der geprüfte Stand. Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) ist die besondere Meldepflicht für Gäste mit deutscher Staatsangehörigkeit zum 1. Januar 2025 entfallen. Den klassischen Hotelmeldeschein füllen deutsche Gäste seitdem nicht mehr aus. Für ausländische Gäste bleibt sie bestehen, weil sie auf Artikel 45 des Schengener Durchführungsübereinkommens beruht. Als ausländische Gäste zählen dabei auch Gäste aus EU-Ländern wie Österreich oder den Niederlanden.

Für dich als Gastgeberin oder Gastgeber heißt das konkret:

Ein deutscher Gast muss keinen Meldeschein nach Bundesrecht mehr ausfüllen.
Ein ausländischer Gast füllt am Tag der Ankunft weiterhin einen Meldeschein aus und legt dir dafür einen gültigen Pass oder Passersatz vor (§ 29 Abs. 3 BMG). Du gleichst die Angaben auf dem Meldeschein mit dem Dokument ab und vermerkst Abweichungen sowie ein fehlendes oder ungültiges Dokument (§ 30 Abs. 2 BMG). Das Gesetz verlangt dabei nur die Vorlage, keine Kopie.
Du hältst die Meldescheine bereit und wirkst darauf hin, dass sie ausgefüllt werden (§ 30 Abs. 1 BMG). Für die Bestätigung am Ankunftstag sieht das Gesetz grundsätzlich die handschriftliche Unterschrift auf dem Meldeschein vor. Daneben lässt es bestimmte elektronische Verfahren zu, etwa einen kartengebundenen Zahlungsvorgang mit starker Kundenauthentifizierung oder den elektronischen Identitätsnachweis (§ 29 Abs. 2 und 5 BMG).
Deine Gemeinde kann eigene Meldungen verlangen. Kurorte fordern über ihre Kurbeitrags- oder Gästebeitragssatzung teils eine separate Gästemeldung, auch für deutsche Gäste. Das läuft neben dem Bundesmeldegesetz und richtet sich nach den örtlichen Vorschriften. Wie du die Abgabe selbst abrechnest, zeigt dir der Beitrag Kurtaxe automatisch abrechnen.

Ernst nehmen solltest du die Pflichten trotzdem. Hältst du Meldescheine nicht bereit, bewahrst sie nicht auf oder legst sie auf Verlangen nicht vor, kann die Behörde ein Bußgeld bis 1.000 Euro verhängen (§ 54 Abs. 2 Nr. 8 bis 10, Abs. 3 BMG).

Etwas anderes ist die Registrierungsnummer für Kurzzeitvermietungen aus den neuen EU-Regeln. Ob du eine brauchst, hängt davon ab, ob deine Kommune ein Registrierungsverfahren führt. Die Details stehen im Beitrag zur Registrierungsnummer für Airbnb und Ferienwohnung.

Wichtiger Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Die Meldepflicht hat sich zum 1. Januar 2025 geändert, und Landesrecht sowie kommunale Satzungen können zusätzliche Anforderungen enthalten. Was für deine Unterkunft konkret gilt, bestätigt dir dein zuständiges Meldeamt.

Was gehört auf den Meldeschein?

Welche Angaben der Meldeschein für ausländische Gäste enthalten muss, gibt § 30 Abs. 2 BMG vor:

Datum der Ankunft und der voraussichtlichen Abreise
Familienname, Vornamen und Geburtsdatum
Staatsangehörigkeiten
Anschrift des Gastes
Zahl der ausländischen Mitreisenden und ihre Staatsangehörigkeit
Seriennummer des vorgelegten Passes oder Passersatzes

Mitreisende ausländische Ehegatten, Lebenspartner und minderjährige Kinder trägst du nur der Zahl nach ein. Reist eine Gesellschaft von mehr als zehn Personen, füllt die Reiseleitung den Meldeschein aus und nennt Zahl und Staatsangehörigkeit der ausländischen Mitreisenden (§ 29 Abs. 2 BMG). Das Landesrecht kann außerdem zusätzliche Angaben vorsehen, etwa für die Erhebung des Kurbeitrags (§ 30 Abs. 3 BMG). Welche Felder dein Formular in deiner Region braucht, sagt dir deine Gemeinde.

Was bringt der digitale Meldeschein?

Beim digitalen Meldeschein bekommt der Gast vor der Anreise einen Link, trägt seine Meldedaten am eigenen Smartphone ein und schickt sie ab. Die Angaben landen strukturiert bei dir, ohne Drucker, ohne Zettel, ohne Abtippen. Drei Punkte geben dabei für Vermieter mit mehreren Einheiten den Ausschlag.

Weniger Handarbeit. Du druckst, verteilst und sortierst nichts mehr. Die Daten kommen pro Buchung sauber sortiert bei dir an.
Vollständigkeit. Pflichtfelder lassen sich erzwingen. Ein halb ausgefüllter oder unleserlicher Zettel entsteht gar nicht erst.
Self-Check-in wird leichter. Liegen die Gästedaten vorab vor, kann der Gast anreisen, ohne dass du persönlich vor Ort bist. Bei ausländischen Gästen muss dein Ablauf zusätzlich Bestätigung und Ausweis-Vorlage am Ankunftstag abdecken.

	Papier-Meldeschein	Digitaler Meldeschein
Aufwand pro Anreise	drucken, übergeben, einsammeln	Link senden, Gast füllt selbst aus
Lesbarkeit und Vollständigkeit	von der Handschrift abhängig	Pflichtfelder erzwingbar
Aufbewahrung und Löschung	Ordner, manuell	digital, fristgerecht automatisierbar
Mehrere Einheiten	ein Stapel je Objekt	ein System für alle Objekte
Self-Check-in	kaum praktikabel	deutlich leichter umsetzbar

So läuft die digitale Gästemeldung ab

In der Praxis sieht der Ablauf so aus, von der Buchung bis zur Löschung:

Buchung trifft ein. Der Gast bucht über ein Portal (Airbnb, Booking) oder direkt. Die Buchungsdaten liegen in deinem PMS (deiner Buchungssoftware, etwa Smoobu oder Guesty).
Meldelink geht raus. Vor der Anreise erhält der Gast automatisch einen Link zur Online-Gästemeldung, zum Beispiel über die Nachrichtenvorlagen deines PMS.
Gast füllt selbst aus. Der Gast trägt seine Daten am eigenen Gerät ein und sendet das Formular ab. Pflichtfelder sind vorgegeben, bei ausländischen Gästen inklusive der Angaben aus § 30 BMG.
Daten kommen strukturiert an. Du siehst pro Buchung, ob die Meldung vollständig ist, und fasst nur nach, wenn wirklich etwas fehlt.
Ankunftstag. Bei ausländischen Gästen kommen jetzt die gesetzliche Bestätigung, die Ausweis-Vorlage und der Abgleich mit den Angaben dazu (§ 29 Abs. 2 bzw. 5 und Abs. 3, § 30 Abs. 2 BMG).
Aufbewahren, vorzeigen, löschen. Die Daten bleiben für die gesetzliche Frist gespeichert und werden danach gelöscht. Ans Meldeamt schicken musst du sie nicht laufend. Auf Verlangen stellst du sie den berechtigten Behörden bereit, bei elektronischer Erfassung in maschinenlesbarer Form (§ 30 Abs. 4 BMG, Einzelheiten regelt die Beherbergungsmeldedatenverordnung).

Das Bundesmeldegesetz verlangt übrigens keine laufende Übermittlung der Meldescheine an eine Behörde. Verlangt deine Kommune oder Kurverwaltung zusätzlich eine Meldung an ein Kurkarten-System, ist das eine örtliche Anforderung, die neben der Aufbewahrungspflicht läuft.

Aufbewahrung und DSGVO: die Fristen im Griff

Meldedaten sind personenbezogene Daten, deshalb gelten Bundesmeldegesetz und DSGVO parallel. Dabei musst du vier Vorgaben im Blick behalten.

Aufbewahrungsfrist. Meldescheine bewahrst du vom Tag der Abreise an ein Jahr auf und vernichtest sie danach innerhalb von drei Monaten (§ 30 Abs. 4 BMG). Dieselben Fristen gelten für die Speicherung und Löschung elektronisch erhobener Daten. Beides ist verbindlich. Zu früh entsorgt verletzt die Aufbewahrungspflicht, zu lange gespeichert die Löschpflicht.
Zweckbindung. Gesetzlich erhobene Meldedaten sind zweckgebunden (Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO). Das Bundesmeldegesetz erlaubt daneben einzelne weitere Verwendungen, etwa für Kur- und Fremdenverkehrsbeiträge oder kommunale Gästekarten (§ 31 BMG). Eine Erlaubnis für Newsletter oder Werbung entsteht daraus nicht.
Information und Auftragsverarbeitung. Informiere deine Gäste bei der Erhebung darüber, wofür die Daten gebraucht werden und wie lange sie gespeichert bleiben (Art. 13 DSGVO). Verarbeitet ein Software-Anbieter die Gästedaten in deinem Auftrag, brauchst du mit ihm eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).
Sichere Speicherung. Die Meldescheine gehören so abgelegt, dass Unbefugte sie nicht einsehen können. Für elektronisch erhobene Meldedaten schreibt § 30 Abs. 5 BMG Schutzmaßnahmen nach der DSGVO ausdrücklich vor, und die Beherbergungsmeldedatenverordnung verlangt zusätzlich die vollständige Speicherung am Tag der Ankunft als strukturierten XML-Datensatz nach amtlichem Schema. In der Praxis heißt das verschlüsselte, zugriffsgeschützte Speicherung, idealerweise auf Servern in Deutschland oder der EU.

Der Vorteil der digitalen Variante ist hier handfest. Eine entsprechend eingerichtete Software protokolliert die Erfassung, hält die Jahresfrist nach und kann fristgerecht löschen. Verantwortlich dafür, dass die Fristen eingehalten werden, bleibst du. Mit System ist das aber deutlich leichter als mit dem Papierordner.

Häufige Fehler bei der Gästemeldung

Die meisten Probleme entstehen nach dem Ausfüllen, und sie folgen einem Muster.

Unvollständige Zettel. Auf Papier fehlt schnell das Abreisedatum oder eine Angabe zum Dokument, und beim Nachfassen ist der Gast längst abgereist. Digital blockieren Pflichtfelder das Absenden, eine halbe Meldung kommt also gar nicht bei dir an. Auch Pflichtfelder fangen falsche Angaben oder ein nie abgeschicktes Formular nicht ab. Dafür siehst du pro Buchung sofort, wo noch etwas fehlt.
Fristen in beide Richtungen verpasst. Zettel landen zu früh im Müll oder liegen jahrelang im Ordner. Eine digitale Lösung kann zum richtigen Zeitpunkt löschen.
Daten doppelt eintippen. Wer Gästedaten erst im PMS pflegt, dann von Hand auf den Meldeschein überträgt und später ein drittes Mal in die Buchhaltung tippt, produziert Fehler und verschenkt Zeit. Die Buchungsdaten sind schon da und müssen nur weiterfließen.

Je mehr Schritte von Hand laufen, desto mehr kann schiefgehen. Der Wert der digitalen Gästemeldung liegt deshalb vor allem in der Prozesssicherheit dahinter.

Welches Setup passt zu welcher Unterkunft?

Ob sich die digitale Gästemeldung für dich rechnet, hängt vor allem an der Zahl deiner Anreisen und daran, welche Meldepflichten dich tatsächlich treffen. Die Einheiten-Zahl gibt eine grobe Orientierung:

Eine bis zwei Wohnungen, gelegentliche Vermietung: Eine ausgedruckte Vorlage vom Meldeamt reicht oft noch. Der Aufwand pro Anreise bleibt überschaubar.
Drei bis zehn Einheiten: Hier rechnet sich die digitale Gästemeldung meist, vor allem wenn du nicht bei jeder Anreise vor Ort sein willst.
Multi-Unit oder Agentur (10+ Einheiten): Ein Papierprozess wird hier schnell zum Engpass. Du brauchst einen Ablauf, der pro Buchung von allein läuft und sich aus einem Account über mehrere Firmen oder Eigentümer steuern lässt.

Arbeitest du mit Smoobu, findest du im Beitrag zum Online-Check-in mit Smoobu eine Anleitung für das eingebaute Formular und eine Einordnung, wo seine Grenzen liegen.

Wie bnbills die digitale Gästemeldung in den Check-in integriert

Viele Tools lösen einen Teilschritt. Meldeschein hier, Rechnung dort, Kurtaxe woanders. Bei bnbills hängen digitaler Check-in mit Gästemeldung, Rechnung und Kurtaxe an derselben Buchung aus deinem PMS.

Digitaler Check-in inklusive Gästemeldung. Der Gast meldet sich vorab online. Das Formular erfasst die für den Meldeschein nötigen Daten, unterscheidet dabei zwischen deutschen und ausländischen Gästen und nimmt auf Wunsch einen Ausweis-Scan mit auf. Den Link bekommt der Gast über einen Platzhalter in deinen PMS-Nachrichten, etwa in Smoobu oder Guesty.
Aus einem Account, apartment-genau. Ob eine Wohnung oder mehrere Firmen und Eigentümer, du steuerst alles aus einem Zugang.
DSGVO und Server in Deutschland. Die Meldedaten liegen DSGVO-konform auf Servern in Deutschland.
Verbindung zu Rechnung und Kurtaxe. Dieselbe Buchung, aus der die Gästemeldung entsteht, erzeugt bei bnbills auch die fertige Rechnung in deinem Buchhaltungstool. Das Kurtaxe-Modul baut auf dem Check-in auf, denn der liefert die Angaben, die viele Satzungen für Ermäßigungen verlangen. Wie das zusammenspielt, zeigt Kurtaxe automatisch abrechnen.
Nach dem Check-in geht es weiter. Auf Wunsch zeigt bnbills deinem Gast nach abgeschlossenem Check-in den Türcode an, etwa für ein Nuki-Schloss. Den Code holt sich bnbills aus den Platzhaltern deines PMS.

So greift ab der Buchung alles ineinander. Wie du dein PMS mit deiner Buchhaltung verbindest, zeigt dir der Beitrag Smoobu mit Lexware Office verbinden.

Häufige Fragen zum digitalen Meldeschein

Ist ein Meldeschein in der Ferienwohnung Pflicht?

Seit dem 1. Januar 2025 nur noch für ausländische Gäste, auch aus EU-Ländern. Für Gäste mit deutscher Staatsangehörigkeit ist die besondere Meldepflicht nach dem Bundesmeldegesetz entfallen. Deine Gemeinde kann über ihre Kurbeitrags- oder Gästebeitragssatzung aber eigene Meldungen verlangen, teils auch für deutsche Gäste. Was für deine Unterkunft gilt, bestätigt dir dein Meldeamt.

Ist ein digitaler Meldeschein rechtlich zulässig?

Ja, das Bundesmeldegesetz lässt elektronische Meldeverfahren ausdrücklich zu. Der Regelfall für ausländische Gäste bleibt die handschriftliche Unterschrift am Ankunftstag. Ersatzweise erlaubt § 29 Abs. 5 BMG mit Zustimmung des Gastes bestimmte elektronische Verfahren, zum Beispiel die Bestätigung über eine Kartenzahlung mit starker Kundenauthentifizierung oder den elektronischen Identitätsnachweis. Ob deine Lösung dem genügt, klärst du einmal mit deinem Meldeamt.

Wie lange muss ich Meldescheine aufbewahren?

Ein Jahr, gerechnet vom Tag der Abreise des Gastes, danach vernichtest du sie innerhalb von drei Monaten (§ 30 Abs. 4 BMG). In der Zwischenzeit legst du sie so ab, dass Unbefugte sie nicht einsehen können, und zeigst sie berechtigten Behörden auf Verlangen vor.

Muss ich Meldescheine an das Meldeamt schicken?

Eine laufende Übermittlung sieht das Bundesmeldegesetz nicht vor. Du bewahrst die Meldescheine auf und legst sie auf Verlangen vor. Davon getrennt sind örtliche Meldungen an Kurkarten- oder Gästebeitrags-Systeme, die deine Kommune je nach Satzung verlangen kann.

Was ist der Unterschied zwischen digitaler Gästemeldung und Self-Check-in?

Die digitale Gästemeldung ist das elektronische Erfassen der Meldedaten. Self-Check-in beschreibt die Anreise ohne persönliche Übergabe. Die Gästemeldung vorab erleichtert den Self-Check-in, weil die Pflichtangaben dann schon vor der Anreise vorliegen. Die gesetzlichen Bestätigungs- und Prüfschritte bei meldepflichtigen Gästen ersetzt sie nicht.

Lohnt sich der digitale Meldeschein bei nur einer Wohnung?

Bei einer einzelnen Wohnung mit wenigen Anreisen reicht oft eine Vorlage vom Meldeamt. Sobald mehrere Einheiten oder häufige Gästewechsel dazukommen, spart die digitale Gästemeldung pro Anreise spürbar Zeit und erleichtert den Self-Check-in.

Den Anreisetag vom System erledigen lassen

Die Gästemeldung ist für sich genommen ein kleiner Schritt. Aufwendig wird sie erst, wenn sie sich über viele Anreisen, mehrere Objekte und verschiedene Gemeinden zieht. Ein digitaler Meldeschein erfasst die Pflichtangaben vollständig und erleichtert den Self-Check-in. Bei bnbills ist er Teil desselben Ablaufs, der aus jeder Buchung die fertige Rechnung und, wo sie anfällt, die Kurtaxe erzeugt.

Wenn du sehen willst, wie das mit deinen Wohnungen und deinem PMS aussieht, buch dir eine kurze Demo oder schau dich auf bnbills.de um.

Dieser Beitrag gibt den Stand von September 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Was für deine Unterkunft konkret gilt, klärst du mit deinem Meldeamt und bei steuerlichen Fragen mit deiner Steuerberatung.