Online-Check-in mit Smoobu: Einrichtung, Grenzen und Meldeschein

Der Anreisetag ist in vielen Ferienwohnungen immer noch Papierarbeit. Der Gast kommt an, füllt ein Formular aus, und du überträgst die Daten später von Hand. Wenn du mit Smoobu arbeitest, kannst du dir einen großen Teil davon sparen, denn Smoobu bringt einen eigenen Online-Check-in für deine Ferienwohnung mit. Deine Gäste tragen ihre Daten damit schon vor der Anreise ein.

Kurz gesagt: Das Online-Check-in-Formular von Smoobu sammelt die Gästedaten zuverlässig ein. Die Meldung an Behörden- oder Kurkarten-Systeme, die Kurtaxe-Abrechnung und die Rechnung übernimmt das Formular selbst nicht. Genau dort setzen Zusatz-Tools an.

Was der Online-Check-in von Smoobu kann

Der Online-Check-in von Smoobu ist in allen bezahlten Smoobu-Plänen enthalten (Stand: September 2026) und schnell eingerichtet. So gehst du vor:

1. Öffne in Smoobu den Bereich Experience > Online Check-in.
2. Lege fest, welche Angaben deine Gäste machen sollen. Du kannst dabei zwischen Hauptgast und Mitreisenden unterscheiden. Typische Felder sind Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Adresse. Eigene Felder ergänzt du bei Bedarf, etwa die voraussichtliche Ankunftszeit. Die Feld-Auswahl gilt für deinen ganzen Smoobu-Account, also für alle Unterkünfte gemeinsam. Bei Objekten in mehreren Gemeinden richtest du das Formular am besten nach den strengsten Anforderungen aus.
3. Aktiviere bei Bedarf das Unterschriftsfeld und die Option für Anhänge, über die Gäste ein Foto ihres Ausweises hochladen können. Warum beides mit dem Meldeschein zu tun hat, liest du im Abschnitt zum Meldeschein weiter unten.
4. Schalte das Formular über den Regler aktiv und speichere.
5. Lege eine automatische Nachrichtenvorlage an und füge den Platzhalter [onlineCheckInLink] ein. Jeder Gast bekommt so seinen persönlichen Link zum Formular. Der Link ist nur einmal verwendbar und läuft 30 Tage nach der Erstellung ab. Bei Buchungen weit im Voraus verschickst du ihn also besser erst näher zur Anreise. Braucht ein Gast später eine Korrektur, erzeugst du aus den Buchungsdetails einfach einen neuen Link.

Sobald der Hauptgast das Formular abgeschickt hat, liegen die Daten in den Buchungsdetails. Über den Auslöser „Online check-in completion" kannst du dir zusätzlich eine automatische Benachrichtigung schicken lassen. Sollen vorher alle Mitreisenden erfasst sein, aktivierst du die Option „Require all travellers". Aus den Buchungsdetails lädst du die Daten bei Bedarf als PDF- oder Textdatei herunter.

Beim Ausweis-Upload lohnt sich ein bewusster Umgang. Eine Scan- oder Kopierpflicht kennt das Melderecht nicht. Bei ausländischen Gästen verlangt das Bundesmeldegesetz die Vorlage eines gültigen Passes oder Passersatzes, keine Kopie (§ 29 Abs. 3 BMG). Für Kopien von Personalausweis und Reisepass gelten außerdem eigene Regeln, sie sind grundsätzlich nur mit Zustimmung des Inhabers zulässig (§ 20 Abs. 2 PAuswG, § 18 Abs. 3 PassG). Für deutsche Gäste entfällt seit 2025 auch der Meldeschein, für sie gibt es also keinen melderechtlichen Zweck für einen Upload. Brauchst du einzelne Angaben wie die Seriennummer des Dokuments vorab, frag sie besser als eigenes Formularfeld ab, statt das ganze Dokument hochladen zu lassen. Informiere deine Gäste, welche Daten du wofür erhebst (Art. 13 DSGVO), erhebe nur das Nötige (Datenminimierung, Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) und lösche Uploads, sobald der Zweck erfüllt ist (Speicherbegrenzung, Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO).

Wo die Grenzen des Smoobu-Check-ins liegen

Smoobu weist in der eigenen Dokumentation darauf hin, dass das Online-Check-in-Formular selbst keine Gästedaten an Behörden übermittelt. Wenn deine Gemeinde eine digitale Gästemeldung oder eine Meldung an ein Kurkarten-System verlangt, nutzt du dafür eine der Meldesystem-Anbindungen aus dem Smoobu-Marktplatz (in Deutschland etwa AVS oder Feratel MeldeClient) oder überträgst die Daten von Hand. Nachzulesen ist das im Hilfeartikel zu den Check-in- und Registrierungsoptionen. Das Formular ersetzt die Zettelwirtschaft beim Einsammeln, nicht die Meldung selbst.

Dazu kommt, was nach dem Check-in passiert. Aus der Buchung sollen eine Rechnung und, je nach Gemeinde, eine Kurtaxe-Abrechnung entstehen. Gesetzlich verpflichtet bist du zur Rechnung nur, wenn dein Gast Unternehmer ist und für sein Unternehmen bucht oder eine juristische Person ist, etwa ein Verein oder eine Behörde. Dann hast du sechs Monate Zeit. Für solche Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen gilt seit 2025 außerdem grundsätzlich die E-Rechnung, mit Übergangsregeln bis Ende 2026. Die Details stehen im Beitrag zur E-Rechnungs-Pflicht für Ferienwohnungen. Wie du eine solche Firmenrechnung für Geschäftsreisende über Smoobu automatisiert erstellst, liest du in einem eigenen Beitrag.

Gegenüber Privatgästen besteht keine Rechnungspflicht, denn die Finanzverwaltung nimmt die kurzfristige Beherbergung von Privatgästen ausdrücklich davon aus (Abschnitt 12.16 Abs. 10 in Verbindung mit Abschnitt 14.1 Abs. 9 Satz 8 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses). Deine Umsätze musst du als regelbesteuerter Gastgeber trotzdem nach § 22 UStG aufzeichnen, getrennt nach Steuersätzen. Vorgeschrieben ist eine Rechnung je Buchung dafür nicht, aber sie ist ein praktikabler Weg, der die Nachweise gleich mitliefert. Warum sie sich trotzdem für jede Buchung lohnt, liest du in einem eigenen Beitrag.

Der Online-Check-in selbst deckt weder die Rechnung noch die Kurtaxe-Abrechnung ab. Smoobu bringt dafür eigene Grundfunktionen mit, etwa eine Rechnungsfunktion und einfache Kurtaxe-Einstellungen. Wer aber aus jeder Buchung automatisch die fertige Rechnung in der Buchhaltung haben will, samt Storno-Logik und Übergabe an den Steuerberater, braucht ein Tool, das an Smoobu andockt.

Was rechtlich für den Meldeschein gilt

Für die Gästemeldung lohnt sich ein kurzer Blick ins Gesetz, denn die Lage hat sich geändert. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die besondere Meldescheinpflicht nach den §§ 29 und 30 Bundesmeldegesetz (BMG) nur noch für ausländische Gäste, und dazu zählen auch Gäste aus EU-Ländern wie Österreich oder den Niederlanden. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat den Hotelmeldeschein für deutsche Staatsangehörige abgeschafft. Bei deutschen Gästen brauchst du also keinen Meldeschein nach Bundesrecht mehr. Für ausländische Gäste gelten weiterhin diese Kernpunkte:

• Dokument: Ausländische Gäste weisen sich für den Meldeschein durch die Vorlage eines anerkannten und gültigen Passes oder Passersatzes aus (§ 29 Abs. 3 BMG). Eine Kopier- oder Upload-Pflicht enthält das Gesetz nicht. Bereithalten musst du die Meldescheine, und du wirkst darauf hin, dass sie ausgefüllt werden (§ 29 Abs. 2, § 30 Abs. 1 BMG).
• Angaben auf dem Meldeschein: Tag der Ankunft und der voraussichtlichen Abreise, Personalien, Staatsangehörigkeit, Anschrift und die Seriennummer des Dokuments (§ 30 Abs. 2 BMG). Mitreisende ausländische Ehe- und Lebenspartner sowie minderjährige Kinder werden nur der Zahl nach angegeben. Bei Reisegesellschaften von mehr als zehn Personen übernimmt der Reiseleiter den Meldeschein und gibt Zahl und Staatsangehörigkeit der ausländischen Mitreisenden an (§ 29 Abs. 2 BMG).
• Form der Bestätigung: Wie der Meldeschein am Anreisetag zu bestätigen ist und welche elektronischen Verfahren dafür zugelassen sind, regelt § 29 BMG im Detail. Die formalen Anforderungen für dein Setup klärst du am besten einmal mit deinem Meldeamt.
• Aufbewahrung und Bußgeld: Die Meldescheine bewahrst du ein Jahr ab dem Tag der Abreise des Gastes auf und vernichtest sie danach innerhalb von drei Monaten (§ 30 Abs. 4 BMG). In der Zwischenzeit gehören sie so abgelegt, dass Unbefugte sie nicht einsehen können, und auf Verlangen legst du sie Polizei und anderen berechtigten Behörden vor. Wer Meldescheine nicht bereithält, nicht aufbewahrt oder nicht vorlegt, riskiert ein Bußgeld bis 1.000 Euro (§ 54 Abs. 2 Nr. 8 bis 10, Abs. 3 BMG).
• Kommunen und Kurbeitrag (Kurtaxe): Landesrecht kann für den Kurbeitrag zusätzliche Angaben auf dem Meldeschein vorsehen (§ 30 Abs. 3 BMG). Unabhängig davon verlangen Kurorte je nach ihrer Kurbeitrags- oder Gästebeitragssatzung eine separate Gästemeldung, teils auch von deutschen Gästen.

Deine Optionen für die Automatisierung

Wenn dir das Einsammeln der Daten reicht, bist du mit dem eingebauten Formular gut bedient. Für alles darüber hinaus hast du die Wahl. Im Überblick:

• Smoobu-Formular: sammelt Gästedaten inklusive Unterschrift und Anhängen ein, ohne Aufpreis. Die Behördenmeldung, die Kurtaxe-Abrechnung und die Rechnung übernimmt das Formular selbst nicht.
• Spezialisierte Check-in-Dienste wie Chekin: kosten einen Aufpreis je Unterkunft und Monat (aktuelle Preise beim Anbieter) und übernehmen den Check-in und, wo nötig, die Übermittlung an Behörden- oder Kurkarten-Plattformen. Der weitere Funktionsumfang unterscheidet sich je Anbieter und Land.
• bnbills: denkt den Check-in als Teil des gesamten Buchungsablaufs und verbindet ihn direkt mit der Kurtaxe und der fertigen Rechnung in deiner Buchhaltung.

Der digitale Check-in von bnbills erfasst die für den Meldeschein nötigen Gästedaten, unterscheidet dabei zwischen deutschen und ausländischen Gästen und nimmt auf Wunsch einen Ausweis-Scan mit auf. Den Link zu diesem Formular bekommen deine Gäste wie den Smoobu-Check-in-Link über einen Platzhalter in deinen Smoobu-Nachrichten. Für die Meldeschein-Daten brauchst du das Smoobu-Formular dann nicht zusätzlich. Nach dem Check-in kann bnbills deinem Gast außerdem den Türcode anzeigen, etwa für ein Nuki-Schloss. Den Code holt sich bnbills aus den Platzhaltern in Smoobu. Eine automatische Übermittlung an Behörden- oder Kurkarten-Systeme gehört nicht dazu.

Der eigentliche Unterschied zu reinen Check-in-Diensten liegt in dem, was nach dem Check-in passiert. bnbills verbindet sich mit deinem Smoobu-Account und erstellt aus jeder Buchung automatisch die fertige Rechnung über Lexware Office. Das Kurtaxe-Modul baut auf dem Check-in auf, berechnet die Kurtaxe je Buchung nach den Regeln, die du aus deiner kommunalen Satzung hinterlegst, weist sie getrennt aus und stellt sie in Rechnung, apartment-genau und auch dann, wenn du mehrere Firmen oder Eigentümer in einem Account verwaltest. So greifen alle drei Schritte ineinander, statt in getrennten Tools zu liegen. Wie das Zusammenspiel mit Smoobu im Detail aussieht, liest du im Beitrag bnbills und Smoobu: Rechnungen und Kurtaxe automatisieren.

So verbindest du Smoobu mit bnbills

Die Verbindung ist in wenigen Schritten eingerichtet. So gehst du vor:

1. Verbinde zuerst dein Lexware Office mit bnbills, denn dort entstehen später die Rechnungen. Wie das geht, zeigt der Beitrag So erstellst du einen API-Key in Lexware Office. Die Public API setzt aktuell den Tarif Lexware Office XL voraus, und ein API-Schlüssel gilt maximal 24 Monate, danach erstellst du einfach einen neuen.
2. Öffne in Smoobu den Marktplatz und wähle die Kategorie Accounting und Legal.
3. Klicke bei bnbills auf Mehr erfahren und dann auf Verbinden. Smoobu zeigt dir den Schlüssel an.
4. Trage den Schlüssel in bnbills unter Verbindungen ein.
5. Wähle deine Apartments aus und aktiviere sie einzeln.

Der Schlüssel aus dem Marktplatz ist nicht der allgemeine API-Key von Smoobu. Worin sich die beiden Wege unterscheiden und wann du den allgemeinen API-Key für Tools wie PriceLabs brauchst, steht im Beitrag So erstellst du einen API-Key in Smoobu. Sobald die Apartments aktiviert sind und der Platzhalter in deiner Nachrichtenvorlage steht, läuft die Erfassung der Gästedaten für jede neue Buchung automatisch. Rechnung und Kurtaxe entstehen im täglichen Rechnungslauf nach der Abreise, eine Firmenrechnung bekommt der Gast auf Anfrage sofort, nachdem er seine Firmendaten in das bnbills-Formular eingetragen hat.

bnbills läuft auf Servern in Deutschland und ist auf DSGVO und GoBD ausgelegt. Es gibt keine Mindestlaufzeit über die gewählte Abo-Periode hinaus, das Abo ist monatlich kündbar, und du hast 30 Tage Geld-zurück. Alle Funktionen und Preise findest du auf bnbills.de.

Wenn du sehen willst, wie der Ablauf mit deinem Setup aussieht, buch dir eine kurze Demo.

Häufige Fragen zum Online-Check-in mit Smoobu

Hat Smoobu einen eigenen Online-Check-in?

Ja. Unter Experience > Online Check-in richtest du ein Formular ein, das deine Gäste vor der Anreise ausfüllen. Felder, Ausweis-Upload und Unterschrift sind konfigurierbar, der Versand läuft über den Platzhalter [onlineCheckInLink] in deinen automatischen Nachrichten.

Meldet Smoobu die Gästedaten automatisch an die Behörden?

Das eingebaute Formular selbst übermittelt nichts an Behörden. Nach dem Bundesmeldegesetz musst du Meldescheine ohnehin nicht laufend übermitteln, sondern aufbewahren und auf Verlangen vorzeigen. Ob deine Kommune oder Kurverwaltung zusätzlich eine Meldung an ein Kurkarten-System verlangt, richtet sich nach den örtlichen Vorschriften. Dafür gibt es Meldesystem-Anbindungen im Smoobu-Marktplatz (etwa AVS oder Feratel) oder Dienste wie Chekin.

Was kostet der Online-Check-in bei Smoobu?

Nichts extra, er ist in allen bezahlten Smoobu-Plänen enthalten (Stand: September 2026). Separat bepreist sind Zusatzdienste, etwa für die Behördenübermittlung, sowie Tools wie bnbills, die Check-in, Kurtaxe und Rechnung zusammenführen.

Brauchen deutsche Gäste noch einen Meldeschein?

Nach dem Bundesmeldegesetz nicht mehr, denn seit dem 1. Januar 2025 gilt die Meldescheinpflicht nur noch für ausländische Gäste, auch aus EU-Ländern. Unabhängig davon kann deine Kommune über ihre Kurbeitrags- oder Gästebeitragssatzung eigene Meldungen oder Angaben verlangen, teils auch von deutschen Gästen.

Kann bnbills auch die Kurtaxe über Smoobu abrechnen?

Ja. Das Kurtaxe-Modul von bnbills setzt auf dem digitalen Check-in auf, berechnet die Kurtaxe je Buchung nach den Regeln, die du aus deiner kommunalen Satzung hinterlegst, weist sie getrennt aus und stellt sie je Apartment in Rechnung. Die Grundlagen zur Kurtaxe findest du im Beitrag Kurtaxe, Citytax und Beherbergungssteuer richtig abrechnen.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Stand von September 2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Ob und wie deine Gemeinde Gästemeldung und Kurtaxe regelt und welche formalen Anforderungen für den Meldeschein gelten, klärst du mit Meldeamt oder Kurverwaltung.