Gästemappe Ferienwohnung: Inhalt, Checkliste und digital

Eine Gästemappe für die Ferienwohnung beantwortet deinem Gast alle Fragen zu seinem Aufenthalt, von der Anfahrt über das WLAN bis zur Hausordnung. Als digitale Gästemappe kommt sie per Link zur Buchung. Darüber erfasst dein Gast schon vor der Anreise seine Daten, zahlt die Kurtaxe online und gibt Rechnungsdaten ein, wenn er eine Firmenrechnung braucht. Für die Meldepflicht gelten davon getrennt eigene Regeln. Hier liest du, was in eine Gästemappe gehört, wann sich die digitale Variante lohnt und wie du sie mit Smoobu oder Guesty umsetzt.

Was in eine Gästemappe gehört: die Checkliste

Eine gute Gästemappe beantwortet die Fragen, die dir Gäste sonst per Nachricht stellen. Wenn du deine Gästemappe erstellst, geh die Stationen eines Aufenthalts der Reihe nach durch. Diese Inhalte gehören hinein:

Anreise: Adresse, Anfahrt mit Auto und öffentlichen Verkehrsmitteln, Parkmöglichkeiten, frühester Check-in und was der Gast bei später Ankunft tun soll.
Zugang: Wo der Schlüssel liegt oder wie die Schlüsselbox funktioniert, Zutrittscodes, Hinweise zu Haustür, Klingel und Stockwerk.
WLAN: Netzname und Passwort, am besten so, dass der Gast es abtippen oder kopieren kann.
Die Wohnung: Kurze Anleitungen für Heizung, Herd, Waschmaschine, Fernseher und alles, was nicht selbsterklärend ist. Dazu, wo Bettwäsche, Handtücher und Ersatzrollen liegen.
Hausordnung: Ruhezeiten, Rauchen, Haustiere, Besuch und was in Gemeinschaftsräumen gilt.
Müll: Wie getrennt wird, wo die Tonnen stehen und wann sie geleert werden.
Notfall: Notrufnummern, deine Erreichbarkeit oder die deines Teams, ein Ansprechpartner vor Ort, der nächste ärztliche Notdienst und die nächste Apotheke.
Umgebung: Einkaufen, Restaurants, Ausflugsziele, Strand oder Wanderwege und ob es eine Gästekarte deiner Gemeinde gibt.
Abreise: Check-out-Zeit, wohin der Schlüssel kommt, was mit Geschirr, Müll und Fenstern passiert.
Sprache: Hast du viele internationale Gäste, gehört mindestens eine englische Fassung dazu.

Halte jeden Punkt kurz. Gelesen wird die Gästemappe meist am Handy, oft auf dem Weg zur Unterkunft. Was dein Gast in den ersten Minuten braucht (Anfahrt, Zugang, WLAN), gehört deshalb ganz nach oben.

Gästemappe auf Papier oder digital?

Die Papiermappe liegt in der Wohnung, und jeder Gast sieht sie, sobald er drin ist. Anfahrt, Zugang und Parken braucht dein Gast aber schon vorher, und die stehen in einer Mappe auf dem Küchentisch zu spät. Ändert sich etwas, etwa das WLAN-Passwort oder der Müllplan, druckst du für jede Wohnung neu und tauschst die Seiten vor Ort aus.

Die digitale Gästemappe kommt per Link vor der Anreise. Dein Gast kann alles nachlesen, bevor er losfährt, und hat die Infos während des Aufenthalts in der Tasche. Änderungen pflegst du einmal, und sie gelten ab sofort. Bei einer einzelnen Wohnung, die du selbst übergibst, reicht die Papiermappe oft noch aus. Sobald du mehrere Wohnungen betreust oder Gäste ohne persönliche Übergabe anreisen, spart dir die digitale Variante viele Rückfragen.

Was eine digitale Gästemappe zusätzlich kann

Hängt die digitale Gästemappe an der einzelnen Buchung, kann sie auch Daten vom Gast einsammeln.

Daten vor der Anreise erfassen. Dein Gast trägt seine Daten und die seiner Mitreisenden vorab online ein. Für den Meldeschein ist das relevant, denn nach § 29 Abs. 2 BMG müssen ausländische Gäste am Tag der Ankunft einen besonderen Meldeschein handschriftlich unterschreiben, sofern kein elektronisches Verfahren nach § 29 Abs. 5 BMG genutzt wird. Mitreisende ausländische Ehegatten, Lebenspartner und minderjährige Kinder stehen darauf nur der Zahl nach. Welche Daten darauf gehören, legt § 30 Abs. 2 BMG fest, etwa Ankunft und voraussichtliche Abreise, Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Anschrift und die Seriennummer des Passes oder Passersatzes. Bei der Anmeldung legt dir der Gast seinen gültigen Pass oder Passersatz vor, und du vergleichst die Angaben im Meldeschein damit. Abweichungen oder ein fehlendes Dokument vermerkst du auf dem Meldeschein (§ 29 Abs. 3 und § 30 Abs. 2 BMG). Die Angaben selbst lassen sich vorab sauber erfassen. Das vorab ausgefüllte Formular allein ersetzt die Bestätigung am Tag der Ankunft aber nicht. Wie die Bestätigung am Tag der Ankunft aussieht, regeln § 29 Abs. 2 und 5 BMG, und was für deine Unterkunft konkret gilt, sagt dir dein Meldeamt. Den ganzen Ablauf erklärt der Beitrag Digitaler Meldeschein für die Ferienwohnung.

Kurtaxe online einziehen. Ob und in welcher Höhe Kurtaxe anfällt, legt deine Gemeinde in ihrer Satzung fest. Mit den Daten aus dem Check-in (etwa Zahl der Gäste, Alter, Aufenthaltsdauer) lässt sich der Betrag je Buchung berechnen, und der Gast zahlt ihn direkt in der Gästemappe. Welche Angaben für Berechnung, Befreiungen und Nachweise nötig sind, richtet sich nach der Satzung deiner Gemeinde (nach § 30 Abs. 3 BMG kann Landesrecht für Kurbeiträge weitere Daten auf dem Meldeschein zulassen). Wie die automatische Abrechnung funktioniert, steht in Kurtaxe automatisch abrechnen.

Rechnungsdaten abfragen. Reist dein Gast geschäftlich, braucht er oft eine Rechnung auf seine Firma. Bucht ein Unternehmer die Unterkunft für sein Unternehmen, musst du ihm grundsätzlich innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG). In der digitalen Gästemappe gibt er die Daten selbst ein, und du musst nicht mehr per Nachricht hinterherfragen. Was dabei für die E-Rechnung gilt, steht in E-Rechnung für die Ferienwohnung erstellen.

Datenschutz: was für die Gästedaten gilt

Sobald deine Gästemappe Daten einsammelt, verarbeitest du personenbezogene Daten. Für die Meldedaten gibt das Bundesmeldegesetz den Rahmen vor.

Aufbewahren und löschen. Meldescheine bewahrst du vom Tag der Abreise an ein Jahr auf und vernichtest sie innerhalb von drei Monaten danach (§ 30 Abs. 4 BMG). Diese Fristen gelten für den besonderen Meldeschein und für die Daten eines elektronischen Verfahrens nach § 29 Abs. 5 BMG. Für zusätzliche Daten der Gästemappe gelten eigene Zwecke und Löschfristen.
Schutz der Daten. § 30 Abs. 5 BMG verlangt technische und organisatorische Maßnahmen nach der DSGVO, wenn die Meldepflicht elektronisch nach § 29 Abs. 5 BMG erfüllt wird. Für einen digitalen Vorab-Check-in gelten unabhängig davon die allgemeinen Anforderungen der DSGVO.
Zweck. § 31 BMG beschränkt, wofür die Daten vom Meldeschein verarbeitet werden dürfen. Neben den Aufgaben der Behörden gehören dazu etwa die Erhebung von Kurbeiträgen und kommunale Gästekarten. Werbung und Newsletter stehen nicht auf dieser Liste, deshalb darfst du die Meldedaten dafür nicht verwenden. Willst du Gäste später anschreiben, brauchst du dafür eine eigene, davon getrennte Rechtsgrundlage.

Für alles, was über die Meldedaten hinausgeht, brauchst du eine eigene Rechtsgrundlage nach der DSGVO. Dazu gehören auch die Check-in-Daten deutscher Gäste, für die kein Meldeschein vorgeschrieben ist. Welche Rechtsgrundlage trägt, prüfst du je Feld. Frag deshalb nur die Felder ab, die du wirklich brauchst.

Das gilt besonders für Ausweisfotos. Das BMG verlangt keine Ausweiskopie. Bei ausländischen Gästen legt der Gast den Pass oder Passersatz vor, und du gleichst die Angaben ab. Ein zusätzliches Ausweisfoto braucht deshalb eine eigene Rechtsgrundlage. Personalausweis und Pass dürfen nur mit Zustimmung des Inhabers abgelichtet werden, die Kopie muss eindeutig und dauerhaft als Kopie erkennbar sein, und du darfst sie grundsätzlich nicht an Dritte weitergeben. Erhebst du über die Kopie Daten, brauchst du dafür die Einwilligung des Inhabers (§ 20 Abs. 2 PAuswG, § 18 Abs. 3 PassG). Ein freiwilliges Ausweisfoto sollte deshalb keine Bedingung für die Anreise sein. Die DSGVO gilt daneben weiter.

So funktioniert die Gästemappe in bnbills

Die Gästemappe in bnbills steht inzwischen allen Konten zur Verfügung. Zu jeder Buchung aus Smoobu oder Guesty gibt es einen eigenen Link zur Gästemappe. Den schickst du über die Nachrichten deines PMS (deiner Buchungssoftware) an den Gast. In Smoobu fügst du dafür den bnbills-Platzhalter in deine Nachrichtenvorlagen ein, wie in bnbills Smoobu-Platzhalter richtig nutzen beschrieben. In Guesty nutzt du die bnbills-Variablen in den automatischen Nachrichten, die Anleitung steht in bnbills Guesty-Variablen richtig nutzen.

Dein Gast sieht in der Gästemappe vier Kacheln:

Check-in: In einer Check-in-Vorlage legst du fest, was Hauptgast und Mitreisende angeben, und fragst je Nationalität andere Angaben ab. Ort und KFZ-Kennzeichen fragst du nur ab, wenn deine Gemeinde sie etwa für die Gästekarte braucht. Ein Ausweisfoto kannst du in einer Vorlage als Option abfragen. Die Adresse wird beim Eingeben geprüft. Du kannst deine AGB oder Hausregeln im Check-in anzeigen und die Bestätigung dokumentieren. Damit AGB Teil des Vertrags werden, müssen sie aber schon bei Vertragsschluss einbezogen sein, also in der Regel bei der Buchung (§ 305 Abs. 2 BGB).
Bezahlung: bnbills kann die nach deiner Vorlage berechnete Kurtaxe online einziehen. Dein Gast zahlt nach dem Check-in, und das Geld geht über Stripe direkt auf dein eigenes Stripe-Konto. Ob und wann die Kurtaxe fällig wird und wie Stornos und Befreiungen zu behandeln sind, richtet sich nach deiner Satzung. Alternativ steckt die Kurtaxe schon im Buchungspreis.
Rechnung: Gibt der Gast hier seine Rechnungsdaten ein, entsteht die Rechnung direkt nach dem Absenden in Lexware Office oder sevdesk, sofern es noch keine gibt, und geht an seine E-Mail-Adresse.
Infos: WLAN, Zutrittscodes als Text, dein Infotext mit Hausordnung, Müll und Umgebungstipps, eine Karte und dein Logo.

Im Hintergrund bereitet bnbills auf, was du danach brauchst. Die vorbereiteten Check-in-Unterlagen mit den Meldedaten lädst du je Apartment und Zeitraum als PDF herunter (eine Seite pro Gast). Das PDF ist eine Vorbereitung und noch kein erfüllter Meldeschein. Für den besonderen Meldeschein zählen mitreisende ausländische Ehegatten, Lebenspartner und minderjährige Kinder nur der Zahl nach, und im klassischen Verfahren unterschreibt der Gast am Ankunftstag handschriftlich (§ 29 Abs. 2 BMG). Eine eigene Liste zeigt dir die Buchungen, für die noch kein Check-in vorliegt. In der Kurtaxe-Vorlage hinterlegst du die Regeln deiner Gemeinde, soweit die Vorlage sie abbildet (Saisons, Altersgruppen, Befreiungen, Prozentsatz). Die Meldung je Zeitraum bekommst du als CSV für Excel und als PDF. Abgeben musst du Meldung und Kurtaxe selbst, bnbills meldet nichts an die Gemeinde oder an Behörden. Arbeitest du mit Smoobu, zeigt dir Kurtaxe mit Smoobu, was die Bordmittel dort leisten und wo die Anbindung übernimmt.

Bei der Einrichtung hilft ein Wegweiser mit ein paar Fragen, zum Beispiel ob deine Gäste online einchecken und ob du Kurtaxe abführen musst. Daraus zeigt dir bnbills, welche Schritte du einrichtest. Check-in und Kurtaxe sind aktuell ohne Zusatzkosten im Grundpreis von 10 € netto je aktiviertem Apartment und Monat enthalten. Zusatzleistungen wie ein später Check-out sind geplant und sollen demnächst direkt in der Gästemappe buchbar sein.

Für Co-Hosts und Agenturen: viele Apartments, mehrere Eigentümer

Betreust du viele Wohnungen, zählt vor allem, dass du nicht jede einzeln pflegen musst. Eine Check-in-Vorlage gilt in bnbills für so viele Apartments, wie du willst. Liegen deine Objekte in verschiedenen Gemeinden, legst du je Satzung eine eigene Kurtaxe-Vorlage an und ordnest die Apartments zu.

Gehören die Wohnungen verschiedenen Eigentümern, verbindest du mehrere Stripe-Konten, zum Beispiel eines je Eigentümer. Je Apartment legst du fest, auf welches Konto die Gäste zahlen. So landet das Geld direkt auf dem Konto des jeweiligen Vermieters oder abrechnenden Betriebs. Dasselbe Prinzip gilt für die Rechnungen. In einem bnbills-Account verbindest du mehrere PMS- und Buchhaltungskonten und legst je Apartment fest, in welcher Buchhaltung die Rechnungen entstehen. Wie das für mehrere Firmen aussieht, zeigt die Seite Mehrere Firmen abrechnen.

Häufige Fragen zur Gästemappe für die Ferienwohnung

Was gehört in eine Gästemappe für die Ferienwohnung?

Alles, was dein Gast für seinen Aufenthalt braucht, in der Reihenfolge, in der er es braucht. Das sind Anreise und Zugang, WLAN, kurze Anleitungen für die Wohnung, Hausordnung, Mülltrennung, Notfallkontakte, Tipps für die Umgebung und die Regeln für die Abreise.

Ersetzt die digitale Gästemappe den Meldeschein?

Nein, sie liefert die Daten dafür. Im Check-in fragst du die Daten ab, die nach § 30 Abs. 2 BMG auf den Meldeschein gehören, und dein Gast trägt sie vor der Anreise ein. Daraus lädst du vorbereitete Check-in-Unterlagen als PDF herunter. Ein vorab erfasster Klick oder eine vorab erfasste Unterschrift ersetzt die handschriftliche Unterschrift am Ankunftstag nicht (§ 29 Abs. 2 und 5 BMG). Für deutsche Gäste gibt es den besonderen Meldeschein nicht, kommunale Pflichten zur Gästemeldung können trotzdem bestehen. Was für deine Unterkunft gilt, klärst du mit deinem Meldeamt und deiner Gemeinde. Mehr dazu im Beitrag Digitaler Meldeschein für die Ferienwohnung.

Wie kommt die digitale Gästemappe zum Gast?

Über einen Link je Buchung, den du in die automatischen Nachrichten deines PMS einbaust. Bei Smoobu nutzt du dafür den bnbills-Platzhalter, bei Guesty die bnbills-Variablen. Der Gast braucht keine App, der Link öffnet sich im Browser.

Kann der Gast die Kurtaxe in der Gästemappe bezahlen?

Ja. Nach dem Check-in zahlt dein Gast die Kurtaxe online über Stripe, das Geld geht direkt auf dein Stripe-Konto. Ob und wann sie fällig wird, richtet sich nach der Satzung deiner Gemeinde. Die Meldung an die Gemeinde gibst du selbst ab. bnbills bereitet sie je Zeitraum als CSV und PDF auf.

Funktioniert das mit mehreren Eigentümern?

Ja. Du verbindest mehrere Stripe-Konten, etwa eines je Eigentümer, und legst je Apartment fest, wohin die Gäste zahlen. Auch die Rechnungen laufen je Apartment in die richtige Buchhaltung.

Wie erstelle ich eine Gästemappe für meine Ferienwohnung?

Geh die Stationen eines Aufenthalts der Reihe nach durch, von der Anreise bis zur Abreise, und schreib zu jeder Station kurz auf, was dein Gast wissen muss. Ob daraus eine gedruckte Willkommensmappe für den Küchentisch oder eine digitale Gästemappe per Link wird, hängt davon ab, wie viele Wohnungen du betreust und ob deine Gäste ohne persönliche Übergabe anreisen.

Eine Gästemappe, die mitarbeitet

Eine Gästemappe spart dir Rückfragen, egal ob auf Papier oder digital. Digital wird sie zum Teil deines Ablaufs, weil dein Gast darin eincheckt, die Kurtaxe zahlt und seine Rechnungsdaten hinterlegt, bevor er überhaupt ankommt. Mit bnbills hängt das alles an derselben Buchung aus Smoobu oder Guesty, aus der bnbills auch die Rechnung in deiner Buchhaltung anlegt. Wie das mit deinen Apartments und den Regeln deiner Gemeinde aussieht, zeigen wir dir gern in einer kurzen Demo.

Dieser Beitrag gibt den Stand von Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Kläre deine individuelle Situation mit deinem Steuerberater.