Ferienwohnung: Musst du für jede Buchung eine Rechnung ausstellen?
Musst du für jede Ferienwohnungsbuchung eine Rechnung ausstellen? Was Pflicht ist, was nicht und warum sich ein sauberer Beleg für jede Buchung trotzdem lohnt.
Viele Gastgeber fragen sich, ob sie für jede Buchung ihrer Ferienwohnung eine Rechnung ausstellen müssen. Deinen privaten Gästen musst du in der Regel keine Rechnung geben. Festhalten musst du deine Umsätze aber trotzdem. Wenn du für jede ausgeführte Buchung eine ordentliche Ausgangsrechnung erstellst, hast du die nötigen Angaben an einer Stelle beisammen und ersparst dir später viel Sucherei.
Musst du deinen Gästen eine Rechnung ausstellen?
Für die meisten Buchungen lautet die Antwort nein, und der Grund dafür ist ein anderer, als man vermutet. Nach dem Wortlaut von § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG besteht bei steuerpflichtigen Leistungen rund um ein Grundstück grundsätzlich auch dann eine Rechnungspflicht, wenn der Empfänger eine Privatperson ist. Die Vermietung deiner Ferienwohnung gehört dem Grunde nach dazu. Die Entlastung kommt erst von der Finanzverwaltung. Sie nimmt die kurzfristige Beherbergung ausdrücklich aus, solange die Leistung weder an einen Unternehmer für dessen Unternehmen noch an eine juristische Person geht (Abschnitt 14.1 Abs. 3 Satz 5 und 12.16 Abs. 10 UStAE). Für deinen klassischen Urlaubsgast bleibt es damit dabei, dass du keine Rechnung ausstellen musst.
Gemeint ist damit die Pflicht nach dem Umsatzsteuerrecht. Verlangt ein Gast für seine Zahlung eine Quittung, kann er die nach § 368 BGB bekommen, das ist aber nur ein Empfangsbeleg und keine vollständige Rechnung.
Anders ist es, wenn die Beherbergung tatsächlich an einen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person geht. Dann musst du eine ordnungsgemäße Rechnung ausstellen, und zwar auch ohne dass jemand danach fragt. Dass eine Reise beruflich veranlasst ist, entscheidet das allein noch nicht. Bucht ein Angestellter auf eigenen Namen und lässt sich die Kosten später von seiner Firma erstatten, ist nicht automatisch das Unternehmen dein Leistungsempfänger. Es kommt darauf an, wer die Leistung wirklich bezieht. Ist es das Unternehmen, hast du für die Rechnung grundsätzlich sechs Monate ab dem Aufenthalt Zeit. Bei Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen können außerdem die neuen Regeln zur E-Rechnung samt ihrer Übergangsfristen greifen. Wie das automatisiert funktioniert, steht in So erstellst du automatisiert eine Rechnung für Geschäftsreisende.
Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG, weist du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen gehört ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG darauf, und seit 2025 gelten für dich vereinfachte Pflichtangaben. Aufzeichnen musst du deine Umsätze trotzdem, allerdings ebenfalls in vereinfachter Form und ohne einen Umsatzsteuerbetrag für deine steuerfreien Ausgangsumsätze.
Was du wirklich musst: deine Umsätze aufzeichnen
Auch wenn du deinem Gast keine Rechnung ausstellst, bist du nicht aus der Pflicht. Für Zwecke der Umsatzsteuer musst du Aufzeichnungen führen, aus denen sich deine Steuer und ihre Grundlagen nachvollziehen lassen. Das steht in § 22 UStG. Als regelbesteuerter Gastgeber hältst du deine steuerpflichtigen Entgelte und die darauf entfallende Umsatzsteuer getrennt nach Steuersätzen fest. Diese Steuer schuldest du übrigens auch dann, wenn du dem Privatgast gar keine Rechnung gegeben hast.
Genau hier hilft dir eine Rechnung. Eine feste Form schreibt § 22 UStG nicht vor, du kannst die nötigen Angaben auch aus mehreren miteinander verknüpften Aufzeichnungen zusammenführen. Trotzdem ist eine Ausgangsrechnung pro ausgeführter Buchung ein besonders übersichtlicher Weg, weil sie Zeitraum, Gesamtpreis, Steuersatz und Steuerbetrag an einer Stelle bündelt. So hast du für jede Buchung einen sauberen Ausgangsbeleg, auch ohne dass ein Gast danach fragt. Die vollständige Aufzeichnung ist damit noch nicht erledigt, denn Zahlungen, Plattformabrechnungen und spätere Korrekturen musst du zusätzlich festhalten und mit der Buchung verknüpfen.
Warum sich eine Rechnung für jede Buchung lohnt
Der praktische Nutzen geht weit über die reine Pflicht hinaus.
Bei einer Betriebsprüfung zählt ein nachvollziehbarer Nachweis deiner Umsätze. Eine reine Auszahlungsübersicht von Airbnb oder Booking reicht dafür allein oft nicht, wenn daraus das vollständige Entgelt, der Leistungszeitraum und die steuerliche Behandlung nicht hervorgehen. Zusammen mit deiner Ausgangsrechnung und den Zahlungsnachweisen wird daraus eine geschlossene Belegkette.
Für deine Umsatzsteuervoranmeldung und deine laufende Buchhaltung brauchst du deine Umsätze in der richtigen steuerlichen Zuordnung. Als Regelbesteuerer heißt das getrennt nach Steuersätzen. Saubere Rechnungen sind dafür eine gute Grundlage und ersparen deinem Steuerberater Zeit und Rückfragen.
Und wenn es einmal Streit um eine Zahlung gibt, dokumentiert eine ordentliche Rechnung zusammen mit deiner Buchungsbestätigung und den Zahlungsnachweisen, was du abgerechnet hast.
Wie bnbills dir die Arbeit abnimmt
Für jede einzelne Buchung eine Rechnung zu tippen, kostet Zeit. Genau das nimmt dir bnbills ab. bnbills verbindet dein PMS, also Smoobu oder Guesty, mit Lexware Office und erstellt aus deinen Buchungsdaten automatisch die passende Ausgangsrechnung. Jede Position bekommt dabei den Steuersatz, den du vorher festgelegt hast, und auch kommunale Abgaben wie die Kurtaxe lassen sich getrennt abbilden, wenn die Einstellungen dazu hinterlegt sind. So hast du für deine laufenden Standardbuchungen ohne Handarbeit einen sauberen Ausgangsbeleg. Ein Blick auf deine Einstellungen und auf Sonderfälle wie Stornierungen oder No-shows lohnt sich trotzdem. Welcher Betrag dabei als Umsatz zählt, liest du in Einnahmen richtig erfassen. Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, steht in 10 Dinge, die eine Rechnung laut Umsatzsteuergesetz enthalten muss.
Wenn du sehen möchtest, wie das für deine Wohnungen aussieht, buch dir einen kurzen Termin oder schau dich auf bnbills.de um.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Muss ich meinen Gästen für jede Buchung eine Rechnung ausstellen?
Privaten Gästen musst du in der Regel keine Rechnung ausstellen. Anders ist es, wenn die Beherbergung an einen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person geht. Dass eine Reise beruflich ist, entscheidet das allein noch nicht, es kommt darauf an, wer die Leistung wirklich bezieht.
Wenn keine Rechnungspflicht besteht, warum dann eine Rechnung?
Weil du deine Umsätze für die Umsatzsteuer nach § 22 UStG aufzeichnen musst. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz dafür nicht vor. Eine Ausgangsrechnung pro ausgeführter Buchung ist aber ein übersichtlicher Weg, die nötigen Angaben festzuhalten, und dient dir zugleich als Nachweis bei einer Betriebsprüfung.
Reichen die Auszahlungslisten von Airbnb oder Booking als Nachweis?
Eine reine Auszahlungsübersicht reicht allein oft nicht, wenn daraus Leistungszeitraum, vollständiges Entgelt und steuerliche Behandlung nicht hervorgehen. Zusammen mit deiner Ausgangsrechnung, den Buchungsdaten und den Zahlungsnachweisen ergibt sich daraus aber eine vollständige Belegkette.
Muss ich meinem Geschäftsreise-Gast eine Rechnung mit Umsatzsteuer geben?
Das hängt davon ab. Geht die Beherbergung an einen Unternehmer für dessen Unternehmen, musst du grundsätzlich eine ordnungsgemäße Rechnung ausstellen. Als Regelbesteuerer weist du darin die zutreffende Umsatzsteuer aus, als Kleinunternehmer stellst du die Rechnung ohne Umsatzsteuer und mit einem Hinweis auf § 19 UStG aus. Vorsteuer ziehen kann das Unternehmen nur, wenn es tatsächlich Leistungsempfänger ist und die weiteren Voraussetzungen des § 15 UStG erfüllt.